HRlink Система электронного кадрового документооборота

Основные статьи:

• СЭД (подробнее)
• Классификация HRM-систем
• Функционал HRM-систем
• SaaS - История. Философия. Драйверы развития

HRlink — российская система, которая позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Об этом разработчик сообщил 11 марта 2024 года. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

2024

Запуск мобильного приложения

У сервиса кадрового ЭДО HRlink появилось мобильное приложение с доступом к личному кабинету пользователя. Об этом разработчик сообщил 3 декабря 2024 года. Его можно скачать в RuStore, а вскоре оно будет доступно и в других магазинах приложений. Приложение HRlink обеспечит возможность еще оперативнее подписывать кадровые документы со смартфона, а в версии HRlink Pro доступна функциональность системы взаимодействия сотрудника и компании.

Сервис ранее уже был доступен на смартфоне в формате мобильной версии сайта. Мобильное приложение сделает HRlink еще более удобным для пользователей — оно обеспечивает простой доступ к личному кабинету и всем его функциям. С его помощью сотрудники могут подписывать кадровые документы еще быстрее.

Приложение будет поддерживать функцию push-уведомлений, которые напомнят сотруднику завершить оформление заявлений и приказов. За счет неограниченного числа уведомлений процесс подписания станет более гибким.

В приложении доступна версия HRlink Pro, которая позволяет выстроить полноценную систему взаимодействия работодателя с сотрудниками. В компании провели исследование и выявили самые трудозатратные рутинные процессы в сфере HR-коммуникаций и автоматизировали их. В первую очередь через личный кабинет пользователя HRlink Pro теперь можно не только подписать кадровые документы и заявления в пару кликов, но и получить информацию о доходе, уточнить контакты коллег или узнать, сколько дней осталось до отпуска.

Кроме того, приложение позволяет оцифровать наиболее часто повторяющиеся рабочие ситуации сотрудников, от типовых обращений в отделы HR, ИТ и бухгалтерию до понятной визуализации оргструктуры для доступа к информации о команде и своей роли в ней. В процессе разработки этой функциональности команда обработала огромный массив данных о типовых рабочих ситуациях сотрудников с момента появления платформы на рынке и предложила "единое окно" для их разрешения.

Наконец, в HRlink Pro сотрудникам доступна лента новостей, как в социальных сетях — взаимодействие внутри команды стало еще проще и доступнее. Функциональные модули мобильного приложения подключаются в несколько кликов в соответствии с выбранным тарифом. В результате клиент HRlink получает удобную прозрачную мобильную систему для взаимодействия с сотрудниками, для настройки которой не нужно привлекать ИТ-специалистов.

Зайти в мобильное приложение HRlink можно через FaceID, TouchID, а также привычным способом — с помощью логина и пароля от учетной записи в HRlink. Кроме того, для сотрудников с трудоустройством в нескольких организациях будет активна функция переключения между профилями.

В будущем функциональность приложения HRlink будет расширяться.

Мобильное приложение HRlink — логичный шаг в развитии нашего сервиса, направленного на формирование быстрых и удобных HR-процессов. Приложение открывает сотрудникам доступ к личному кабинету, но в наших планах сделать из него единое окно взаимодействия с работодателем — корпоративное пространство для сотрудников и соискателей, — прокомментировал исполнительный директор HRlink Данила Морогин.

Запуск модуля интеграции с Trivio

Сервис кадрового ЭДО HRlink запустил модуль интеграции с платформой для организации командировок Trivio. Теперь сотрудники, которые ездят в командировки, могут согласовать поездку и оформить все необходимые документы прямо в личном кабинете HRlink. Об этом разработчик решения сообщил 28 ноября 2024 года.

Модуль интеграции с сервисом организации командировок Trivio обеспечит простой и быстрый способ оформить рабочую поездку, избежав ручного ввода данных, ошибок при оформлении компенсаций, а также потери времени на излишнюю коммуникацию между отделами и повторную авторизацию в нескольких системах.

Главное изменение, которое появилось на платформе HRlink благодаря интеграции с Trivio — возможность полностью автоматизировать работу с авансовыми документами. Функциональность доступна сотрудникам, которые ездят в командировки — для удобства в сервисе HRlink появилась роль, «Командируемый», которую можно назначать одному человеку или команде.

После согласования и подписания приказа о рабочей поездке в HRlink сотрудник переходит в travel-сервис для бронирования и оплаты билетов. В момент завершения рабочей поездки бухгалтер выгружает авансовый отчет из «1С:Бухгалтерии» прямо в HRlink для подписания в электронном виде. Раньше этот этап был ручным — бухгалтер передавал документ HR-специалистам, а те, в свою очередь, загружали его в КЭДО. Теперь все этапы процесса полностью автоматизированы.

Решение позволяет сделать процесс подготовки документов к командировке быстрым, удобным и прозрачным для всех участников. За счет возможности бесшовной интеграции HRlink с системами «1С» и Trivio кадровый специалист вовремя получает информацию о согласованной командировке для формирования приказа, сотрудник может без потери времени быстро оформить билеты и забронировать гостиницу, вовремя получив компенсацию за них, а бухгалтер контролирует процесс, отслеживая статус документов из привычной ему системы «1С:Бухгалтерия».

