Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» начала использование электронного архива «Этлас»
| Заказчики: Администрация МО Муринское городское поселение Государственные и социальные структуры Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft) Продукт: Электронный архив ЭтласНа базе: Платформа Этлас Дата проекта: 2023/05 — 2023/10
|
2023: Внедрение электронного архива «Этлас»
13 октября 2023 года компания "Этлас-Софт" сообщила о том, что Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» начала использование электронного архива «ЭТЛАС». Внедрение системы позволило оптимизировать расходы на его ведение и обслуживание, а также работу с документацией.
Как сообщалось, Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» — это орган местного самоуправления, который выполняет функции по управлению подведомственной ему территорией в строгом соответствии с положениями действующего законодательства. Все выполняемые процедуры документируются, что приводит к увеличению объема документации разного характера. Она нуждается в систематизации и хранении.
В соответствии с действующими нормативами, оригиналы документов должны храниться до 5 лет. Для их размещения потребуется организация склада. Ситуация усложняется периодическим возникновением необходимости в использовании подобных документов. Их поиск на складе отнимает много времени. Чтобы получить необходимую информацию, сотрудник администрации должен лично посетить архив, дождаться, пока документ найдут, узнать интересующие сведения, а затем вновь сдать его на хранение.
Для оптимизации работы с документацией, организации грамотной процедуры ее хранения, поиска и последующего использования администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» внедрила электронный архив «ЭТЛАС» и заказала его настройку.
Развертывание системы позволило:
- организовать дистанционный доступ к архиву и начать работать с ним удаленно;
- получить инструменты, упрощающие ввод данных и потоковое сканирование бумажных форм;
- связать электронную версию документа с бумажной, указав место ее хранения в карточке;
- оптимизировать поиск необходимой информации – обработка запроса занимает всего несколько секунд;
- использовать электронную версию документации, заверив ее цифровой подписью.
Внедрение электронного архива «ЭТЛАС» в деятельность администрации муниципального образования «Муринское городское поселение» позволило оптимизировать работу с документацией. Теперь оригиналы хранятся на складе, а доступ к ним выполняется через систему «ЭТЛАС». В результате удается учесть требования законодательства и использовать все возможности ведения электронного документооборота.
Переход позволил сократить время на поиск необходимых документов и совершение операций с ними. Система обеспечивает безопасность документации, предотвращая потерю данных, позволяет работать с файлами разных форматов, позволяет разграничивать уровни доступа.
