Проект автоматизации бизнес-процессов во Внешэкономбанке на базе WebTutor

В 2013 году во Внешэкономбанке был инициирован процесс внедрения инновационного подхода в области обучения и развития персонала, и уже сейчас многие поставленные задачи решаются в автоматизированном режиме с помощью программного комплекса WebTutor.

В настоящий момент во Внешэкономбанке используются такие модули:

• Учебный центр.
• Оценка персонала.
• Дистанционное обучение.
• Электронная библиотека.
• Управление знаниями.
• Тестирование.
• Вебинары.

Внешторгбанк использует локальную версию системы WebTutor (существует также и облачный вариант). Это связано с тем, что банк является государственной корпорацией и в области информационной безопасности здесь предъявляются достаточно жёсткие требования. Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.5 т

ЦЕЛИ И РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ УЧЕБНОГО ПОРТАЛА

Основная цель, которая была поставлена при внедрении учебного портала – сформировать единый подход к обучению и развитию персонала посредством:

• автоматизации большинства учебных бизнес-процессов,
• уменьшения ручных операций,
• внедрения современных образовательных технологий.

Практически все учебные бизнес-процессы переведены на рельсы ПК WebTutor:

• формирование нормативной документации, которая необходима при направлении работников на обучение,
• заполнение отчетов после обучения (теперь все отчеты формируются исключительно в электронном виде),
• регистрация работников на учебные мероприятия,
• прохождение электронных дистанционных курсов,
• формирование отчетов по результатам электронного обучения в различных разрезах.

Что касается документооборота, то ранее подготовка документации выполнялась на бумажных носителях в ручном режиме, что влекло за собой большие затраты времени работников. Сейчас эти процессы также полностью автоматизированы. Пока еще в компании не проводили глубоких исследований, чтобы точно рассчитать экономию времени и финансов. Но в реальности все понимают, что административная цепочка «подготовить служебную записку, согласовать, подписать, передать и т.д. до конечного результата» занимает намного больше времени, чем ее «запуск» в автоматизированном режиме с использованием грамотно построенного интерфейса Учебного портала.

УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА

Поскольку задача внедрения учебного портала была комплексная, решалась она совместными усилиями специалистов команды Внешэкономбанка и специалистов компании WebSoft. Например, концепцию дизайна портала компания разрабатывала собственными силами, а техническую реализацию – сотрудники Websoft.

Безусловно, значимую роль сыграла Дирекция информационных технологий и безопасности банка, на которой лежала вся техническая сторона проекта: настройка выгрузки данных, инсталляция новых модулей сервера, запуск их в эксплуатацию, выделение необходимых ресурсов и т.д. Это была командная работа с большой буквы.

СРОКИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Все необходимые работы на первоначальном этапе: переход на новую версию WebTutor 3.0 и обновление дизайна, – были выполнены достаточно оперативно – в течение 2-х месяцев. Больше всего времени ушло на миграцию данных из других информационных систем и на правильное их отображение на портале.

НАСТРОЕННАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

В банке полностью автоматизировали регистрацию слушателей на обучение, подготовку финансовой документации, сопровождающей обучение слушателей, отладили систему рассылки уведомлений, заполнение отчетов по результатам обучения участниками. Запустили в эксплуатацию модуль «Формирование плана обучения на календарный год», куда легко могут зайти работники и руководители для ознакомления с учебными программами, их стоимостью, подать заявку на участие. Точнее сказать, разработали и внедрили порядка двенадцати модулей, которые отсутствуют в коробочной версии ПК WebTutor: Отчет Росстат, Отчет по закупкам, Журнал обучения иностранным языкам и другие.

В результате получили возможность оперативной подготовки проекта бюджета и плана обучения работников Внешэкономбанка, гибкой настройки процесса управления обучением. При этом в on-line режиме имеем возможность формировать отчеты в различных разрезах и с разной степенью детализации.

В конце 2015 года в банке начали работать над автоматизацией процесса управления развитием персонала на основе профессиональных стандартов (то есть детальная проработка и описание трудовых функций по направлениям деятельности в различных отраслях и сферах экономики). Основная задача – привести кадровую документацию, связанную с управлением обучением, в соответствие с утвержденными Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации требованиями, а также автоматизировать ряд процессов и процедур.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА

Во Внешэкономбанке ежегодно проводится оценка персонала по компетенциям. Руководители отделов и подразделений посредством Учебного портала вносят в модуль «Оценка персонала» данные, отражающие реальный уровень компетенций по каждому работнику. Заполненные формы отправляются на уровень выше и вышестоящие руководители либо подтверждают полученную информацию, либо вносят свои корректировки. Таким образом, руководитель получает консолидированный свод по всему своему структурному подразделению.

МОДУЛЬ `УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ`

Модуль «Управление знаниями» достаточно давно используется для получения дополнительных количественных и качественных показателей процесса обучения. Когда работник посещает учебное мероприятие, информация об этом событии фиксируется в системе, формируется карточка мероприятия, в которую вносятся различного рода данные, в том числе и направление обучения. Это означает, что вышеуказанный модуль позволяет увидеть, в каких направлениях осуществляется развитие персонала: юриспруденция, ИТ-технологии, финансовый анализ, управление персоналом и другие. В результате, при помощи модуля «Управление знаниями» формируется пул направлений обучения, используемых для составления новых планов, бюджета, обоснования необходимости направления на учебные мероприятия и т.д. Модуль «Управление знаниями» – это дополнительный инструментарий анализа потребности и результативности обучения.

РАЗРАБОТКА ЭЛЕКТРОННЫХ КУРСОВ

Что касается разработки электронных курсов, то к этой работе достаточно плотно приступили в 2014 году. За два года разработали базовые курсы: «Противодействие коррупции», «Основы управления проектами», «Обращение с инсайдерской информацией», «Защита данных держателей платежных карт», «Разработка электронной презентации» и другие узкоспециализированные курсы.