RKIT: Управление совещаниями

Система «RKIT: Управление совещаниями» помогает компаниям, в том числе территориально-распределенным, организовать совещание согласно внутренним регламентам компании и регулировать исполнение решений, принятых в ходе совещания. Система может быть использована для классического проведения совещаний, совещаний в рамках проектов.

Для управления проектами и совещаниями в RKIT Group рекомендуют совместное использование систем «RKIT: Управление совещаниями» и «RKIT: Управление проектами».

Особенности

• Точное соответствие системы корпоративной методологии управления совещаниями: в решении гибко настраиваются поля, отчёты, типовые повестки совещаний, периодичность исполнения решений.
• Адаптивность: в системе нет лишних возможностей, так как все специальные функции адаптируются для конкретного заказчика.

Бизнес-эффект

• Сокращается в 4 раза время на подготовку совещания, так как согласование повестки, ознакомление участников с повесткой и дополнительными материалами проходит в электронном виде.
• Сотрудники планируют свое время: совещания автоматически встраиваются в календарь Outlook, участники получают напоминания о встрече. Это помогает сотрудникам не пропускать совещания и не опаздывать.
• Система помогает подготовиться к совещанию: заранее согласовать повестку с участниками, собрать материалы, презентации, ознакомить с ними участников.
• Продолжительность совещаний сокращается на 30% благодаря качественной подготовке и согласованной повестке.
• Сотрудники быстрее приступают к исполнению решений, принятых на совещании, так как сокращается время на подготовку и согласование протокола.
• Благодаря контролю за исполнением принятых решений на 70% повышается результативность рабочих встреч.
• Если какое-то поручение по итогам совещания нужно выполнять периодически (например, раз в неделю), система каждый раз будет напоминать об этом исполнителям.
• Система помогает избежать организационных накладок: обеспечивает бронирование переговорных комнат, информирует участников об изменениях в повестке, переносе сроков.
• Руководство анализирует результативность совещаний по базе знаний: насколько эффективно решены вопросы по выбранной тематике (например, «Охрана труда»), обсуждавшиеся на совещаниях на протяжении периода (например, за год).
• «RKIT: Управление совещаниями» интегрировано с MS Outlook. Настраивается интеграция с корпоративным порталом на базе MS SharePoint, CRM-системами (Битрикс 24 и др.).

Система «RKIT: Управление совещаниями» позволяет управлять процессом на каждом этапе.