Главное управление государственной экспертизы (Главгосэкспертиза России ФАУ) (1С:Управление холдингом)

2019: Создание и внедрение автоматизированной системы бюджетирования на базе ПО "1С:Управление холдингом"

Выбор решения и партнера для внедрения было произведено в рамках конкурсной процедуры. При выборе был учтен опыт партнера по созданию и внедрению автоматизированных систем бюджетирования.

Предпосылками внедрения автоматизированной системы бюджетирования (далее – АСБ) являлись:

• Нестандартизированные версии планов, которые формировались на отдельных рабочих местах и, как результат, отсутствие единого достоверного источника информации;
• Длительный пересчёт консолидированных бюджетов в файлах Excel;
• Ручное формирование план-факт анализа исполнения Плана финансово-хозяйственной деятельности (далее – ПФХД);
• Ручное формирование платёжного календаря по филиалам, управлениям центрального аппарата и Учреждению в целом.

В рамках проекта были проведены работы по сбору, систематизации требований к развитию системы 1С:Управление холдингом, а также работы по разработке и внедрению функциональности, которая не входит в рамки типовой конфигурации.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.4 т

Были поставлены следующие задачи:

• Обеспечение возможности сценарного моделирования планов и бюджетов ФАУ «Главгосэкспертиза России».
• Обеспечение консолидации информации по плановым и фактическим финансовым и нефинансовым показателям согласно организационно-функциональной структуре подчиненности ФАУ «Главгосэкспертиза России».
• Обеспечение контроля оперативного отслеживания выполнения бюджетов (поступлений и выплат денежных средств, доходов и расходов по начислению) на всех уровнях управления Учреждения по всем ЦФО и в разрезе МВЗ.
• Обеспечение возможности анализа фактического исполнения планов и бюджетов в рамках системы бюджетирования ФАУ «Главгосэкспертиза России».
• Обеспечение возможности внесения корректировок в планы и бюджеты ФАУ «Главгосэкспертиза России» на основании оперативного контроля (мониторинга) исполнения бюджетов (контроль лимитов, формирование платежного календаря, план-факт анализ, построение гибких аналитических отчетов, прогноз исполнения).

В ходе проекта была оптимизирована работа двух основных блоков: «Планирование» и «Казначейство».

Автоматизация блока «Планирование» осуществлялась с учетом специфики автономных Учреждений и позволила добиться следующих результатов:

• В АСБ настроено 45 видов отчетов;
• Реализована возможность ручного заполнения форм ввода данных, на основании копирования данных с предыдущего периода, а также с помощью загрузки из Excel-шаблонов.
• Ответственные работники Учреждения получили возможность оперативного автоматизированного расчета ПФХД и 10 Бюджетов в соответствии с утверждёнными локальными нормативными актами Учреждения.
• Автоматическое формирование ПФХД, Бюджета движения денежных средств, Бюджета движения расходов по Филиалам, Центральному аппарату и Учреждению позволяет исключить ошибки, которые возникали при ручном пересчёте данных.
• Согласование форм по заданному маршруту в единой системе позволили исключить путаницу в версиях согласованных бюджетов.
• После утверждения ПФХД на очередной финансовый год в АСБ информация об утвержденных плановых значениях выгружается в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (далее - ИС БГУ) посредством интеграционного взаимодействия. На основании переданной информации в ИС БГУ создаются проводки на бухгалтерских счетах по плановым назначениям.
• Выгрузка плана в ИС БГУ позволяет исключить ручной ввод данных бухгалтерами (64 документа при каждом изменении плана).
• Реализовано сценарное моделирование, которое позволяет скопировать любую версию бюджета, изменить информацию по расходам или доходам и мгновенно проанализировать потенциальные варианты развития Учреждения.
• Автоматическая загрузка факта из ИС БГУ и проведение план-факт анализа позволяет оперативно оценить исполнение бюджетов.

Автоматизация функционального блока «Казначейство» (входят следующие подсистемы 1С:Управление холдингом 8: Управление договорами, Контроль платежей) позволило обеспечить автоматизацию следующих процессов:

• Контроль за расходованием денежных средств. АСБ обеспечивает резервирование лимита в рамках договора, что в последующем исключает перерасход денежных средств. Последующая оплата денежных средств контролируется в рамках зарезервированного лимита.
• Автоматическое создание заявок на платёж на основании резервирований бюджета (графика платежей по договору).
• Формирование платежного календаря на основании утверждённых лимитов, документов резервирования и фактических данных для контроля ликвидности и остатков денежных средств.
• Анализ платежного календаря, формирование дополнительных аналитических отчетов по контролю лимитов и фактическом исполнении плановых показателей.
• Формирование доходной части платежного календаря осуществляется автоматически на основании данных, которые загружаются из АИС «Главгосэкспертиза» (платформа Naumen), в которой заказчиком осуществляется учет оказываемых услуг.
• Формирование резерва для начисления процентов на неснижаемый совокупный остаток на расчетных счетах Учреждения.
• Формирование резерва для проведения аукционов по размещению денежных средств на депозиты в уполномоченных банках.
• Формирование графика поступлений по начисленным процентам от размещения денежных средств в разрезе банков.
• Специалисты, которые работают с доходными договорами могут формировать отчёт по фактическим поступлениям денежных средств. Ранее данные отчёты формировались бухгалтерами вручную.