Digital Design: Электронная библиотека

Электронная библиотека – это информационная система на платформе DocsVision. Она предназначена для сбора, обработки и удобного использования материалов ОКР и НИОКР, аудио- и видео-записей совещаний и презентаций, обучающих материалов и презентаций, статистических отчетов, технической и проектной документации

Решение «Электронная библиотека» автоматизирует следующие функции, выполняемые библиотекарем при работе с документами:

• Сбор документов: документы могут быть внесены в библиотеку не только вручную, но и автоматически, если они существуют в электронном виде в информационных системах. В частности, возможна тесная интеграция Электронной библиотеки с системой документооборота, файловыми хранилищами и т.д.;

• Аттрибутизация и классификация документа: при загрузке документа в систему, его свойства могут заполняться частично автоматически на основе правил, устанавливаемых администратором системы. Так могут быть заполнены свойства «Автор документа», «Дата создания», «Тема документа» и т.д.;

• Рубрикация: при загрузке документа в систему может производиться его отнесение к одной или нескольким рубрикам рубрикатора библиотеки оператором библиотеки, либо автоматически на основании сведений об источнике документа;

• Логическое связывание документов: Электронная библиотека позволяет настраивать правила, по которым устанавливаются логические связи между документами. Таким образом могут быть связаны, например, гос. контракт, приказ и отчет по проекта. Связывание документов друг с другом облегчает поиск информации.

Используя Электронную библиотеку, пользователь может без привлечения библиотекаря или архивариуса найти необходимые ему материалы, в соответствии со своими правами доступа.

Поиск может происходить посредством упрощенных форм (для всех сотрудников, в том числе, не являющихся продвинутыми пользователями), полнотекстовым поиском, атрибутивным поиском, поиском с использованием логических выражений. При необходимости Электронная библиотека интегрируется в КИС организации.

Функционал

• Создание и первоначальное наполнение структурированного хранилища данных и документов;

• Создание единого интерфейса доступа к различным хранилищам данных и документов, находящихся в файловых хранилищах, базах данных, информационных системах, бумажных и других носителях;

• Учет создаваемых в ходе ОКР и НИОКР документов (аннотационных отчетов, научно-технических отчетов, технической документации и других материалов);

• Регламентация и автоматизация процесса учета материалов ОКР и НИОКР;

• Создание инструмента для оценки качества представляемых отчетных материалов ОКР и НИОКР;

• Создание механизмов доступа, поиска и просмотра различных материалов, включая: обучающие материалы, нормативно-справочную документацию, презентации, медиа-материалы, видео-записи совещаний.

Преимущества

• Обеспечение формализованного и точного учета материалов за счет создания единого хранилища данных: исключается возможность потери материалов, ограничивается доступ к материалам в зависимости от роли и прав сотрудника;

• Повышение эффективности использования накопленной интеллектуальной собственности за счет возможности обращения к материалам и повторного использования полученных результатов;

• Минимизация возникновения дублирующих работ за счет выявления схожих постановок задач в Технических заданиях на ОКР и НИОКР.