«Мэлон Фэшн Груп»: организация работы с арендодателями и типовые процессы СЭД

Под управлением «Мэлон Фэшн Груп» на 2017 год находятся почти 700 магазинов популярных марок одежды Befree, Zarina и Love Republic в России и странах СНГ.

Компания выполняет полный цикл деятельности модного бизнеса, начиная с моделирования (проектирования), производства, логистики и заканчивая распределением, продажей, продвижением женской и мужской одежды и аксессуаров.

Штаб-квартира расположена в Санкт-Петербурге. Оборот компании составляет 15 млрд руб. в год.

«Мэлон Фэшн Груп»: организация работы с арендодателями и типовые процессы СЭД

Задачи проекта

В 2015 году «Мэлон Фэшн Груп» взяла курс на повышение эффективности процессов взаимодействия с арендодателями и автоматизацию документооборота с контрагентами.

На момент старта проекта в компании было заключено более 1000 договоров аренды в бумажном виде. После изменения курса валют руководство решило оптимизировать затраты на аренду и вывести процессы взаимодействия с контрагентами на новый уровень. TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.3 т

Кроме того, требовалась автоматизация внутренних процедур согласования. Реализовать эти задачи «Мэлон Фэшн Груп» планировала на базе многофункциональной системы электронного документооборота.

Автоматизация процессов

Работа над проектом велась поэтапно. В первую очередь в компании был автоматизирован процесс по согласованию договоров аренды. Участие в нем принимает наибольшее число согласующих, которые работают с документами одновременно.

В ходе решения задачи были синхронизированы две системы (1С и DIRECTUM), разработаны «арендные калькуляторы» для оценки эффективности торговых площадок. Заложенные в них алгоритмы учли оценку более 50 параметров (коммерческих, арендных, строительных, коммунальных и др.).

Кроме того, было создано централизованное хранилище документов. Документооборот и все процедуры согласований перешли в единую базу, были систематизированы все ключевые параметры договорных отношений. Это позволило менеджерам по аренде и руководству компании иметь структурированную информацию для переговоров с торговыми центрами, в том числе для принятия решений.

Вторым этапом «Мэлон Фэшн Груп» автоматизировала внутреннее согласование в рамках договорной работы, кадрового оборота, IT- и других процессов. Большинство из них теперь осуществляется через «мастер создания документа» с использованием специализированных справочников и штатной структуры компании (из 1С: ЗУП).

На 2017 год с помощью DIRECTUM проходит согласование в рамках следующих процессов:

• выбор площадки для открытия магазина по более чем 50 параметрам;
• работа с договорами аренды (отдельные маршруты для договоров разных типов, дополнительных соглашений и др. документов, в том числе актов);
• выпуск банковских гарантий;
• юридическая переписка по вопросам закрытия магазинов;
• подготовка доверенностей;
• деятельность в рамках страховых случаев (организация и контроль юридического процесса, уведомление о результате);
• работа с пакетами документов (например, одна сеть нескольких торговых центров).

Кроме того, автоматизированы внутренние процессы. В их числе внесение изменений в штатное расписание, контроль работы архива, служебные записки, заявки и т.д.

Модуль «Инвестиционные проекты»

Для того, чтобы оптимизировать проектную деятельность был разработан собственный модуль. В нем предусмотрена возможность создавать шаблоны типовых проектов и работ, а также назначать ответственных и исполнителей.

В модуле «Инвестиционные проекты» предусмотрены:

• возможность обсуждений (чатов) как отдельных работ, так и проекта в целом, фиксирование ключевых точек;
• информирование участников чата о новых событиях, фильтрация сообщений;
• интеграция с MS Outlook для сохранения электронной переписки с контрагентами в одном месте – в карточке проекта;
• пересчет трудоемкости проекта после каждой выполненной работы;
• формирование диаграммы Ганта.

Результаты и перспективы

Использование системы DIRECTUM получило позитивный отклик от сотрудников.

В компании отметили основные положительные моменты от внедрения:

• экономия времени по одному процессу, автоматизированному в системе, составила около 30 минут;
• расчеты подтверждают, что возврат инвестиций произойдет через 1,5 года с момента старта проекта, что полностью соответствует целевым показателям проекта;
• повышение результативности финансовых переговорных процессов. Вся необходимая сотрудникам информация теперь находится под рукой, благодаря чему результаты переговоров с контрагентами стали более успешными;
• возросла дисциплина сотрудников;
• вся информация и документы по процессам теперь хранятся в одном месте – в электронном архиве;
• отсутствие фактов потерь документов;
• в разы повысилась скорость согласований.

В рамках проекта была разработана уникальная платформа СЭД для автоматизации процессов, в которую добавлен ряд «фич» для удобства пользователей, элементов ERP и сложных математических расчетов. Кроме того, уникальным моментом в работе над проектом стало разнообразие используемых каналов работы (в их числе и мобильное приложение).

Перспективы:

• внедрение иных функций СЭД (например, «Канцелярии»);
• развитие уже автоматизированных процессов и возможностей удаленной работы с ними;
• автоматизация инвестиционных проектов в нетиповом исполнении.

Внедрение СЭД

28 июля 2016 года компания "Директум" сообщила о внедрении и запуске СЭД Directum в компании «Мэлон Фэшн Груп». Проект выполнила компания «Галактика ИТ».

Задачи проекта

«Мэлон Фэшн Груп» управляет более 600 магазинами. В 2015 году компания начала автоматизацию документооборота с контрагентами, внутренних процедур и согласований. Реализовать эти задачи планировалась на платформе системы электронного документооборота.

Реклама «Мэлон Фэшн Груп», (2014)

На выбор Directum в качестве основы для СЭД компании повлияли: функционал системы,

• готовые механизмы интеграции с внешними ИС (в т.ч. 1С),
• открытость платформы для настройки
• возможность поддержки системы своими силами.

В 2015 года начался проект поэтапного внедрения.

Итог проекта

На июль 2016 года в Directum работают офисы «Мэлон Фэшн Груп» в Санкт-Петербурге и Москве – всего более 300 активных пользователей. Это линейные сотрудники, руководители подразделений, топ-менеджмент компании.

В единой системе ведутся основные внутренние процессы компании:

• согласование договоров с контрагентами,
• площадки для открытия магазинов и сметы на их строительство,
• служебные записки
• заявки на подбор персонала.

Алексей Морозов, ИТ-директор «Мэлон Фэшн Груп» Проект по внедрению Directum стал важным этапом в оптимизации бизнес-процессов компании. Новый инструмент не только упростил согласование договоров, но также позволил выстроить удобную систему взаимодействия с арендодателями и автоматизировать множество внутренних процедур. В этом году мы дополнительно внедрили веб-портал и планируем запуск мобильных приложений для удобной работы в Directum вне офиса.