Система электронного документооборота Минэкономразвития России Решение предназначено для автоматизации документооборота министерства. Был осуществлен перенос данных из системы документооборота, использовавшейся ранее. В системе регистрируются входящие, внутренние и исходящие документы. Реализовано потоковое сканирование и распознавание бумажных документов. Происходит наложение и электронное движение резолюций, работа исполнителей с документами, согласование документов, контроль за поручениями, находящимися на министерском контроле, генерация отчетов. Реализована уникальная система планирования деятельности Министерства, в планах - приступить к эксплуатации подсистемы ЭЦП. Дополнительно созданы подсистемы Web-доступа к системе, создан мобильный вариант клиентского рабочего места DocsVision для первых руководителей Министерства. Система улучшила контроль за состоянием документооборота, исключила утрату документов, повысила исполнительскую дисциплину, сократила время подготовки документов и исполнения поручений. В системе работает большая часть сотрудников министерства, ежедневно регистрируется около 900 документов и накладывается 1600 резолюций, суммарный документооборот – около 250 000 документов в год. Количество пользователей: 2000 человек, одновременно до 200 пользователей в минуту и до 400 в час. Четыре территориально-распределенных площадки, работающие с одним сервером, связь между которыми осуществляется с помощью оптоволокна. Тип решения: разработка на базе платформы DocsVision, создание специальных карточек и отчетов.

Скачать описание проекта >>

Система управления проектными документами ФЦП "Электронная Россия"

Система управления проектными документами ФЦП "Электронная Россия" Решение предназначено для управления проектами, контролируемыми Министерством (например, проекты ФЦП «Электронная Россия»). Система позволяет всем участникам процесса управления проектом (главный менеджер проектов, менеджер проекта, эксперт, исполнитель) вести информацию о проектах: этапы, сроки, финансирование, исполнители, требования, рабочие продукты, риски и т.д. Значительная часть (до 80%) пользователей (эксперты, исполнители) – сотрудники внешних организаций. В системе ведется плановая и отчетная информация по проекту, происходит согласование и утверждение проектных документов. С помощью системы, в частности, ведется контроль выполнения работ, устранения замечаний и реализации требований к рабочим продуктам. Система также позволяет осуществлять регистрацию выдачи и исполнения заданий, управление рисками, сбор метрик проектов и т.д. Система интегрирована с порталом Министерства и осуществляет публикацию результатов проектов в автоматическом режиме. Тип решения: разработка на базе платформы DocsVision, 15 специальных карточек DocsVision. Поскольку большинство пользователей работают с системой через Интернет, кроме стандартного клиента DocsVision реализован облегченный web-интерфейс карточек.

2014: Развитие проекта

17 июля 2014 года компания Digital Design сообщила о завершении работ по модернизации системы электронного документооборота на платформе Docsvision 4.5 для Министерства экономического развития Российской Федерации.

Решение о привлечении компании Digital Design к выполнению работ по модернизации системы электронного документооборота Минэкономразвития России было принято на конкурсной основе. Значительный опыт и необходимая компетенция в разработке бизнес-приложений для руководства самых различных компаний и органов государственной власти, в том числе и на мобильных платформах, позволила компании Digital Design успешно завершить проект.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 6.8 т

Переход Министерства экономического развития Российской Федерации (Минэкономразвития России) на новую программную платформу обусловлен необходимостью расширения её функциональных возможностей. СЭД, разработанная компанией Digital Design на платформе Docsvision 4.5, оптимизировала процессы подготовки, регистрации, передачи и согласования документов, а также обеспечила промежуточный и итоговый контроль исполнения документов.

Особенностью проекта стало внедрение программного обеспечения оптического распознавания и конвертации документов. Нововведение сделало возможным полнотекстовый поиск по документам в системе, что, в свою очередь, повлияло на сокращение времени на нахождение документов и нужной информации для всех пользователей СЭД.

Внедрение и настройка модуля «Автоматизированное рабочее место» руководителя на iPad обеспечило в системе автоматизацию функций руководителя, в частности процессов согласования документов, формирования поручений и контроля их исполнения. Этот модуль разработан компанией Digital Design с учетом особенностей работы руководства, он включает в себя оптимизированный интерфейс и возможность бесперебойной работы в СЭД удаленно и в режиме оффлайн.

В рамках проекта, в системе электронного документооборота был выделен особый модуль — «Поручения особого контроля», работающий с поручениями и указаниями Президента Российской Федерации, а также поручениями Правительства Российской Федерации. Такое решение способствовало повышению оперативности в обработке, исполнении и контроле за поручениями данного вида. Кроме того, был разработан и внедрен модуль работы с циклическими поручениями, позволяющий отслеживать исполнение цепочки выданных поручений в Минэкономразвития России.

Сергей Гайдамаков, директор департамента автоматизации государственных структур Digital Design, отметил: «Система электронного документооборота, разработанная нашей компанией на базе платформы Docsvision 4.5, позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников за счет автоматизации и оптимизации ряда процессов.

Модернизация системы электронного документооборота Министерства – необходимый шаг. Внедрение новых модулей позволило расширить функциональность системы и задействовать ряд универсальных процессов, в том числе процесс электронного согласования с использованием электронной подписи. В рамках проекта специалистами Digital Design было проведено обучение сотрудников Министерства, благодаря чему освоение новых возможностей системы прошло в короткий срок. В перспективе планируется увеличение количества автоматизированных рабочих мест и расширение функциональных возможностей системы, однако на данный момент модернизированная СЭД полностью отвечает актуальным требованиям ведомства».

На 17 июля 2014 года система обеспечивает работу 2 тыс. пользователей.

2015: Развитие проекта

В конце 2015 года компания «Диджитал Дизайн» завершила проект по расширению функциональности системы электронного документооборота на базе российской платформы Docsvision Министерства экономического развития РФ. Целями работ были повышение эффективности и надежности функционирования СЭДО, обеспечение ее соответствия законодательным требованиям к обмену электронными документами, а также достижение совместимости работы программного обеспечения «Автоматизированное рабочее место Руководителя» с новой версией операционной системы. В настоящее время в СЭДО работает свыше 2400 пользователей.

В СЭДО Минэкономразвития, внедренной также компанией «Диджитал Дизайн» автоматизирован значительный объем документооборота: ежедневно в системе регистрируется около 4 тысяч документов. В рамках проекта модернизации было выполнено расширение функциональности модуля СЭДО, разработанного подрядчиком, которое позволило интегрировать систему с межведомственным электронным документооборотом (МЭДО). В свою очередь, эта интеграция обеспечила информационное взаимодействие Минэкономразвития по МЭДО в соответствии с современной нормативно-правовой базой в части обмена документацией с использованием электронной подписи.

В ходе работ был установлен необходимый пакет обновлений, модуль «АРМ Руководителя» адаптирован под новую версию операционной системы iOS, благодаря чему обеспечена совместимость решения и ОС.

«АРМ Руководителя» установлено на около 40 рабочих мест, среди которых руководители разного уровня. Проект модернизации системы позволил повысить эффективность и надежность функционирования СЭДО Минэкономразвития России.