HRlink ставит во главу угла заботу о времени и ресурсах своих клиентов. Вместе с партнерами мы стремимся сформировать экосистему, которая будет охватывать все сценарии взаимодействия сотрудника с корпоративными процессами – от получения оффера и преонбординга до оформления командировок и отслеживания статусов рабочих задач. За счет развития интеграционных возможностей HRlink легко вписывается в уже развернутую систему сервисов на стороне клиента и открывает для него новые возможности автоматизации HR-функций, – сказал Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

Партнерство с HRlink является важным событием в развитии нашего сервиса Trivio. Мы стремимся предоставлять клиентам опыт в части организации командировочного процесса. Это касается не только функционала и удобного, понятного интерфейса, но и полной автоматизации всех их действий. Мы надеемся, что наше сотрудничество будет приносить пользу и упрощать работу клиентам, – отметила Татьяна Леньшина, исполнительный директор Trivio.

Подключение второго УЦ

Архитектуру платформы кадрового электронного документооборота (ЭДО) HRlink адаптировали к существенному росту количества пользователей. Кроме того, в 2024 году HRlink занялась подключением второго удостоверяющего центра для электронных подписей. Об этом компания HRlink сообщила 3 мая 2024 года.

За 2023 год количество пользователей сервиса HRlink превысило 1 млн человек. В связи с этим у разработчиков назрела необходимость увеличить производительность платформы и адаптировать ее к пиковым нагрузкам. Команда вендора пересмотрела архитектуру HRlink. Для распределения нагрузки в HRlink вывели часть функций в отдельные микросервисы, добавили возможность обновлять версию на отдельных экземплярах, ускорили перенос клиентов между серверами, а также скорректировали приоритезацию конвертации документов и изготовления печатных форм, чтобы улучшить пользовательский путь.

Помимо этого, в платформу HRlink была добавлена облачная функция, что позволяет системе бесконечно масштабировать вычислительные ресурсы, используемые системой для наиболее емких операций по конвертации документов и для изготовления печатных форм. Благодаря нововведениям пользователи быстро и без сбоев могут оформлять кадровые документы с помощью сервиса даже в пиковые часы нагрузки.

В 2024 году команда HRlink первой на российском рынке решений для кадрового ЭДО даст пользователям доступ к двум крупным удостоверяющим центрам в России для выпуска электронных подписей. Помимо УЦ «Астрал-Софт» у клиентов HRlink появится возможность работать через другого представителя рынка – УЦ «Контур». Это сделает платформу катастрофоустойчивой.

На май 2024 года работа со вторым удостоверяющим центром происходит в пилотном режиме, но на втором этапе интеграции пользователь сможет оформить через HRlink сразу две электронные подписи от разных центров.

В 2024 году мы продолжаем работать на тренд укрепления надежности нашего сервиса. В 2023 году HRlink превысил планку в 1 млн пользователей, и мы продолжаем расти. Поэтому для нас важно, чтобы увеличение нагрузки не влияло на качество и скорость работы HRlink, - сказал Данила Морогин, исполнительный директор HRlink.

Предоставление клиентам доступа к API-интерфейсу

Команда платформы для безбумажного документооборота в HR HRlink делает процесс интеграции своего сервиса еще проще и начнет предоставлять компаниям-пользователям решения доступ к API-интерфейсу. С его помощью клиенты разработчика смогут еще быстрее внедрять инструменты кадрового ЭДО в корпоративные платформы в любом необходимом для них объеме, а также значительно оптимизировать процессы интеграции кадрового ЭДО с используемыми ERP-системами. Об этом HRlink сообщил 3 апреля 2024 года.

Технология OpenAPI – это профессиональный стандарт с формализованной спецификацией и полноценным фреймворком для описания, создания, использования и визуализации веб-сервисов REST. Спецификация позволяет в разы ускорить и удешевить одно из самых дорогостоящих направлений в разработке – интеграцию систем разных компаний.

С помощью API-интерфейса клиенты HRlink получат доступ ко всей платформе или к ее отдельным модулям и даже сервисам посредством интеграции с их CRM и ERP-системами, корпоративными ЭДО, а также бухгалтерскими, складскими и любыми другими решениями, с которыми работают в компании. Так, например, клиенты при необходимости смогут отдельно внедрить функцию для оформления документов с помощью электронной подписи, выпускаемой на платформе HRlink, или интегрировать модуль для приема на работу StartLink в уже развернутое в компании решение для ЭДО. Таким образом, сотрудникам не придется привыкать к новому интерфейсу сервиса для безбумажного КДП, создавать дополнительные учетные записи, что сделает отказ от бумаги в HR для коллектива еще более плавным и простым.

Уже успешно работающие сервисы HRlink благодаря OpenAPI могут быть внедрены и в новые решения, которые компания делает для себя. Описание API платформы HRlink в едином международном ИТ-формате практически до нуля снизит потребность в консультациях с технической поддержкой вендора и значительно ускорит работы по внедрению платформы или ее инструментов на стороне заказчика. Это важный фактор на фоне постоянного роста внедрений сервиса HRlink и глобального тренда на быстрые интеграции.

API-интерфейс будет доступен клиентам после авторизации и предварительной договоренности с HRlink.

Мы пришли к международному отраслевому ИТ-стандарту OpenAPI Specification, который позволит ускорить и упростить процесс интеграции HRlink в клиентские системы. Количество проектов по интеграции нашего решения постоянно растет, и этим шагом мы наращиваем темпы работ, а также снижаем стоимость интеграции как для нас, так и для клиента, который теперь может сделать это самостоятельно по понятным каждому специалисту правилам. Это несомненно помогает добиться нужного результата быстрее, качественнее и дешевле, – сказал Сергей Красноперов, директор по продукту HRlink.

