«Казгидромет» внедрил электронный архив «Этлас»

Специалисты компании «Life2Win», которая является партнером «Этлас-Софт» в Республике Казахстан, внедрили электронный архив Этлас в РГП «Казгидромет». Об этом 14 июня 2018 года сообщила компания «Этлас-Софт».

РГП «Казгидромет» – национальная гидрометеорологическая служба Республики Казахстан. В ходе модернизации компании руководством было принято решение внедрить систему электронного архива с целью обеспечения надежного хранения документов и быстрого доступа к ним с любого рабочего места.

Летом 2017 года ИТ-специалисты «Казгидромет» получили задание подобрать систему электронного архива, которая удовлетворяла бы следующим требованиям:

• Обязательная адаптивность архива под структуру и задачи «Казгидромет», без внесения изменений в код системы.
• Наличие механизмов настройки автоматической нумерации и автоматического именования документов.
• Поддержка версионности хранимых документов.
• Наличие потокового ввода документов со сканера, а также ввода и автоматической регистрации документов из корпоративной почты.
• Быстрый и удобный поиск документов как по их параметрам, так и по их содержимому.
• Наличие подсистемы формирования различных видов отчетов.
• Возможность настройки обмена данными с другими существующими информационными системами.
• Наличие возможности быстрого масштабирования системы.
• Наличие полного спектра современных мощных и гибких инструментов настройки системы.
• Возможность внедрения, настройки и дальнейшей поддержки системы собственными силами специалистов заказчика.
• Наличие представительства компании в республике Казахстан.

В ходе реализации проекта была разработана оптимальная структура архива документов, которая позволила получить доступ пользователям и группам пользователей к требуемым сегментам архива, тем самым значительно упростив работу сотрудников и повысив информационную безопасность компании.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Также были сформированы карточки для каждого типа документов. Настройка механизмов автоименования, автонумерации и авторазмещения документов в зависимости от типа и подтипа значительно упростила регистрацию документов в системе и позволила минимизировать ошибки, связанные с опечатками и заполнением неправильными данными.

По состоянию на июнь 2018 года электронный архив используется в центральном филиале. В ближайшее время планируется подключить к работе в системе остальные филиалы.