Внедрение БОСС-Референт в ФГУ Росгранстрой

Компания АйТи завершила внедрение системы класса ECM БОСС-Референт в Федеральном государственном учреждении «Дирекция по строительству и эксплуатации объектов Росграницы». В ходе проекта были решены задачи по автоматизации процессов документационного обеспечения управления и по организации единого информационного пространства для территориально распределенной структуры заказчика.

До недавнего времени документооборот в ФГУ «Дирекция по строительству и эксплуатации объектов Росграницы» (ФГУ Росгранстрой) был полностью бумажным, и это создавало определенные трудности, особенно при взаимодействии центрального аппарата с региональными представительствами (филиалами). Например, невозможно было обеспечить должный контроль исполнения поручений, исходящих из центрального аппарата в подведомственные организации. Поэтому в конце 2009 года был проведен открытый конкурс по выбору партнера, способного внедрить систему электронного документооборота и автоматизации технологий документационного обеспечения управления ФГУ Росгранстрой.

Основой автоматизированной системы документационного обеспечения управления стал программный продукт БОСС-Референт класса ECM (собственная разработка компании БОСС-Референт, входящей в ГК АйТи). Основное назначение внедренной системы — решение задач организации документооборота с ориентацией на автоматизацию исполнения административных регламентов, процессов подготовки и проведения конкурсных процедур.

В ходе проекта было создано единое информационное пространство, связывающее всех сотрудников центрального аппарата и региональных отделений, оптимизированы потоки документов между уровнями, разработаны регламенты применения электронного документооборота и введения единого стандарта работы с электронными документами. Эти регламенты обеспечивают защищенность, управляемость и доступность документов. Дополнительно АйТи установила и интегрировала с СЭД модуль потокового сканирования, построенный с использованием технологий фирмы ABBYY.

Наряду с внедрением системы специалисты АйТи разработали учебную программу, обучили работе с СЭД пользователей и в настоящее время, в соответствии с условиями контракта, осуществляют техническую поддержку программного решения. На сегодняшний день в СЭД организовано 224 рабочих места.

Реализованный в ФГУ Росгранстрой проект позволил обеспечить прозрачность внутренних процессов, наладить эффективный контроль исполнительской дисциплины, ускорить процессы, связанные с документооборотом, обработкой входящей и исходящей корреспонденции, приемом документов от граждан (организовано потоковое сканирование) и межфилиальный документооборот. Все это повысило эффективность работы всех сотрудников учреждения.