Администрация муниципального образования города Салехард (Электронный архив ЭТЛАС)

Электронный архив в Администрации муниципального образования города Салехард (ЯНАО)

Проблематика

В связи с активной деятельностью Управления по культуре и работе с молодежью Администрации муниципального образования города Салехард, остро встал вопрос о переводе документации в электронный вид.

Руководством Управления была поставлена задача повышения эффективности работы всех отделов за счет создания единой информационной среды, быстрого поиска и надежного хранения всей документации. Также было необходимо перевести данные из бумажного архива в электронный.

Анализ рынка

После анализа ряда электронных архивов, руководство остановило свой выбор на продукте от компании Этлас-Софт, которая является одним из лидеров рынка в сегменте электронных архивов. Основным критерием выбора системы Этлас, помимо удовлетворения требованиям заказчика, была ее гибкость в настройках и возможность в дальнейшем самостоятельно настраивать и развивать систему под новые задачи. Также немаловажным было наличие огромного опыта у специалистов компании Этлас-Софт в реализации аналогичных проектов.

Ход проекта

На первом этапе планировалось создать электронный архив нескольких подразделений Управления. По результатам выполнения первого этапа будет принято решение о масштабном расширении использования электронного архива во всей Администрации муниципального образования города Салехард.

Внедрение системы Этлас позволило максимально автоматизировать регистрацию документов в системе, за счет использования ряда механизмов, которые позволяют за несколько кликов мыши отсканировать, пронумеровать, задать имя и разместить документ в архиве. Стандартная комплектация системы Этлас позволяет организовать такую автоматизацию за счет:

• Поддержки потокового сканирования многостраничных документов с использованием сканеров с функцией автоподачи. Позволяет напрямую вводить в систему документы со сканера, создавая документы в формате PDF или MS Word;
• Модуля импорта документов с автоматической регистрацией, который позволяет существенно ускорить импорт документов в систему за счет автоматического распознавания их атрибутов. Модуль ориентирован на массовый скоростной ввод документов. Импорт может осуществляться как из набора отсканированных изображений на локальном диске, так и непосредственно со сканера с автоподачей, поддерживающего протокол TWAIN;
• Модуля автоматического именования документов, который избавляет пользователя системы от решения задачи правильного именования документа. После настройки ряда правил, система автоматически задает имя регистрируемому документу;
• Модулей автоматического структурирования и размещения документов, которые позволяют пользователю не думать, куда ему сохранять документ. Система по ряду атрибутов документа, автоматически создает набор сопроводительных папок и размещает их в нужное место архива.

Итог проекта

В результате внедрения электронного архива Этлас помимо решения поставленных задач Управление получило ряд возможностей, которые позволили перейти на качественно новый уровень работы:

• параллельная коллективная работа с документами разных групп пользователей;
• быстрая регистрация входящей и исходящей документации;
• централизованное структурированное хранение электронных документов;
• быстрый поиск, как по атрибутам, так и по содержимому документа;
• защита документов от несанкционированного доступа.