Алмазная осень НПФ (СЭД - DocsVision)

Основные задачи СЭД на платформе Docsvision в рамках проекта: организация единого порядка делопроизводства фонда, оптимизация и увеличение скорости согласования документов, организация контроля исполнительской дисциплины, организация архивного хранения документов, контроль исполнения сметы затрат, формирование списка документов по заданным критериям, обеспечение безопасности доступа и хранения документов, повышение эффективности работы с документами. Совокупное кол-во пользователей Docsvision порядка 100 человек.

Данный проект решил задачи по организации и регламентированию единого порядка делопроизводства в фонде, учету и перемещению документов по заданным маршрутам, оптимизации и увеличению скорости согласования документов, организации контроля по исполнению документов, автоматическому заполнению типовых корпоративных шаблонов документов, созданию архива документов.

В Фонде возникла необходимость оперативного создания новых документов с едиными данными, быстрого доступа к базе данных для уточнения клиентской истории, оперативного прохождения бумаг через руководство компании. Стояла задача объединить в едином пространстве документооборот Фонда и создать электронный архив данных.

Фонд рассматривал несколько вариантов программных продуктов для автоматизации документооборота — «Дело WEB», «Босс-Референт», специальное ПО от Canon и др. После положительных отзывов о работе Системы в нескольких предприятиях АК «АЛРОСА», в том числе от научно-исследовательского и проектного института «Якутнипроалмаз», было принято решение о внедрении решения на платформе DocsVision.

Другими критериями, повлиявшими на выбор в пользу DocsVision, стали:

• Наличие доступного инструментария для настройки Системы;
• Широкие функциональные возможности Системы;
• Интеграция с другими программными продуктами (Microsoft);
• Надежность и безопасность.

Внедрение доверили компании «Утилекс АйТи», занимавшейся проектами в АК «АЛРОСА» и накопившей значительный опыт по решению поставленных задач.

Внедрение системы в НПФ «Алмазная Осень» заняло 11 месяцев и состояло из нескольких этапов:

• Экспертиза, в ходе которой были проанализированы бизнес-процессы Пенсионного Фонда и разработана концепция решения;
• Проектирование решения по управлению документами и бизнес-процессами. Итогом этого этапа стали функциональные требования к внедряемой системе;
• Настройка системы: создание дополнительных компонентов, тестирование, совершенствование эксплуатационной документации;
• Обучение сотрудников Фонда работе в Системе;
• Ввод в промышленную эксплуатацию.

Специалистами «Утилекс АйТи» был выполнен весь спектр работ.

В НПФ «Алмазная Осень» были установлены стандартные приложения системы DocsVision 4.0 «Делопроизводство» и «Управление процессами». Для договорного процесса созданы специальные унифицированные сопроводительные документы, облегчающие поиск того или иного соглашения в общей базе данных.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

В ходе проекта был реализован механизм подтверждения подлинности документов на всех стадиях работы с ними при помощи технологии электронной цифровой подписи — аппаратно-программного решения RuToken (аналог смарт-карты, не требующей дополнительного оборудования, от компании «Актив», российский стандарт шифрования информации ГОСТ 28147-89).

«Основной эффект от внедрения системы документооборота, — уверен Буйко Константин, начальник отдела программно-технического обеспечения НПФ «Алмазная осень» — это минимум бумаг на столе. Именно этого мы и добиваемся. Самое главное, что теперь бумажные документы в Фонде стали гораздо меньше задерживаться на столах руководителей, потому как они уже рассмотрены в электронном виде и согласованы, а когда приносят оригинал, то остается только поставить визу или подпись. Кроме того, по результатам общей истории подобных проектов, стоимость архивного хранения электронных документов после внедрения DocsVision становится меньше на 80% в сравнении с хранением бумажных. А производительность труда управленцев возрастает на 5—15%. К тому же за счет освобождения площадей, занятых под хранение бумажных документов, уменьшается арендная плата».

В настоящее время к системе документооборота DocsVision в НПФ «Алмазная осень» в центральном офисе и пяти удаленных филиалах подключено 50 рабочих мест.

После внедрения DocsVision в НПФ «Алмазная осень» отмечены ускорение и упорядочение договорной работы (регистрации, согласования, поиска, архивирования), обеспечение возможности совместной работы над документом в ходе согласования, организация «с нуля» единого порядка документооборота для всего фонда (центрального офиса и филиалов), выстраивание системы назначения поручений и контроля сроков и стадий их исполнения. Кроме того, значительно снизилось время на получение необходимой информации из единого хранилища данных, была пересмотрена и оптимизирована работа канцелярии и архива.