Ростелеком (WebTutor)

1. Описание компании

1.1. Отрасли в которых работает компания

Телекоммуникации. Российский национальный оператор связи ОАО «Ростелеком» - одна из крупнейших телекоммуникационных компаний страны, предоставляющая широкий спектр услуг и сервисов.

1.2. Территориальная распределенность

10 филиалов, более 120 центров продаж и обслуживания клиентов

1.3. Численность персонала

Около 28 тысяч. Доступ к учебному порталу имеют более 10 тысяч сотрудников.

1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы

Все сотрудники, вне зависимости от их должности и местонахождения.

2. Решаемые проблемы/поставленные задачи

2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система

Основная задача – обучение, развитие и оценка персонала.

А также:

• Оценка результатов деятельности (управление по целям)
• Повышение оперативности обучения сотрудников
• Оптимальное планирование рабочего времени, расходуемого на обучение
• Доступность учебных курсов в регионах
• Единые стандарты обучения
• Автоматизация процесса оценки персонала
• Автоматизация рутинной работы по обработке результатов проведенных оценочных процедур
• Создание единого хранилища информации о результатах прохождения сотрудниками курсов и процедур оценки

2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы (оценка, обучение, подбор персонала, учет расходов на обучение и т.п.)

• Обучение сотрудников
• Оценка персонала
• Тестирование по результатам обучения
• Адаптация новых сотрудников
• Обмен опытом между сотрудниками

2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования

Автоматизация рутинной работы, связанной с назначением, проведением и обработкой результатов обучения и оценки сотрудников. Удобный интерфейс системы (как для пользователей, так и для администраторов).CommuniGate Pro: итоги первого года работы законного правообладателя 2.5 т

2.4. Как формировался план проекта (ТЗ, анализировались бизнес-процессы и т.п.)

План формирования проекта был не совсем стандартный: все началось с разработки электронных курсов по системам: Axapta, БОСС-Кадровик и ряду других внутренних информационных систем. Компания WebSoft выиграла тендер на их разработку, а после успешного выполнения этого заказа было принято решение о приобретении системы WebTutor. Было составлено ТЗ, учитывающее специфику бизнес-процессов компании, и началось постепенное внедрение и развитие СДО, позже был приобретен модуль MBO (управление по целям).

3. Параметры проекта

3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта

Начало проекта (согласование ТЗ, заключение договора) – январь 2006 Установка системы – май 2006 Опытная эксплуатация системы (ее наполнение и настройка (конфигурация серверов, автоматическая аутентификация пользователей, интеграция с другими системами, автоматическое назначение курсов и др.), установка модуля MBO) – до ноября 2007 Ввод системы в постоянную эксплуатацию – декабрь 2007

3.2. Команда проекта со стороны заказчика (от ИТ и от HR). Роли в команде, как происходило взаимодействие

• Специалисты IT-подразделения – 2 человека (проект курировали именно IT-специалисты)
• Специалисты HR-подразделения -- 2 человека (один человек занимался СДО, а другой MBO)

3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта

Были некоторые затруднения при интеграции системы ДО с другими системами, а также при настройке автоматической аутентификации пользователей (организации входа на Портал без ввода имени пользователя и пароля).

3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным

Да, соответствовали.

3.5. Какие ограничения ИТ-инфраструктуры сказались на проекте

Отсутствие некоторых сетевых настроек (серверы не были прописаны в DNS).

4. Развитие проекта

4.1. Планы развития (автоматизация каких бизнес-процессов еще планируется)

• Установка и использование модуля «Учебный центр»
• Переход WebTutor с платформы Lotus Domino, на платформу Microsoft
• Дальнейшая автоматизации процессов планирования, проведения оценки по методу MBO (управления по целям) уже в масштабах всей компании.
• Использование Персонального WebTutorа для удаленных узлов связи (где нет доступа к Интернету)
• Использование технологии Виртуального класса для проведения on-line семинаров (вебинаров)

4.2. Наполнение контентом - как решается проблема

Разрабатываются электронные курсы по направлениям:

• Информационные системы, используемые в компании
• Развитие компетенций
• Продуктовые курсы
• Адаптационные курсы

Все курсы заказываются у внешних разработчиков. Но методическая основа для многих курсов разрабатывается силами самих специалистов Ростелекома.

4.3. Команда для поддержки и развития системы

• Специалисты IT-подразделения – 2 человека (администрирование и дальнейшее развитие системы)
• Специалисты по обучению – от 1 до 4 человек (в зависимости от текущих задач)
• Специалисты по MBO - от 1 до 4 человек (в зависимости от текущих задач)

5. Результаты проекта

5.1. Достигнутые результаты (количественные и качественные)

• Портал доступен для всех сотрудников во всех филиалах компании
• К настоящему моменту уже создано более 80 электронных курсов
• Настроено автоматическое назначение курсов новым сотрудникам
• За время постоянной эксплуатации системы (10 месяцев) было пройдено более 50 тыс. человек/курсов
• Легко и быстро можно провести анализ результатов обучения и тестирования сотрудников
• Все результаты, связанные с обучением и оценкой сотрудников, хранятся в единой базе и никуда не теряются
• Сотрудники могут общаться с другими посетителями Портала, обмениваться опытом, обсуждать различные вопросы в форумах и принимать участие в опросах
• Система интегрирована с другими информационными системами компании
• Существенно упростилось проведение процедуры оценки сотрудников
• За 8 месяцев эксплуатации модуля MBO процедуру оценки прошли уже более 200 человек
• Была модернизирована сама процедура оценки по методу MBO: теперь в системе можно задавать столько уровней управления, сколько нужно
• В самое ближайшее время к процедуре оценки (МВО) будут подключены филиалы компании
• Использование единой системы ДО дает возможность сотрудникам филиалов ощутить себя частью большой единой компании, почувствовать заботу компании и получить моральное удовлетворение от ощущения собственной значимости

5.2. Экономическая эффективность

Экономическая эффективность системы как в целом для компании, так и для отдельных ее сотрудников не вызывает никаких сомнений. По словам заказчика, это одна из немногих систем, которая реально экономит как финансовые, так и человеческие ресурсы.

Благодаря внедрению системы:

• Сократились расходы, связанные с командировками сотрудников для прохождения обучения
• Сократились расходы на организацию учебных мероприятий
• Более рационально распределяется рабочее время сотрудников, затрачиваемое ими на обучение
• В разы сократилось время, необходимое для проведения анализа результатов обучения
• Отпала необходимость в пересылке различных документов, отчетов, бумаг, связанных с проведением обучения и тестирования сотрудников филиалов
• Повышается лояльность персонала компании

5.3. Наиболее значимые результаты - что-то наиболее запоминающееся

• Организация входа на Портал относительно Active Directory, т.е. без ввода имени пользователя и пароля. (Причем после настройки автоматической аутентификации пользователей в СДО, этот механизм был реализован и в других информационных системах компании).
• Автоматическое назначение адаптационных курсов новым сотрудникам с учетом их филиалов, т.е., например, сотрудникам Дальне-Восточного филиала назначается курс именно об этом филиале
• Сотрудники компании очень легко адаптировались к СДО и активно ей пользуются в т.ч. для общения и обмена опытом со своими удаленными коллегами.

5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы

Реакция сотрудников была очень положительная, отрицательных отзывов вообще ни от кого не было (иногда только новые пользователи пугаются, но не очень сильно, когда им приходят сообщения об автоматическом назначении курсов). Очень довольна системой служба персонала.

5.5. Обратная связь от менеджмента компании по итогам внедрения системы