Спайс Эксперт (SpiceExpert) (Клеверенс: Склад 15)

2023: Как модернизировать производство и оптимизировать учёт: «Спайс Эксперт» автоматизирует склад с помощью софта «Клеверенс»

Подробное описание

Поддерживать высокую планку относительно производства продукции высокого качества, расширения ассортимента, актуального наличия товаров на складе и соблюдения сроков годности — задача и без того не из простых. А если к этому добавляется ответственность перед крупными партнёрами и компаниями сегмента HoReCa, банальные ошибки в учёте могут стоить немалых денег и потери репутации. Что же сделать, чтобы этого избежать?

При производстве специй и различных приправ мы используем большое количество ингредиентов, которые проходят тщательный отбор. Состав наших смесей полностью натуральный, с уникальным ароматом и неповторимым вкусом. В дополнение к современному технологическому оборудованию мы применяем кропотливый ручной труд фасовщиков. С одной стороны, развитие производства требует серьёзных вложений, но с другой – конкурентную среду на рынке никто не отменял. Поэтому мы пришли к тому, что пора провести глубинные преобразования внутри компании. А так как изначально были настроены на долгосрочные программы улучшений, подошли к этому вопросу очень серьёзно, сказала главный технолог компании «СПАЙС ЭКСПЕРТ» Татьяна Смирнова.

«СПАЙС ЭКСПЕРТ» — лидер рынка натуральных приправ, специй и пряностей для пищевых производств, торговых сетей и оптовых компаний, обслуживающих сегмент HoReCa. В ассортименте торгово-производственной компании уже более 1000 SKU. Помимо основной деятельности, компания оказывает услуги по требованиям заказчиков: измельчение сырья, фасовка, разработка комплексов приправ для конкретных блюд или по образцу.

Мы всегда вели учёт вручную: считали, записывали «в тетради», сверяли с данными в «1С: Управление производственным предприятием». В случаях расхождений, искали недостающий товар, заново пересчитывали и «крыжили». И так пока не сходились остатки. Со временем поняли, что из-за банальной человеческой невнимательности и ошибок теряем слишком много денег компании. Плюс это негативно сказывалось на партнёрских отношениях крупными клиентами — ЛЕНТОЙ, Перекрёстком, МЕТРО, ВкусВиллом и другими. Сначала мы думали, что система штрихкодирования не подходит для нашего склада. Так как чтобы её внедрить, нужно было привести в соответствие всю номенклатуру, промаркировать товары, перестроить работу бухгалтеров. А самое главное — подготовить к учёту по-новому производство и персонал. И хотя такой подход требовал привлечения профильных специалистов, всю подготовительную часть мы сделали самостоятельно, рассказал коммерческий директор ООО «СПАЙС ЭКСПЕРТ», Андрей Шилов.

Задачи

Использование передовых технологий помогает модернизировать производство, но всегда влечёт за собой полную переориентацию процесса выпуска готовой продукции. Обычно предпосылками к изменениям становятся влияние человеческого фактора и низкие показатели результатов ручного труда. Цифровизация является одним из направлений модернизации, которое обеспечивает выполнение складских и товарных операций практически без участия человека, что способствует повышению эффективности работы.

Самостоятельно проанализировав рынок программных решений для автоматизации склада и производства, коммерческий директор «СПАЙС ЭКСПЕРТ» сравнил несколько видов ПО. И остановил свой выбор на программном обеспечении от компании «Клеверенс», так как оно уже имеет готовую интеграцию с «1С: УПП» и не требует больших вложений на внедрение и интеграцию. А так как необходимость оптимизировать учёт, повысить производительность линейного персонала и снизить потери компании от пересортов и ошибочных отгрузок стояла остро, следующим шагом стало приобретение лицензий и ТСД. Андрей сам занимался подключением «Клеверенса» через COM к тестовой базе и пробовал типовые операции. Но после тестирования понял, что софт необходимо доработать и адаптировать. И обратился к нам за помощью, поставив перед нами те же самые задачи по модернизации производства, поделился рабочими моментами Андрей Галактионов, генеральный директор компании VIANT.

Решение

Иногда покупки терминалов сбора данных и специализированного софта недостаточно, так как чтобы «подружить» систему учёта с ПО нужны доработки программного обеспечения. И тут либо разбираться самостоятельно во всех нюансах интеграции, погружаясь в тему изменения кода и платформы максимально глубоко, либо нанять специалистов на аутсорсе.

Залог успеха в делегировании

Моих знаний платформы «Клеверенс» оказалось недостаточно для полноценного внедрения «Склада 15». И я принял решение подключить команду профессионалов VIANT. Интеграторы предложили поэтапно реализовывать конкретные запросы и так же поэтапно осуществлять внедрение, с чем я полностью согласился, рассказал коммерческий директор «СПАЙС ЭКСПЕРТ», Андрей Шилов.

На январь 2023 года 5 сотрудников «СПАЙС ЭКСПЕРТ» работают с 3 ТСД Newland MT65 Beluga IV и двумя Honeywell EDA50K. В планах расширить парк терминалов — приобрести ещё 2—3 устройства и подключить коллективный способ обработки документов одновременно с нескольких мобильных компьютеров.

Этапы проекта и доработки

Заказчик принимал активное участие в проработке и обсуждении процессов. Внедрение «Склада 15» Андрей взял на себя, а мы занимались доработками, разработкой инструкций и обучением персонала. Такой подход позволил сократить материальные расходы на проект. Сначала мы автоматизировали отгрузку, так как зоны ответственности по оформлению документов в «СПАЙС ЭКСПЕРТ» разделены между сотрудниками, а «1С: УПП» имеет довольно спорные механизмы по ордерной схеме, рассказал Андрей Галактионов.

В документе «Заказ клиента» интеграторы доработали статусы, которые меняются автоматически в зависимости от результата обработки документа на ТСД:

• новый,
• к сборке,
• частично собран,
• завершён без ошибок,
• завершён с ошибками.

Специально разработанный отчёт по анализу заказов в разрезе статусов позволяет контролировать работу склада. В него специалисты компании VIANT добавили данные по фактически собранным товарам в виде отдельной колонки, а движение продукции адаптировали под новые реквизиты.

Как только первый этап был завершён и протестирован, мы подключили ТСД к реальной базе. После чего кладовщики «СПАЙС ЭКСПЕРТ» смогли попробовать новый формат работы: создавать и обрабатывать заказы, но обращая внимание на нюансы обменов и движений. Это позволило выявить нестабильную работу мобильных устройств через COM соединение и подключить WEB, поделился рабочими моментами Андрей Галактионов.

Когда сборка товаров с ТСД стала привычной кладовщикам, интеграторы приступили к цифровизации операции «Производство». Ранее её выполняли по факту: создавали документ вручную в 1С и вносили показатели работы фасовщиков за смену. «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Технолог производства фиксирует необходимые учётные данные — номер партии, исполнителя — в новом документе, созданном на ТСД. После чего сканирует уникальный ШК, идентифицирующий кладовщика, который выполняет операцию. То есть мобильный компьютер могут использовать разные сотрудники в рамках одного документа. Для этого специалисты компании VIANT разработали механизм, связывающий пользователей 1С с пользователями терминалов сбора данных, и доработали указание штрихкода непосредственно в документе. Когда технолог производства завершает работу на ТСД, в 1С автоматически формируется полностью заполненный и проведённый «Отчёт производства за смену».

Третьим этапом стала автоматизация плановых и инвентаризаций по факту. В типовой документ мы добавили статусы «Проверен на ТСД», «К выгрузке», «Не выгружать». Это позволило управлять видимостью документов на терминале. А в операции на мобильном компьютере отключили отображение планового количества товара, поделился рабочими моментами генеральный директор компании VIANT.

Небольшие сложности

Наша система учёта — «1С: УПП» — на неуправляемых формах. В своё время мы достаточно сильно адаптировали её под потребности и специфику предприятия, что ограничивало применение всех возможностей. И нам пришлось реализовывать логику самостоятельно, вместо того чтобы использовать то, что уже предлагают современные конфигурации. Во время проекта также нужно было учесть, что наша база с реализованными обменами с бухгалтерией выделена именно под складской учёт. Плюс то, что учёт весового товара не так-то просто автоматизировать на всех этапах производства и в момент поступления сырья. Реализация этой задачи всё ещё в планах, рассказал Андрей Шилов.

Специалисты компании VIANT провели обучение кладовщиков «СПАЙС ЭКСПЕРТ» и помогли с установкой софта. Поэтапное тестирование и последующее изменение требований со стороны заказчика заняли много времени, так как было необходимо сначала проверить все нововведения, чтобы понять, подходят они или нет.

Установка «Склада 15» не вызовет сложностей у уверенного пользователя ПК. Мы сначала объединили сеть с производством, затем установили демо-модуль на локальный компьютер. После чего занялись установкой мобильного клиента на ТСД и переносом модуля на сервер. Далее оставалось только подключить тестовую базу 1С через обработку «Клеверенса» для неуправляемых форм, поднять вэб-сервер и подключить расширение к системе учёта. Сборку заказов, производство, инвентаризацию и другие бизнес-процессы внедряли поэтапно, с обязательным тестированием, переносом в рабочую базу и адаптацией каждого БП под наши условия, поделился нюансами Андрей.

Планы на будущее

Изначально руководство «СПАЙС ЭКСПЕРТ» интересовали возможности обработки для «1С: УПП», клиентские приложения на Android и различия в функционале лицензий «Клеверенса». Вопрос о необходимости новых доработок в «Складе 15» всё ещё остаётся открытым.

В планах — расширить зону Wi-Fi на оптовый склад. Для сборки заказов, приёмки сырья и готовой продукции из производства, проведения инвентаризаций и быстрой проверки остатков нам достаточно 5 терминалов. Но возможно будем расширять парк ТСД и лицензией ПО. В целом система стабильна, функционала достаточно. Эффект от внедрения очевиден, рассказал Андрей Шилов.

Результаты

Цифровизация невозможна без мониторинга, настроек, регулировок и обновлений, требующих участия человека. Любой процесс можно бесконечно усовершенствовать, если он эффективен и не теряет своей актуальности. Мобильные компьютеры позволяют снять с сотрудников часть ежедневной нагрузки, и не потерять при этом в производительности. А специализированный софт полностью исключает необходимость выполнять операции вручную.

У нас пока небольшой практический опыт работы со штрихкодами, скорее всего ещё столкнёмся с внештатными ситуациями. Vногие коллеги спрашивают меня, как нам удалось реализовать этот проект. Кладовщики работают только с ТСД, можно сказать, это их второй смартфон. А у фасовщиков и комплектовщиков есть персональные бейджи с QR-кодом, по которым мы ведём контроль и учёт работы сотрудников. Ещё линейный персонал ощущает свою значимость во всём процессе когда сканируют их бейдж. Внедрение штрихкодов и печать их на бумажных документах позволили в несколько раз ускорить поиск нужного документа на терминале сбора данных. Бухгалтерия производства перестроилась с ручного ввода данных на контроль документов, которые автоматически выгружаются с ТСД в 1С. А сокращение ошибок при сборке заказов с помощью «Склада 15» положительно отразилось на качестве отгрузок товаров покупателям. Бизнес-процессы стали более прозрачными и системными, кладовщики стали более ответственно относиться к своей работе. «Клеверенс» помог нам сократить время на проведение плановых инвентаризаций, подвёл итог коммерческий директор ООО «СПАЙС ЭКСПЕРТ», Андрей Шилов.