Добавление «витрины сервисов»

На платформе безбумажного кадрового документооборота HRlink появилась «витрина сервисов». Теперь клиенты HRlink могут разместить все приложения и программы, которые нужны сотруднику во время рабочего дня, в едином окне. Эти сервисы станут доступны на главной странице HRlink, что существенно упростит и ускорит работу с ними.

Платформа кадрового ЭДО HRlink предназначена для оптимизации кадрового делопроизводства и позволяет подписывать HR-документы онлайн в несколько кликов. Появление на платформе «витрины сервисов» — еще один шаг в сторону комплексной автоматизации повседневной работы сотрудников.

Администратор может добавить на стартовую страницу HRlink любые корпоративные сервисы, от «1С» и «Битрикс24» до систем управления проектами. Здесь же можно разместить ссылки на корпоративные порталы, файлообменники, сервисы корпоративного обучения или любые другие платформы для оформления заявок, размещения корпоративных вакансий и ведения кадровой документации. Будет сформирован единый дашборд, на котором отобразится иконка, ссылка и описание каждого конкретного решения, которым пользуются в компании. Сотрудник сможет зайти в любой из сервисов прямо со стартовой страницы в своем личном кабинете HRlink.

Благодаря появлению данной функциональности платформа HRlink может выступать как единая точка входа в корпоративную экосистему для сотрудников. Такой подход позволит упростить идентификацию и использование корпоративных приложений для сотрудников: не придется каждый раз при переключении между сервисами вводить пароли и подтверждать личность. Для клиентов HRlink это возможность повысить лояльность сотрудников и укрепить доверие к бренду с их стороны.

Кадровый ЭДО — это первая ступень, на которой кандидат впервые соприкасается с компанией, и последняя точка касания с работодателем при увольнении. Поэтому важно, чтобы этот опыт оставил положительные эмоции. Кроме того, по нашим подсчетам, за год сотрудники заходят на платформы безбумажного документооборота для оформления разных кадровых заявлений чаще всего — минимум 30 раз. Поэтому появление "Витрины сервисов" в HRlink стало логичным шагом в развитии сервиса, где не только удобно подписывать документы, но и можно плавно начать знакомство с новой компанией или оперативно найти нужный для работы сервис, — сказал Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

2023

Интеграция с «Битрикс24»

Разработчик сервиса кадрового ЭДО HRlink настроил интеграцию с Битрикс24. Об этом HRlink сообщил 23 ноября 2023 года.

Пользователи платформы кадрового ЭДО HRlink смогут оформлять и подписывать заявления и приказы, связанные с HR, прямо в онлайн-сервисе Битрикс24. Интеграция HRlink с облачной экосистемой «Битрикс» повысит скорость оформления документов и облегчит работу кадрового отдела.

Интеграция онлайн-сервиса для управления бизнесом Битрикс24 и платформы кадрового ЭДО HRlink будет способствовать развитию экосистемного подхода к ИТ в российском бизнесе. HR-специалисты смогут вести через Битрикс24 кадровое делопроизводство, а сотрудники — подписывать в онлайн-сервисе HR-документы. Для пользователей будут доступны все виды электронных подписей, которые используются на платформе HRlink.

Функциональность HRlink будет доступна через Битрикс24 в режиме единого окна. Это значит, что сотрудникам не нужно будет создавать дополнительные аккаунты, хранить пароли от них, а также переходить из одного бизнес-приложения в другое в процессе работы. Это еще больше ускорит оформление кадровой документации.

Для начала работы достаточно будет скачать приложение HRlink, разработанное специально для внутреннего маркета Битрикс24. На ноябрь 2023 года приложение находится на этапе бета-тестирования. Оно появится на маркете Битрикс24 в первом полугодии 2024 года.

Мы стараемся сделать процесс оформления кадровых документов еще быстрее и удобнее. Команда HRlink внедряет технологию искусственного интеллекта для решения проблемы задержек с подписанием приказов и заявлений. А благодаря интеграции HRlink с экосистемой "Битрикс" можно вести кадровое делопроизводство и оформлять документы без переключения между окнами и приложениями, — сказал Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

Запуск AI-помощника

HRlink расширил функциональность платформы кадрового электронного документооборота. Теперь система позволяет работать с машиночитаемыми доверенностями. Также в тестовом режиме запущен AI-помощник и реализованы модули быстрой обработки заявлений на отпуск, рассылки и подписания локальных нормативных актов. Об этом разработчик сообщил 25 октября 2023 года.

Например, настроить подачу заявлений на отпуск строго за определенное количество дней, чтобы исключить несвоевременную подачу документов. Кроме того, сотрудники компании теперь могут самостоятельно отслеживать в HRlink количество оставшихся дней отпуска. Это позволит повысить оперативность получения нужной информации и избавит кадровую службу от необходимости тратить время на обработку типовых запросов.

В обновленную версию платформы также внедрена возможность работы с машиночитаемой доверенностью (МЧД). МЧД – это электронный вариант бумажной доверенности, оформленный в виде документа с расширением XML, где описаны полномочия сотрудника организации. Начиная с 1 сентября 2023 г. применение МЧД при подписании электронных документов стало обязательным для всех организаций.

Помимо этого, в систему КЭДО вошёл модуль, связанный с процессом рассылки и подписания локальных нормативных актов (ЛНА). Это особая категория кадровой документации, которая определяет внутренние положения работы у конкретного работодателя. Теперь отправку ЛНА по различным выборкам работников, процедуру ознакомления сотрудников с такими документами и их подписание можно организовать в HRlink.

