Агенство мероприятий «Абетель» начало работу в электронном архиве «Этлас»

2019

Специалистами Event-агенства «Абетель» был развернут и настроен электронный архив «Этлас» для хранения и доступа к данным договоров клиники.

В агентстве в процессе ежедневной работы заключается большое количество договоров со своими контрагентами, партнерами и клиентами. Также скапливается огромное количество первичной документации и постоянно возникают сложности с поиском нужной информации. В связи этим было принято решение о внедрении системы электронного архива и переводе всей первичной документации в электронный вид.

Основной целью внедрения, которая была поставлена руководством агентства, была организация хранения и доступа к документам.

В результате проеденного анализа существующих систем, ИТ-специалисты агентства остановили свой выбор на систему электронного архива «ЭТЛАС» от компании «Этлас-Софт», так как данная система представляет собой решение, которое подходит под установленные требования:

• наличие подсистемы работы с контрагентами;
• формирование карточек контрагентов с привязкой к ней договоров и связанных документов;
• наличие возможности быстрого импорта документов, а также заведения в систему документов со сканера;
• возможность интеграции с другими системами в том числе 1С;
• настраиваемый поиск необходимых документов;
• организация и учет в системе хранения оригиналов документов
• возможность простого самостоятельного внедрения системы за короткий срок.

Специалисты агентства создали в системе структуру архива, сформировали все необходимые справочники, настроили группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным частям архива. Сформировали реестр контрагентов с историей взаимоотношений.

Переход на электронный архив позволил агентству упростить работу с документами за счет получения быстрого доступа ко всей первичной документации компании из любого места и с любого устройства.