«СВЯЗЬ-безопасность» внедрила СЭД

17 октября 2016 компания ICL-КПО ВС сообщила о переходе ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» на электронный документооборот. Исполнителем работ в проекте действовала компания ICL-КПО ВС.

Задачи проекта

В составе предприятия-заказчика действуют более 70 отделений по всей России.

В каждом филиале до реализации проекта действовал собственный порядок обработки документов, что осложняло процесс обмена информацией. Сотрудники предприятия сталкивались с рядом проблем:

• недостаточный контроль исполнения поручений,
• затрудненный поиск
• длительное время доставки документов в бумажном виде.

Для повышения эффективности в работе с документами, руководство предприятия приняло решение о внедрении электронного документооборота и создании централизованной системы взаимодействия между филиалами.

Ход проекта

У АО «ICL-КПО ВС» и ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» есть опыт совместной деятельности - в 2016 году завершен проект обновления вычислительных мощностей предприятия в отказоустойчивом варианте.

Для организации системы электронного документооборота партнеры выбрали российскую платформу Docsvision.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

Проект выполнен поэтапно. На начальном этапе в электронный вид переведены процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, управления организационно-распорядительной документацией, обмена внутренними документами, как внутри филиалов, так и между ними. Впоследствии автоматизирована работа по согласованию договоров в электронном виде на платформе приложения Docsvision «Договоры». Для этого специалисты компании-подрядчика провели доработки в соответствии с требованиями заказчика.

Итог проекта

Столкнувшись с низкой эффективностью традиционных форм работы с документами, руководство ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» поставило перед нами задачу создать простой и удобный инструмент для организации процесса документооборота. Основная сложность состояла в том, что предприятие имеет широкую сеть филиалов по всей России, которые территориально удалены друг от друга. В результате нам удалось выработать решение, которое значительно упрощает обработку документов как внутри филиала, так и между ними. Уникальность его в том, что оно легко тиражируется. Несмотря на то, что в рамках проекта были задействованы центральный офис и два пилотных подразделения в Нижнем Новгороде и Казани, ресурсы решения позволяют охватить все оставшиеся филиалы без ущерба для скорости и доступности. Дмитрий Маруллин, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании «ICL-КПО ВС»

Особенность проекта - интеграция СЭД с учетной системой 1С заказчика в части автоматизации договорной деятельности: синхронизированы справочники, а согласованные договора автоматически передаются из СЭД в 1С.