Gate-Персонал

Сегодня многие предприятия используют автоматизированные системы для организации пропускного режима, ведения кадрового учета и учета времени, фактически отработанного сотрудниками. Перечисленные задачи находятся в зоне ответственности разных подразделений и, на первый взгляд, практически не связаны между собой. За обеспечение безопасности объекта, разграничение доступа, организацию пропускного режима, контроль вноса/выноса материальных ценностей отвечает служба безопасности. Учетом кадров и контролем трудовой дисциплины занимается отдел кадров. Функции расчета заработной платы с учетом времени, которое фактически отработали сотрудники предприятия, возложены на бухгалтерию.

В то же время более детальное рассмотрение указанных задач позволяет обнаружить взаимосвязь между ними. Так, все перечисленные подразделения используют один и тот же список сотрудников. Для разграничения прав доступа сотрудников к различным помещениям служба безопасности может использовать графики работы сотрудников и сведения об их принадлежности к определенным подразделениям, которые предоставляет отдел кадров. Бухгалтерия может производить корректировку времени, фактически отработанного сотрудниками, на основании данных об их перемещениях, которые предоставила служба безопасности.

Стандартным подходом при начальной автоматизации является установка на предприятии системы контроля и управления доступом (СКД) с собственным программным обеспечением, которое используется для решения задач службы безопасности. Для автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы применяются специализированные системы "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" или "1С:Управление производственным предприятием 8". При этом информационные системы между собой никак не связаны. Данные между подразделениями передаются на бумажных носителях или в виде отдельных файлов, которые требуют обработки вручную. Рано или поздно предприятие сталкивается с неэффективностью такого подхода, и руководству становится понятна потребность в интеграции существующих систем.

Одним из возможных вариантов интеграции информационных систем является организация обмена данными между ними. Наличие обмена позволяет передавать списки сотрудников, подразделений и должностей из информационной базы, например из программы "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" в систему СКД. В результате сокращается время, которое требуется для ввода в программу СКД необходимых данных, исчезает возможность появления ошибок при вводе информации.

В то же время, как показала практика, информация о сотруднике обычно передается в СКД при приеме на работу. Перевод сотрудника в другое подразделение, а также изменение его графика работы отражаются в программе СКД с помощью корректировки, которая выполняется, как правило, вручную. Кроме того, СКД не позволяет получить информацию о сотрудниках, которые находятся в командировке или болеют: эти сотрудники будут считаться только отсутствующими на работе. В большинстве программ СКД также отсутствует поддержка плавающих рабочих графиков, не предусмотрена возможность неоднократно изменять график работы сотрудника в течение отчетного периода.

Перечисленные факторы не позволяют правильно рассчитать в программе СКД время, фактически отработанное сотрудником. По данным СКД можно получить информацию только о фактическом присутствии сотрудника на территории предприятия.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Таким образом, интеграция систем на основе обмена данными обеспечивает незначительное снижение трудозатрат ответственных сотрудников, но не позволяет решить все имеющиеся проблемы. Экономический эффект от обмена данными небольшой. Совокупность указанных факторов обусловливает потребность в более высоком уровне интеграции информационных систем.

Для управления системой контроля доступа "Gate", расчета времени, фактически отработанного сотрудниками, а также для автоматизации работы бюро пропусков фирма "Ай-Ти Технологии XXI век" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург) предлагает прикладное решение "Gate-Персонал" на платформе "1С:Предприятие 8". Программный продукт предусматривает практически полную интеграцию СКД "Gate" с прикладными решениями "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8". Система поддерживает многофирменный учет. Одна информационная база "Gate-Персонал" может работать с несколькими информационными базами "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8". Решение "Gate-Персонал" также может использоваться в качестве самостоятельной информационной системы.

Пользователями прикладного решения являются служба безопасности, бухгалтерия и отдел кадров предприятия.

Служба безопасности

Служба безопасности использует систему "Gate-Персонал" для организации пропускного режима и разграничения прав допуска сотрудников и посетителей предприятия к различным помещениям. При этом управление "Gate", назначение допуска, выдача пропусков, оперативный контроль перемещений и мониторинг событий СКД выполняются напрямую в "Gate-Персонал" в режиме реального времени. Это позволяет полностью исключить потребность в отдельном операторе СКД. Реализована возможность контроля за въездом/выездом автотранспорта.

В системе предусмотрено хранение фотографий посетителей, а также отсканированных изображений их документов. Реализована возможность фотоверификации сотрудников и посетителей при проходе через точки фотоверификации.

Бухгалтерия предприятия

Бухгалтерия получает возможность вести расчет заработной платы на основании табелей учета рабочего времени, которые формируются автоматически непосредственно в "1С:Зарплата и Управление персоналом 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8" на основании данных СКД "Gate".

Гибкие настройки позволяют организовать необходимую систему правил для автоматического расчета фактически отработанного времени в пользовательском режиме. При расчете фактически отработанного времени можно использовать несколько стратегий расчета – "первый вход/последний выход", "каждый вход/выход" и т.д.

В решении предусмотрено формирование табеля с учетом изменения графика работы сотрудника в течение отчетного периода, с учетом местных командировок, с учетом переработок, а также с учетом работы в вечернее и ночное время. В состав некоторых предприятий входят территориально-распределенные объекты. Для данной ситуации система обеспечивает формирование единого табеля учета рабочего времени вне зависимости от количества объектов, по которым перемещался сотрудник в течение отчетного периода.

Отдел кадров

Отчеты решения "Gate-Персонал" позволяют отделу кадров анализировать опоздания и ранние уходы с работы сотрудников за произвольный период времени, контролировать отгулы и местные командировки. Предусмотрен также анализ переработок и распределения отработанного времени с учетом вечерних и ночных часов.

В настоящее время решение "Gate-Персонал" успешно эксплуатируется в государственной корпорации "Олимп­строй" (г. Сочи), ООО "Стройформат" (г. Санкт-Петербург), ЗАО "Ленпромтранспроект" (г. Санкт-Петербург), бизнес-центре "Онегин Плаза" (г. Екатеринбург) и т.д.

Как показала практика, оперативный контроль трудовой дисциплины позволяет на 20–30% снизить количество опозданий и ранних уходов сотрудников. Кроме того, при автоматическом формировании табеля учета рабочего времени существенно сокращаются затраты времени на расчет заработной платы и упрощается процедура расчета.

Прикладное решение "Gate-Персонал" получило от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие".