"Липецккомбанк" завершает пилотный проект внедрения СЭД

«Липецккомбанк» завершил пилотный этап внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia. Подрядчик в проекте - компания «ИнтерТраст».

Основания

Рост объемов продаж, расширение масштабов деятельности банка привели к увеличению потоков документов, повышению нагрузки на персонал. Возникла необходимость в автоматизации деятельности, контроле и ведении отчетности по нормативной и организационно-распорядительной документации «Липецккомбанка». Для решения этих задач было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу компании «ИнтерТраст» и системы электронного документооборота и управления контентом - CompanyMedia.

Решение

В предпроектной работе проведен анализ текущей организации документооборота и бизнес-процессов «Липецккомбанка», позволивший выявить проблемы и определить пути их решения, настроить систему в соответствии с особенностями бизнеса заказчика и требованиями руководства. Кроме того, выработана оптимальная модель внедрения системы: в рамках пилотного проекта предполагалось установить СЭД CompanyMedia на рабочих местах основных участников документооборота (руководителей, исполнителей, делопроизводителей) головного офиса, а в дальнейшем, по итогам пилота, тиражировать систему на филиалы и дополнительные офисы, тем самым организовав единую информационную базу электронного документооборота.

На пилотном этапе были внедрены модули «CompanyMedia-Организационно-распорядительные документы», «CompanyMedia-Нормативные и распорядительные документы», «CompanyMedia-Заседания», позволившие автоматизировать организационно-распорядительную деятельность 60 ключевых сотрудников центрального офиса банка, а также документооборот, сопровождающий подготовку и проведение заседаний коллегиальных органов управления.

Мнение

По отзыву заказчика, опытная эксплуатация системы подтвердила правильность выбора решения: СЭД CompanyMedia позволила организовать хранилище внутренней нормативной документации, централизованный контроль исполнения документов, повысить исполнительскую дисциплину, что в комплексе привело к сокращению временных, материальных и трудовых затрат на организацию документооборота и электронного взаимодействия сотрудников «Липецккомбанка».

Ожидания

В целом организация электронного документооборота между специалистами центрального и региональных офисов «Липецккомбанка» позволит наладить оперативное эффективное электронное взаимодействие в рамках бизнес-процессов организации, исключить потерю важных документов банка, обеспечить выполнение поставленных задач строго в запланированные сроки, опираясь на всю необходимую корпоративную документацию.