Наконец, в сервис внедрён интеллектуальный электронный помощник. Его основная функция – напоминать сотрудникам, что у них есть неподписанный документ в системе. При этом помощник выбирает оптимальное для «должника» время и канал связи для отправки напоминания, чтобы добиться подписания. Согласно внутреннему исследованию HRlink, применение AI-помощника на 33% сокращает количество «забытых» документов.

БФТ-Холдинг уже не один год сотрудничает с HRlink и предлагает платформу КЭДО своим заказчикам. Кроме того, БФТ-Холдинг сам является пользователем платформы HRlink, поэтому может оценить ее плюсы. Только за девять месяцев 2023 года в нашей компании через КЭДО было проведено около 22 000 документов, а время оформления документов сократилось на 50%. Важно, что система постоянно развивается и дополняется возможностями, востребованными у крупных российских компаний, – сказала Юлия Захаренко, директор Дирекции маркетинга и партнерских отношений БФТ-Холдинга.

Доступность выпуска и проверки машиночитаемой доверенности для ЭДО

С 1 сентября 2023 удостоверяющие центры прекратят выдавать квалифицированные сертификаты юридических лиц (УКЭП), а для того, чтобы продолжить оформление документации в электронном виде потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). На платформе кадрового ЭДО HRlink можно перейти на МЧД. Разработчик выпустил модуль МЧД, позволяющий прямо внутри HRlink формировать электронные доверенности, подписывать их и применять для работы с документами. Об этом компания HRlink (Инновации в управлении кадрами) сообщила 28 августа 2023 года.

Госдума РФ одобрила в третьем чтении законопроект, который предполагает поэтапный переход на МЧД в электронном документообороте. Сертификаты сотрудников с реквизитами юрлица, выпущенные до 1 сентября 2023 года, могут использоваться в прежнем формате — без МЧД — вплоть до окончания срока их действия, но не позднее, чем до 31 августа 2024 года. С 1 сентября 2024 года, подписать документ онлайн можно будет только с МЧД и УКЭП физического лица на руках.

Таким образом, у российского бизнеса осталось немного времени, чтобы перейти на введенные правила и продолжать работать с электронными документами в соответствии с нормативными требованиями.

Платформа поддерживает работу с МЧД — сервис дает возможность выпустить доверенность на работодателя по неограниченному количеству юрлиц. Кроме того, разработчик предусмотрел возможность проверки МЧД и УКЭП на соответствие новым требованиям и ограничение прав доступа в соответствии с законодательством.

Это особенно актуально для крупных и средних организаций, где переход на МЧД затронет десятки, а то и сотни сотрудников. До 31 августа 2024 года при условии действующего сертификата они все еще смогут оформлять документы по-прежнему. Но дальше все официальные документы, подписанные без МЧД, не будут считаться легитимными.

Мы даем возможность нашим клиентам работать в полном соответствии с законодательными нормами и стандартами — в том числе теми, что в полной мере вступят в силу в будущем. По нашим оценкам, уже на август 2023 года пользователи HRlink подписывают кадровые документы с использованием доверенности. Наши заказчики могут перейти на МЧД вовремя и без лишней нагрузки на HR-отделы, — сказал Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

План запуска КЭДО 2.0 с виртуальным AI-помощником

HRlink предложит пользователям КЭДО на базе технологий искусственного интеллекта. Использование AI позволит повысить скорость подписания документов в HR. Число «должников» снизится более чем на 30%. Об этом разработчик сообщил 21 августа 2023 года.

Кадровый ЭДО 2.0 должен решить проблему, с которой повсеместно сталкиваются HR-специалисты — несвоевременное подписание документов. По подсчетам HRlink, только 60% сотрудников компаний подписывают направленные им документы в течение первого часа. Уже на втором часу этот показатель снижается до 10%.

На скорость подписания документов оказывает влияние множество факторов: и канал коммуникации с человеком, и даже его пол. Так, по оценкам HRlink, женщины подписывают документы в среднем на 11 минут быстрее, чем мужчины. Кроме того, если уведомления сотруднику отправляются через электронную почту, он ставит подпись в среднем в 4 раза дольше, чем при получении sms-сообщений.

Кадровые специалисты вынуждены в индивидуальном порядке напоминать сотрудникам о необходимости поставить подпись, ведь задержка с оформлением документов может привести к штрафам при проверке. Растет нагрузка на HR-отделы.

Для того чтобы решить эту проблему, HRlink добавили в сервис искусственный интеллект. Компания разработала виртуального AI-помощника, который автоматически напоминает сотрудникам о необходимости зайти на платформу безбумажного документооборота, чтобы завершить процесс оформления документов. Уведомление приходит с учетом времени, когда сотруднику вероятнее всего будет удобно поставить свою подпись.

AI-помощник был обучен на анонимизированных данных более 800 тысяч пользователей платформы HRlink. Благодаря этому он способен в индивидуальном порядке выбрать наиболее удобное время и канал коммуникации — один из мессенджеров, — где пришлет персонализированное сообщение, подходящее для конкретного сотрудника. Такой подход позволяет не только значительно увеличить скорость подписания документов, но и повысить лояльность сотрудников к сервису.

