"Межотраслевой центр мониторинга" создал электронный архив документов на платформе "Этлас"

2020: Создание электронного архива

«Межотраслевой центр мониторинга» создал электронный архив документов на платформе ЭТЛАС. Об этом 23 июля 2020 года сообщил Этлас-Софт (Atlas Soft).

Группа компаний «МЦМ» представляет собой интегрированный холдинг, включающий в себя разнообразные компании, занимающиеся различными видами деятельности. Работа компании протекает по нескольким основным направлениям: телематика, информационные технологии, информационная безопасность, а также инвестиционная деятельность.

Актуальность создания электронного архива связана с растущими объемами документов Группы компаний. Внедренная система, позволяет в рамках единого архива документов создавать отдельные независимые архивы документов для каждой компании Группы «МЦМ». Другими словами, в единой системе создаются различные сектора доступа к документам, как для обычных пользователей, так и для групп пользователей, тем самым полностью решая задачу централизованного хранения данных по всем компаниям Группы. Руководство и ключевые сотрудники могут получать доступ ко всем данным всех компаний.

Основными критериями при выборе системы были:

• Быстрое внедрение системы своими силами, в следствии чего должны присутствовать все необходимые механизмы по настройке системы (редакторы и конструкторы)
• Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки мира.
• Быстрый, гибкий и удобный поиск документов, с возможностью его настройки под требования пользователей
• Возможность в рамках одного архива создавать подархивы для разный компаний
• Быстрый импорт уже существующих документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера.
• Наличие механизма автоматического автораспознавания графических документов с целью дальнейшего поиска по содержимому

В ходе проведения работ по настройке и внедрению системы специалисты Группы «МЦМ»:

• Проработали и выстроили общую структуру электронного архива документов всей Группы компаний
• Сформировали справочники и правила автоматической нумерации и автоматического именования документов
• Распределили права доступа пользователей и групп пользователей для каждой компании Группы МЦМ
• Завели в систему полную информацию о контрагентах и клиентах
• Завели в систему все необходимые справочники
• С помощью встроенного редактора создали карточки документов для всех имеющихся типов документов
• Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов

В результате введения в промышленную эксплуатацию электронного архива Группа «МЦМ» существенно изменила подход к работе с документами за счет получения прозрачного архива документов с разграничением доступа сотрудников разных компаний к необходимым секторам архива. Руководство и ключевые сотрудники получили доступ ко всем документам Группы компаний.