Softline перевела почту и коммуникации компании «Снежная Королева» на Google Apps for Work

Выбор решения

Электронная почта является важнейшим инструментом коммуникаций персонала компании. До миграции на Google Apps почтовая система была построена на основе открытых решений на платформе Linux. Необходимость замены почтовой системы назрела в связи с окончанием срока эксплуатации оборудования, на котором была установлена, а также в связи с нехваткой объема почтовых ящиков и отсутствия возможности мобильной работы.

Чтобы выбрать замену прежней системе, IT-специалисты «Снежной королевы» провели исследование рынка. Рассматривались различные почтовые и коммуникационные решения, в первую очередь облачные. Наиболее подходящим для компании было признано решение Google Apps for Work, полностью отвечающее требованиям с точки зрения функционала сервисов и отказоустойчивости.

В качестве поставщика решения была выбрана компания Softline, являющаяся единственным партнером Google Enterprise в России, внедряющим сервисы Google Apps в сегменте крупного бизнеса.

Ход проекта

Внедрение прошло в точном соответствии с первоначальным планом. Специалистами Softline было проведено исчерпывающее предпроектное консультирование. Первым этапом внедрения Google Apps for Work стала подготовка и реализация пилотного проекта для тестовой группы пользователей. Затем на новую почтовую систему был переведен топ-менеджмент, а далее - остальные сотрудники. Продукт был успешно внедрен в существующее рабочее окружение пользователей и не потребовал изменений в их работе.

Облачное решение снимает с IT-службы заказчика вопросы поддержки сервиса. При этом Google Apps for Business исправно работает, его доступность обеспечивается вендором. В то же время решение повысило качество работы IT-службы - ускорилась обратная связь по разным задачам предоставляемых сервисов. На основе опросов Google Apps была разработана форма обратной связи, что позволило сервис-менеджеру службы поддержки практически в режиме онлайн получать информацию об уровне удовлетворенности пользователей.

Результат

Важнейшими улучшениями в работе с корпоративной почтой стали увеличение размера почтовых ящиков и появление возможности мобильной работы. Эти результаты были позитивно оценены как топ-менеджментом, так и рядовыми сотрудниками. Однако появилось и множество других возможностей, востребованных компанией.

Доступные всем участникам календари и списки задач позволяют более прозрачно и четко координировать работу. А доступ к средствам планирования онлайн, в мобильном режиме, позволяет формировать рабочий график буквально в пути, чем многие руководители постоянно пользуются.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

У географически распределенных подразделений при появлении такого инструмента как Hangouts (сервис видео и конференцсвязи), возник новый формат коммуникации. Сотрудники нередко используют Hangouts с мобильных устройств в тех случаях, когда необходимо быстро получить консультацию или комментарий у специалиста или исполнителя.

Департамент розничных продаж эффективно использует видеоконференции. Данный сервис постепенно стали задействовать в работе руководители небольших подразделений для работы распределенных рабочих групп, проведения совещаний, презентаций.

Корпоративный канал Youtube теперь применяется как часть системы дистанционного обучения для размещения учебного видео-контента. Эта практика позволяет экономить около 20% бюджета на телекоммуникации. Визуальные мерчендайзеры получили возможность существенно повысить качество своей работы за счет перевода отчетности магазинов на видеоформат. При этом используются звуковые комментарии для пояснений и текстовые - для обратной связи.

«Внедрение Google Apps позволило нам повысить качество внутренних коммуникаций. Более того, появились новые средства взаимодействия, многие процессы обмена информацией претерпели существенные изменения. Выросла эффективность коллективной работы, что позволяет всем сотрудникам использовать время более продуктивно, а руководству - держать под контролем информационные потоки организации и быстро принимать обоснованные управленческие решения», - отметил Игорь Ляпин, заместитель директора департамента информационных технологий сети магазинов «Снежная Королева».

«Проекты внедрения Google Apps в рознице всегда дают сильные результаты. В проекте для «Снежной Королевы» можно увидеть, как каждое подразделение находит свой вариант использования сервисов Google для повышения эффективности – от ИТ отдела до полевых сотрудников отдела мерчандайзинга, от HR-специалистов до руководителей компании, - прокомментировал итоги проекта Владимир Савченко, руководитель отдела решений Google компании Softline. – В турбулентных условиях современного бизнеса курс на мобильность и совместную работу, возможности которой доступны всем пользователям облачных сервисов Google, показывает свою эффективность уже в первые месяцы после запуска проекта».