Мы сформировали гипотезу: процент подписываемых документов увеличится, если прислать сотруднику персонализированное уведомление о необходимости завершить оформление бумаг в удобные для него время и канал связи. Для ее проверки мы провели исследование на нескольких крупных клиентах — в совокупности в нем приняли участие 20 тыс. сотрудников. Результат превзошел наши ожидания — за неделю количество "должников" сократилось на 33%. Поэтому мы уверены, что КЭДО 2.0 существенно ускорит кадровое делопроизводство и снизит нагрузку на HR-отделы, — сказал Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

Возможность оформлять отпуска полностью удаленно

В сервисе кадрового электронного документооборота HRlink можно оформлять отпуска полностью удаленно. Об этом компания HRlink (Инновации в управлении кадрами) сообщила 10 августа 2023 года. Сотруднику будет открыт доступ к количеству дней отпуска, которые он может взять, чтобы подать заявление. Добавленный модуль ускоряет процесс оформления документов и сокращает рутинную нагрузку на HR-специалистов. Он доступен всем действующим и будущим клиентам HRlink в автоматическом режиме.

Оформление отпусков — один из самых трудозатратных рутинных процессов в HR. Кадровым специалистам нужно информировать сотрудников об отпуске за две недели до его начала, собрать заявления, оформить приказы. При этом в случае любых изменений — например, если сотрудник неправильно посчитал дни отпуска или допустил ошибку в данных — процесс приходится начинать заново. В крупных компаниях в отпускной период — с конца весны — на это могут уходить десятки трудочасов кадровых работников еженедельно.

Данный модуль HRlink позволяет HR-отделам полностью автоматизировать процесс оформления отпусков. Любой сотрудник теперь может при подаче заявления узнать количество доступных ему дней отпуска. Данные за весь период работы передаются из учетной системы, с которой интегрирован сервис HRlink: например, «1С». Использование такого счетчика позволяет сократить нагрузку на HR-сотрудников и избежать ошибок в процессе оформления документов.

Кроме того, HR-специалисты могут строго контролировать сроки оформления документов. В HRlink можно настроить подачу заявлений за определенное количество дней до начала отпуска: например, только за 14 дней до отдыха. Причем подать и подписать их можно в несколько кликов прямо в интерфейсе системы — а значит, сотрудники не будут затягивать эту задачу на недели. Благодаря этому полностью исключено несвоевременное оформление документов. Процесс становится полностью прозрачным, а кадровые работники освобождаются от излишней рутины.

Летом вопрос оформления отпусков стоит перед HR-специалистами острее всего: им нужно отвечать сотрудникам на вопросы о сроках отпусков, собирать заявления и следить, чтобы их подавали вовремя. Наша платформа сэкономит время работникам и кадровому отделу в эту горячую пору. Теперь кадровикам не придется вручную искать информацию по каждому конкретному случаю, а остальным сотрудникам — переписывать бумаги из-за допущенных ошибок, — сказал Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

Появление гибких маршрутов согласования заявлений

В сервисе кадрового электронного документооборота HRlink появились гибкие маршруты согласования заявлений, в подписании которых участвует несколько руководителей. Данная функциональность стала автоматически доступна текущим и будущим клиентам HRlink. Об этом компания-разработчик сообщила 18 июля 2023 года.

Крупные компании с численностью сотрудников от 500 человек часто сталкиваются с ситуациями, когда заявление от сотрудника, например, на отпуск или о работе по совместительству должны подписать сразу несколько человек. Это может быть его непосредственный руководитель и руководитель рангом выше. В таких случаях обмен и подписание бумажных документов требует много времени.

Возможность многоэтапного согласования заявлений позволяет делать это онлайн за 3-5 минут. В сервисе можно настроить последовательность подписания документа, список участников, действия каждого из них и виды доступных подписей. Так, в рамках гибких маршрутов сотрудник, подающий заявление, может использовать УНЭП или учетную запись Госуслуг, а участник, согласовывающий документ, — простую электронную подпись (ПЭП) HRlink. Кроме того, для заявлений предусмотрены условия завершения этапа согласования, определение ответственного и возможность удалить документ на установленном этапе подписания.

При этом количество этапов согласования и участников процесса не ограничено. Для его ускорения можно использовать шаблоны подписания — в таком случае кадровому специалисту не нужно каждый раз настраивать маршрут документа с нуля. Отслеживать статус заявления на всех этапах работы с ним можно с помощью специальных фильтров.

В результате использования сервиса существенно снижается нагрузка на HR-отдел компании, а все заявления оформляются строго в срок.

Любой маршрут согласования можно оформить в несколько кликов. Благодаря этому скорость работы с документом сокращается в десятки раз. В свою очередь, кадровику не нужно обивать пороги в попытках получить все необходимые подписи — нагрузка на HR-специалистов снижается на 80%, — сказал Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

Интеграция с «1С:Фреш»

Налажена интеграция сервиса кадрового ЭДО HRlink с облачной системой «1С:Фреш». Пользователи теперь могут выгружать данные сотрудников и документы прямо из учетной системы — кадровики существенно сэкономят время на обработке информации о сотрудниках. Об этом компания HRlink сообщила 13 июля 2023 года.

Облачное решение «1С:Фреш» предназначено для индивидуальных предпринимателей и небольших компаний. Благодаря сервису они могут работать с продуктами «1С» онлайн в браузере или через тонкий клиент — не нужно приобретать их коробочную версию. Оплачивается лишь время аренды, а все действия по установке, обновлению, поддержанию работоспособности и технической поддержке остаются на стороне провайдера.

