X5 Retail Group (E-invoicing ЭДО)

2021: Первый этап проекта по автоматизации процессов оформления грузоперевозок

Компания «СберКорус» (входит в экосистему Сбера) завершила первый этап проекта по автоматизации процессов оформления грузоперевозок в X5 Retail Group: теперь российская розничная компания может обмениваться со своими контрагентами электронными транспортными накладными (ЭТрН) с использованием электронной подписи. Об этом 29 апреля 2021 года сообщили в «СберКорусе».

Х5 Retail Group ежедневно доставляет грузы во всех регионах присутствия своих распределительных центров: в Центральном, Северо-Западном, Уральском, Приволжском и других федеральных округах. Для обеспечения товарами более 17 тысяч магазинов практически по всей стране грузовой транспорт компании ежегодно совершает более 2,5 млн рейсов.

«При бумажном документообороте на одну грузоперевозку приходилось в среднем четыре экземпляра транспортных накладных, в месяц нам приходилось обрабатывать не менее 900 тыс. таких документов, — рассказал финансовый директор X5 Logistic Андрей Ануфриев. — Нередко мы сталкивались с потерей или порчей документов при транспортировке или возвращении оригиналов, некорректным оформлением. Процесс подготовки документов для налоговых проверок также не отвечал нашим стандартам эффективности бизнес-процессов и повышал риски при признании расходов».

Перед проектной командой «СберКоруса» была поставлена задача исключить возможность потери или порчи документов, ускорить процесс получения скорректированных документов от контрагентов, а также гарантировать быструю подготовку документов к налоговым проверкам. Автоматизация процессов оформления грузоперевозок должна была поставить под контроль всю цепочку доставки и подписания транспортных документов и оптимизировать временные и финансовые затраты Х5 Retail Group на каждом этапе работы с ними.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.5 т

Экспертами СберКоруса был проведен полный аудит бизнес-процессов клиента, определены цепочки участников проекта, объем дополнительных требований и доработок. Перед запуском проекта в промышленное производство цифровой документооборот прошел все необходимые этапы тестирования.

Подписание документов электронной подписью существенно сократило время простоя транспорта на месте приемки и отгрузки товара. Если ранее на обработку четырех экземпляров транспортной накладной в среднем уходило 10 минут, то теперь аналогичный процесс в смартфоне занимает не более одной минуты — при этом проверка документов производится автоматически. Подписанная ЭТрН становится доступной в качестве первичного учетного документа всем сторонам перевозки сразу же после ее подписания, что в три раза увеличивает оборачиваемость окон отгрузки и приемки. Исключаются связанные с ручным вводом данных риски неправильного или разноформатного заполнения транспортной накладной, а также риски утери документов или их несвоевременной подачи в отчётные органы. Еще одним преимуществом автоматизации процесса оформления грузоперевозки для Х5 Retail Group стала возможность сократить количество операторов для оформления ТрН, рассказали в компании.

X5 Retail Group планирует дальше развивать и масштабировать проект по цифровому оформлению других документов в грузоперевозках.

«Мы давно ожидали изменений в правилах перевозки грузов автомобильным транспортом и рады, что с 1 января 2021 года цифровые перевозочные документы приобрели официальный статус. Пример Х5 Retail Group показывает, что эти изменения открывают новые возможности для российского логистического рынка. Несмотря на то, что обязательным использование электронных документов станет только с 2022 года, мы рекомендуем участникам отрасли уже выбирать операторов электронного документооборота и, следуя опыту лидеров рынка, начинать внедрение электронных транспортных накладных», — прокомментировал руководитель компании СберКорус Сергей Машурин.

Сервис СберКоруса применим для автоматизации процессов оформления грузоперевозок любых категорий. Помимо ЭТрН, в нем доступны к передаче такие документы, как заявка на транспортно-экспедиционные услуги с возможностью ее корректировки и мониторинга на каждом этапе, поручение экспедитору и экспедиторская расписка, электронный реестр рейсов и электронный УПД за транспортные услуги.