Урай НПО-Сервис (Урай нефтепромысловое оборудование-Сервис) (1С:Документооборот 8 КОРП)

2018: Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП"

Задачи

С целью создания единой информационной базы всей документации, оптимизации процессов обработки организационно распорядительных документов (ОРД), получения структурированных данных об исполнительской дисциплине возникла необходимость автоматизации процессов делопроизводства и документооборота.

Выбор системы и подрядчика

В качестве информационной системы была выбрана программа «1С: Документооборот КОРП», которой были предъявлены следующие требования:

• Создание единого хранилища корпоративных документов;
• Обеспечение возможности коллективной работы над документами;
• Обеспечение управления и контроля доступа к служебным и коммерческим документам;
• Автоматизация регистрации и обработка Входящей/Исходящей корреспонденции;
• Обеспечение средств контроля исполнительской дисциплины;
• Обеспечение средств оперативного контроля исполнения заданий;
• Обеспечение возможности электронного согласования ОРД и ознакомления с ней;
• Обеспечение возможности контроля выполнения поручений и задач;
• Предоставление инструментов по автоматизации процессов разработки и согласования договоров;
• Предоставление средств удаленного доступа к системе документооборота предприятия;
• Обеспечение интеграции с учетной системой «1С: ERP. Управление предприятием 2».

Партнером по проекту была выбрана компания ООО «АВК-Система».

Ход работ

Проект внедрения системы «1С:Документооборот КОРП» подразумевал под собой работу практическими со всеми функциональными разделами системы:

• Корреспонденция (входящие и исходящие документы);
• Внутренний документооборот;
• Договорная деятельность;
• Файлы;
• Процессы;
• Мероприятия;
• Форум;
• Номенклатуры дел;
• Рабочий календарь;
• Мобильный документооборот;
• Управление правами и доступом;
• Интеграция с системой «1С:ERP».

В результате по проекту были выполнены следующие работы:

• 1. Установка информационной системы «1С: Документооборот КОРП» на сервер предприятия;
• 2. Установка платформы 1С на рабочие станции пользователей;
• 3. Добавлены пользователи в информационную систему «1С: Документооборот КОРП»;
• 4. Выведены ярлыки доступа к информационной системе «1С: Документооборот КОРП» на рабочий стол пользователей;
• 5. Специалисты рабочей группы по проекту ознакомлены с основными функциональными возможностями информационной системы «1С: Документооборот КОРП».
• 6. Информационная система «1С: Документооборот КОРП» наполнена нормативно-справочной информацией;
• 7. Осуществлена настройка информационной системы «1С: Документооборот КОРП»;
• 8. Осуществлена настройка бесшовной интеграции с системой «1С: ERP»;
• 9. Проведено поэтапное обучение пользователей;
• 10. Разработаны инструкции по работе с системой;
• 11. Проведена окончательная настройка прав доступа пользователей;
• 12. Осуществлена консультационная поддержка пользователей.

Процесс внедрения длился с 01.08.2017 по 31.12.2017, далее до 30.03.2018 осуществлялась консультационная поддержка пользователей. Информационная система «1С: Документооборот КОРП» передана в промышленную эксплуатацию 30.03.2018.

Итоги

Внедрение информационной системы «1С: Документооборот КОРП» позволило:

• автоматизировать учет официальных документов предприятия;
• управлять договорной работой;
• осуществить категоризацию данных;
• упорядочить и централизовать хранение документов;
• ускорить информационные потоки ОРД;
• улучшить исполнительскую дисциплину сотрудников.

Автоматизированы документооборот (ECM), в том числе:

• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Всего в ходе проекта автоматизировано 130 рабочих мест.

В дальнейшем в "Урай НПО-Сервисе" планируют продолжить сотрудничество с «АВК-система» в рамках информационно-технологического сопровождения.