"Ашан" перевел договорные процессы в Directum RX

2023: Цифровизация договорного документооборота

Торговая сеть Ашан завершила цифровизацию договорного документооборота. Теперь вся работа — от создания документа, внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — идет в электронном виде. Об этом компания Directum сообщила 31 мая 2023 года.

Компания уже использовала набор ИТ-решений для управления бизнес-процессами, но работу с договорами они не охватывали. Согласование проходило на бумаге или по электронной почте, что приводило к потере документов, увеличению сроков подписания и нарушениям в процедуре валидации.

Руководство компании решило оптимизировать эти процессы для оперативного и прозрачного ведения документооборота. При этом для компании было важно, чтобы система гарантировала работу 30 тыс. человек и более. В итоге торговая сеть остановила выбор на Directum RX.

Проект стартовал в сентябре 2021 года и был реализован компанией RockITSoft.

За год команда внедрения:

• Построила единую централизованную систему электронной валидации и хранения договоров.
• Создала общее информационное пространство для договорных процессов и делопроизводства всех подразделений и компаний группы АШАН Ритейл Россия.
• Организовала систематизированный учет и поиск документов, создала для них электронное хранилище.
• Разработала механизм для анализа и выявления узких мест в процедуре валидации договорных документов.

Проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Мы остановили свой выбор на Directum RX, так как это решение для нас в наилучшей степени отражает запрос бизнеса. Следующий этап — с участием партнера RockITSoft мы перейдем на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизируем выдачу доверенностей, число которых в год у нас не меньше, чем количество договоров, сказал Павел Громов, к.ю.н., директор Юридического департамента АШАН Ритейл Россия.

Цифровизация охватила все структурные подразделения компании и помогла АШАН исключить рутинные операции, повысила прозрачность бизнес-процессов и исполнительскую дисциплину при согласовании документов. Система помогает наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

В ходе проекта специалисты RockITSoft:

• структурировали систему жизненного цикла договорных документов и наладили оценку рисков контрагентов;
• на основе существующих шаблонов разработали более 100 вариантов договорных документов;
• настроили более 30 различных критериев матрицы согласований;
• организовали автоматическую рассылку уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса.

В проекте с АШАН Ритейл Россия для нас было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования со стороны заказчика. Созданная в соответствии с ними СЭВД содержит в себе low-code-инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков и сократить time-to-market. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети АШАН, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и магазинов, и складских помещений торговой сети. Мы поддерживаем планы АШАН по цифровой трансформации бизнеса и намерены продолжать наше продуктивное сотрудничество, отметил Алексей Пестерев, директор по продвижению решений «Управление контентом и документооборот» ИТ-компании RockITSoft.

В планах компании на 2023 год перейти на продуктивное использование МЧД, организовать архив кадровых документов, внедрить мобильное приложение и усовершенствовать интеграцию.

2022: Внедрение в инфраструктуру системы электронной валидации договоров на базе Directum RX

28 декабря 2022 года ИТ-компания RockITSoft сообщила о завершении проекта по автоматизации договорного документооборота для торговой сети АШАН. Команда специалистов внедрила в инфраструктуру компании систему электронной валидации договоров (СЭВД) на базе платформы Directum RX. Теперь все процессы работы с договорами — от создания документа, его внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — переведены в электронный вид. Внедрение системы позволит АШАН сократить время согласования договоров и обеспечит прозрачность процесса внутри компании.

RockITSoft, учитывая внутренние бизнес-процессы АШАН, структурировал систему жизненного цикла договорных документов, включая оценку рисков контрагентов. Используя существующие шаблоны АШАН, компания RockITSoft настроила более 100 вариантов договорных документов, улучшив работу более чем 10 тысячам участникам договорных отношений. Более 30 различных критериев матрицы согласований позволяют участникам процесса наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов и пр. Автоматическая рассылка уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса позволяет оперативно задействовать всех заинтересованных лиц и увеличивает скорость обмена информацией.

Проект является первым шагом в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Компания остановила свой выбор на Directum, так как это решение в наилучшей степени отражает запрос бизнеса. Следующий этап – с участием партнера RockITSoft АШАН перейдет на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизирует выдачу доверенностей, цифра которых в год не менее, чем количество договоров, сказал Павел Громов, к.ю.н., директор юридического департамента АШАН ритейл Россия.

В проекте с АШАН Ритейл Россия для компании было важно корректно реализовать в системе регламенты согласования договоров, а также соблюсти все требования со стороны заказчика. В соответствии с ними созданная RockITSoft СЭВД содержит в себе low-code инструменты, которые позволяют адаптировать решение без привлечения разработчиков и сократить time-to-market. Система охватывает все регионы присутствия торговой сети АШАН, в ней работают сотрудники как центрального офиса, так и всех магазинов и складских помещений торговой сети. RockITSoft поддерживает планы АШАН по цифровой трансформации бизнеса и намерены продолжать продуктивное сотрудничество, подчеркнул Алексей Пестерев, директор по продвижению решений «Управление контентом и документооборот» ИТ-компании RockITSoft.