Проект

«СВЯЗЬ-безопасность» внедрила СЭД

Заказчики: Связь-безопасность, ФГУП

Москва; Государственные и социальные структуры

Продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2016/03 — 2016/07
Технология: СЭД
подрядчики - 780
проекты - 8199
системы - 806
вендоры - 388

Содержание

17 октября 2016 компания ICL-КПО ВС сообщила о переходе ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» на электронный документооборот. Исполнителем работ в проекте действовала компания ICL-КПО ВС.

Задачи проекта

В составе предприятия-заказчика действуют более 70 отделений по всей России.

В каждом филиале до реализации проекта действовал собственный порядок обработки документов, что осложняло процесс обмена информацией. Сотрудники предприятия сталкивались с рядом проблем:

  • недостаточный контроль исполнения поручений,
  • затрудненный поиск
  • длительное время доставки документов в бумажном виде.

Реклама «СВЯЗЬ-безопасность», (2014)

Для повышения эффективности в работе с документами, руководство предприятия приняло решение о внедрении электронного документооборота и создании централизованной системы взаимодействия между филиалами.

Ход проекта

У АО «ICL-КПО ВС» и ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» есть опыт совместной деятельности - в 2016 году завершен проект обновления вычислительных мощностей предприятия в отказоустойчивом варианте.

Для организации системы электронного документооборота партнеры выбрали российскую платформу Docsvision.Метавселенная ВДНХ 4.4 т

Проект выполнен поэтапно. На начальном этапе в электронный вид переведены процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, управления организационно-распорядительной документацией, обмена внутренними документами, как внутри филиалов, так и между ними. Впоследствии автоматизирована работа по согласованию договоров в электронном виде на платформе приложения Docsvision «Договоры». Для этого специалисты компании-подрядчика провели доработки в соответствии с требованиями заказчика.

Итог проекта

«
Столкнувшись с низкой эффективностью традиционных форм работы с документами, руководство ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» поставило перед нами задачу создать простой и удобный инструмент для организации процесса документооборота. Основная сложность состояла в том, что предприятие имеет широкую сеть филиалов по всей России, которые территориально удалены друг от друга. В результате нам удалось выработать решение, которое значительно упрощает обработку документов как внутри филиала, так и между ними. Уникальность его в том, что оно легко тиражируется. Несмотря на то, что в рамках проекта были задействованы центральный офис и два пилотных подразделения в Нижнем Новгороде и Казани, ресурсы решения позволяют охватить все оставшиеся филиалы без ущерба для скорости и доступности.

Дмитрий Маруллин, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании «ICL-КПО ВС»
»

Особенность проекта - интеграция СЭД с учетной системой заказчика в части автоматизации договорной деятельности: синхронизированы справочники, а согласованные договора автоматически передаются из СЭД в .