Специалисты по кадрам часто используют «1С:Фреш» для доступа к «1С:Зарплата и управление персоналом». Благодаря интеграции HRlink с «1С:Фреш» они смогут напрямую выгружать информацию о сотрудниках и документы из учетной системы в кадровый ЭДО. Раньше это делали в ручном режиме: сохраняли документы на ПК и загружали в HRlink. Это занимало больше времени. Теперь процесс настроен так, чтобы передача данных осуществлялась в несколько кликов.

Компания HRlink прошла аудит «1С:Фреш». Его проводят сотрудники «1С», которые проверяют, безопасно ли расширение для пользовательских данных и функциональности сервиса. Для настройки прямого взаимодействия между платформами клиентам достаточно получить расширение HRlink, отравить его на дополнительный аудит в «1С:Фреш» и можно начинать работу. Это занимает всего несколько дней.

Средний и малый бизнес — одно из ключевых направлений развития для HRlink. Небольшие компании еще в 2022 году, столкнувшись с дефицитом бумаги на рынке, начали осознавать плюсы перехода на цифровые документы. Теперь они активно внедряют кадровый ЭДО, а мы стараемся стимулировать и поддерживать этот процесс. Так, сейчас HRlink предоставляет 30% скидку на сервис всем компаниям, которые зарегистрированы в реестре МСП, — рассказал Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.

2022

Появление модуля для удаленного подписания локальных нормативных актов в сфере HR

В сервисе кадрового ЭДО HRlink появился модуль для работы с ресурсозатратной для специалистов категорией документов — локальными нормативными актами (ЛНА). Благодаря ему сроки ознакомления сотрудников с документами можно сократить с нескольких месяцев до 2-3 дней. Модуль не только уменьшает нагрузку на кадровых специалистов, но и позволяет избегать штрафов за просроченное подписание ЛНА. Об этом сообщила компания-разработчик 12 декабря 2022 года.

Иллюстрация:blog.lucywalkerrecruitment.com

Основная сложность в оформлении ЛНА — их массовость. Ознакомиться и подписать акты должны все сотрудники компании. Кадровые специалисты, особенно в компаниях с численностью от 100 человек, тратят много времени и сил на работу с ними: приходится постоянно актуализировать информацию о том, кто из сотрудников еще не подписал документы. Если же сотрудник переходит на новую должность, пакет бумаг нужно собрать и заверить заново. При этом несоблюдение сроков подписания ЛНА грозит компании штрафом.

Модуль ЛНА в сервисе HRlink позволяет работать удаленно со всеми массовыми документами в сфере HR, включая правила внутреннего трудового распорядка, положения о работе с персональными данными и об оплате труда, должностные инструкции, договоры коллективной материальной ответственности, приказы и многие другие. Прямо в сервисе HRlink можно оформлять, отправлять сотрудникам и подписывать файлы с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), учетной записи на портале госуслуг (УНЭП ЕСИА) или через мобильное приложение «Госключ».

Кадровые специалисты могут узнать в режиме реального времени, кто уже видел документ, а кто еще нет. К каждому ЛНА формируется лист ознакомления, где зафиксированы даты отправки, просмотра и подписания документа сотрудниками. Лист ознакомления можно выгрузить в формате Excel.

Кроме того, в системе можно настроить гибкие маршруты согласования ЛНА, состоящие из нескольких этапов и участников, или фильтры для выборочной отправки документов. Рутинные процессы сводятся к минимуму, а кадровые специалисты получают возможность знакомить сотрудников с массовыми документами за 2-3 дня вместо нескольких месяцев.

Оформление ЛНА — один из самых трудо- и ресурсозатратных процессов в сфере HR. Нередко кадровые специалисты вынуждены бегать от сотрудника к сотруднику, чтобы получить все подписи. Если же команда территориально распределенная, приходится отправлять бумаги почтой и курьерской доставкой. Это дорого и долго — далеко не всегда удается вписаться во временные рамки подписания, установленные законодательством. Компания хочет упростить задачу для кадровых отделов и снизить риски штрафов для компаний — именно поэтому в HRlink появился модуль для ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами, прокомментировал Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.

В декабре 2022 года модуль работает в тестовом режиме, но уже с начала 2023 года функциональность будет доступна клиентам HRlink бесплатно.

Возможность настраивать гибкие маршруты подписания документов

В сервисе кадрового электронного документооборота HRlink теперь можно настраивать гибкие маршруты подписания документов. Данный модуль позволит пользователям HRlink экономить до 80% времени на сложных многоэтапных согласованиях. Об этом компания-разработчик сообщила 8 сентября 2022 года.

Компании нередко сталкиваются с необходимостью согласовать или подписать кадровые документы в несколько этапов, к примеру, если их нужно утвердить руководителям на разных уровнях организации, прежде чем они приобретут юридическую силу. Такая сложная логистика документов часто встречается у крупного бизнеса численностью от 500 человек. Модуль HRlink позволяет последовательно подписывать документ несколькими сотрудниками с использованием разных видов электронной подписи.

На реализацию дополнительной функциональности HRlink ушло немногим более трех месяцев, еще три — на подготовку. Компания провела custdev для выяснения потребностей клиентов, изучила лучшие практики рынка.

Мы видели растущий спрос на гибкие маршруты согласований со стороны клиентов, преимущественно крупных компаний. Но прежде чем приступить к разработке модуля, мы провели множество исследований и протестировали несколько гипотез. Это позволило запустить действительно полезную клиентам функциональность без удорожания самого продукта, — сказал Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.

В результате появился модуль, который позволяет настроить шаблоны маршрутизации документов. Принцип работы модуля прост: кадровик создает шаблон маршрута с указанием нужных этапов и критериев, и документ начинает автоматически двигаться по цепочке от одного сотрудника к другому. На каждый новый этап он переходит только после подписания на предыдущем. Вручную ничего перемещать, контролировать и настраивать не нужно.

Среди плюсов модуля — возможность преднастроить тип подписи на каждом этапе согласования, а также простая и интуитивно понятная настройка шаблонов. Можно начать использовать модуль без предварительной подготовки.

Шаблоны — это возможность облегчить постоянно повторяющуюся работу HR-специалистов. Им не нужно раз за разом настраивать последовательность сотрудников, которые должны ознакомиться с документом, или предварительно согласовывать его в почте. Многоэтапное подписание можно завершить в считанные минуты. Итоговая экономия времени — до 80%, — добавил Дмитрий Махлин.

Доступность модуля отправки расчетных листков

На платформе кадрового электронного документооборота HRlink стал доступен модуль отправки расчетных листков. Теперь клиенты могут оформлять их онлайн, не разделяя ручной и автоматизированный труд. Об этом компания HRlink (Инновации в управлении кадрами) сообщила 16 июня 2022 года.

Согласно ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса, каждую выплату заработной платы работодатель обязан сопровождать расчетным листком, в котором указана информация обо всех начислениях и удержаниях. На июнь 2022 года это ресурсозатратная задача для многих компаний, особенно тех, где много линейного персонала. Им приходится комбинировать ручное и автоматическое оформление документов. Часть расчетных листков генерируется в «1С» и рассылается сотрудникам по электронной почте. Но не у всех работников есть доступ к email-почте. В таких случаях бухгалтерии приходится распечатывать расчетные листки и выдавать их на руки.

Такой подход, во-первых, отнимает время специалистов, которые вынуждены распечатывать документы, организовывать встречи с сотрудниками. Во-вторых, небезопасен: далеко не все почтовые сервисы обладают нужным уровнем конфиденциальности данных. Наконец, работодателю сложно проконтролировать, все ли расчетные листки получены сотрудниками, и доказать это в случае трудового спора или при проверке Государственной инспекцией труда (ГИТ).

Благодаря внедренному модулю HRlink бухгалтер может автоматически сформировать расчетные листки онлайн и отправить их на подписание сотрудникам прямо в сервисе. Достаточно указать время и необходимые параметры. Сотруднику же нужно только подтвердить получение документа со смартфона. Если он этого не сделает — система напомнит.

По законодательству работодателю может начисляться штраф не только если он не выдает, но и если задерживает расчетные листки. Наш сервис позволяет оформлять и подписывать документы точно в срок и строго соблюдать требования Трудового кодекса. При этом экономится время специалистов и команды, расходы на бумагу и печать документов, — сказал Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.

100 тысяч пользователей

С момента запуска в мае 2020 года к системе электронного кадрового документооборота (КЭДО) HRlink подключилось 100 тысяч пользователей. Это сотрудники более 160 компаний, в том числе крупнейших работодателей России. Об этом компания HRlink сообщила 1 февраля 2022 года.

HRlink, платформа безбумажного HR, позволяет вести кадровое делопроизводство в цифровом виде. Сотрудники могут оформлять и подписывать документы удаленно как с компьютера, так и со смартфона. Для этого используется электронная цифровая подпись или учетная запись Госуслуг ЕСИА. Сервис интегрирован с удостоверяющими центрами, которые выдают электронные подписи, и с порталом «Работа в России».

Спрос на КЭДО подстегнуло принятие законов, разрешающих подписывать только в электронном виде все кадровые документы, за исключением приказа на увольнение, журнала безопасности и акта о несчастных случаях на производстве. Для оформления взаимоотношений с удаленными сотрудниками в цифровом формате даже не требуется их письменное согласие, согласно №407-ФЗ. Достаточно уведомления.

Бизнесу было критически важно организовать взаимодействие с сотрудниками, особенно работающими удаленно, со строгим соблюдением нормативных требований. В частности, сроков оформления и подписания документов. Поэтому, как только исчезли законодательные барьеры для перевода кадрового делопроизводства в цифру, многие крупные компании со штатом более чем в тысячу сотрудников обратились к КЭДО. HRlink позволяет сократить время оформления и подписания документов на 70-80%. В 2021 году число наших клиентов увеличилось в 14 раз, а выручка — в 16, — сказал Дмитрий Махлин, директор по развитию платформы HRlink.

Помимо соблюдения требований законодательства, использование сервиса HRlink помогает компаниям снизить количество рутинных задач в работе HR-специалистов и сократить затраты на ведение документооборота в среднем в 2-4 раза. Кроме того, платформа постоянно развивается: добавляется новая функциональность, совершенствуется интерфейс. Так, с 2021 года клиентам HRlink доступен модуль приема сотрудников на работу, который автоматизирует процессы в промежутке между рекрутингом кандидатов и их трудоустройством.

С первого же дня работы над сервисом клиенты HRlink участвовали в развитии платформы. Благодаря тесному взаимодействию с HR и ИТ-службами крупных компаний мы могли понять, какие доработки необходимо сделать, и какую функциональность добавить. Мы не занимались заказной разработкой, но адаптировали продукт к пожеланиям пользователей. На мой взгляд, клиентоориентированность — основная причина быстро растущей популярности HRlink. Думаю, уже к концу года выручка компании увеличится минимум в 2-3 раза, а аудитория платформы превысит миллион пользователей, — добавил Дмитрий Махлин.

2021

Включение в Реестр отечественного ПО

Платформа кадрового электронного документооборота (КЭДО) HRlink включена в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных» Минкомсвязи России. Об этом разработчик сообщил 25 октября 2021 года. Включение HRlink в реестр доказывает, что сервис разработан на базе отечественных технологий, не имеет управления из-за рубежа, а его техподдержка и обслуживание осуществляются в России.

HRlink — это сервис, который помогает компаниям быстро, легитимно и безопасно перейти на электронный кадровый документооборот. В основе платформы — российские технологии и компоненты свободного ПО.

В системе можно подписывать все типы документов в сфере HR, включая взаимоотношения с самозанятыми и ИП: трудовой и ученический договоры, инструкции по технике безопасности, договор о материальной ответственности, заявление на отпуск и более 200 других. Для работы с документами сотрудникам выдается неквалифицированная электронная подпись, которая оформляется прямо в HRlink. Использование платформы позволяет сократить число рутинных операций в кадровом делопроизводстве, начать экономить на доставке и хранении документов, а также снизить риск потери важных бумаг.

Сервис разработан в ответ на меняющиеся нормативные стандарты: с начала 2020 года все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. С января 2021 года также действуют поправки к ТК РФ, по которым удаленные работники могут заверять трудовой договор и другие документы с помощью электронной подписи.

Кроме того, в апреле 2020 года подписан Федеральный закон № 122-ФЗ, который стартовал эксперимент по переходу бизнеса на электронный кадровый документооборот. На октябрь 2021 года в эксперименте участвует 375 российских компаний. Его результаты будут учитываться при внесении поправок в трудовое законодательство. Уже в ноябре пройдет второе чтение законопроекта «О внесении изменений в ТК РФ», который даст отечественному бизнесу возможность перейти на полностью безбумажный документооборот в сфере HR.

Платформа HRlink включена в «Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных» Минкомсвязи России под №245217. Решение о внесении продуктов в реестр принимается с учетом результатов его экспертизы на предмет соответствия критериям российского ПО. Сервис HRlink прошел проверку: он разработан на базе отечественных технологий, не имеет управления, обслуживания и техподдержки из-за рубежа. Включение платформы в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных дает возможность беспрепятственно использовать систему в госорганах и госкорпорациях страны.

Пандемия и самоизоляция лишь ускорили внедрение КЭДО в российском бизнесе. Компании, в том числе крупные госкорпорации, начали массово переходить на удаленный и гибридный режим работы. Подписывать бумажные документы с дистанционными сотрудниками оказалось слишком долго и дорого. Поэтому бизнес быстро принял идею вести кадровое делопроизводство в электронном виде. Уже на октябрь 2021 года многие компании подписывают в электронном виде до 80% документов в сфере HR. Следующий шаг — перевод в цифровой формат всех документов, связанных с работой, — отметил Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.

Модуль приема сотрудников на работу

Сервис кадрового электронного документооборота HRlink дополнен модулем приема сотрудников на работу. Об этом 21 октября 2021 года сообщили в компании HRlink. Он позволит компаниям автоматизировать обработку документов каждого кандидата. В итоге, по оценкам разработчиков, это в 4-5 раз сократит время на обмен необходимыми документами и внесение данных в кадровые учетные системы.

HRlink представляет собой сервис безбумажного кадрового документооборота. С его помощью можно перевести в электронный вид все типы документов, связанных с работой, включая взаимоотношения с самозанятыми. Для подписания сотрудники используют неквалифицированную цифровую подпись, которая генерируется прямо в приложении.

Модуль приема сотрудников расширит функциональность платформы HRlink. Он даст возможность полностью автоматизировать процесс трудоустройства и оформления кандидатов. Сейчас HR-специалисты вручную проверяют, регистрируют, собирают документы и вносят данные в системы кадрового учета. Это отнимает много времени и ресурсов, особенно в компаниях с высокой текучкой кадров: обработка документов каждого нового сотрудника и извлечение из них нужных сведений занимает до 50 минут.

В модуле приема сотрудников сервиса HRlink можно провести автоматическую проверку кандидата по налоговым и другим базам, сделать предложение о работе, ознакомить с локальными нормативными актами и подписать трудовой договор в электронном виде с помощью цифровой подписи. Кандидаты смогут загружать все документы удаленно и отслеживать, вся ли нужная информация предоставлена.

Инструменты распознавания позволят автоматически извлекать данные о новых сотрудниках из документов. Благодаря интеграции с сервисами по управлению кандидатами (Application Tracking System) и кадровыми учетными системами HR-специалисты смогут бесшовно загружать и передавать информацию в HRlink.

Решение обеспечит прозрачность и управляемость процесса трудоустройства сотрудников, сократит время подписания документов, а также уменьшит затраты бизнеса на ведение документооборота. В то же время, модуль приема сотрудников сделает удобнее трудоустройство удаленных работников — им не придется ездить в офис для заключения договора, подчеркнули в HRlink.

«Большинство ИТ-инструментов на рынке HR решает точечные задачи. Поэтому до сих пор есть процессы, не охваченные автоматизацией, например, в промежутке между рекрутингом кандидата и его трудоустройством. Мы пытаемся сделать их бесшовными и перевести в электронный вид. Так наши клиенты смогут централизованно управлять процессом взаимодействия с каждым сотрудником на всех этапах его работы», — рассказал Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.