Лео Телеком (1С:Документооборот 8 КОРП)

2020: Внедрение 1С:Документооборот 8 КОРП

Работа Лео Телеком в первые годы существования не требовала от делопроизводства больших усилий. В какой-то момент стало понятно, что подписание документов занимает большое количество времени и требует от сотрудников знания путей движения для каждого документа.

При анализе различных систем документооборота сотрудники ООО "WeJET" провели первичное обследование имеющихся учётных и управленческих систем АО "Лео Телеком" и предложили несколько вариантов систем, присутствующих на рынке. Как основной кандидат была предложена система 1С:Документооборот, которая в базовой комплектации полностью соответствовала нашим требованиями и могла быть интегрирована с остальными системами 1С, используемыми в АО "Лео Телеком".

Основные цели внедрения:

• Ускорение процесса согласования
• Исключение потерь сканированных копий документов
• Получение возможности сравнения подписанных и согласованных версий документов (контроль версий)
• Исключение ошибок при движении по маршруту согласования
• Исключение большей части ошибок из-за невнимательности

В рамках внедрения процессов работы были разбиты на несколько этапов:

• Развёртывание системы и тестовой базы данных (БД) 1С:Документооборот на сервере ООО "Ай-Ти Джет";
• Перенос первичных данных о структуре предприятия АО "Лео Телеком", списка сотрудников, данных организаций;
• Формирование НСИ в соответствии с требованиями ТЗ;
• Формирование комплексного процесса согласования;
• Формирование условий маршрутизации согласования в соответствии с ТЗ;
• Тестирование работы пользователей с системой в рамках тестового сервера разработки ООО "Ай-Ти Джет";
• Передача оттестированной программы для размещения в собственной локальной сети организации;
• Интеграция 1С:Документооборот с информационными системами регламентированного бухгалтерского и управленческого учёта предприятия.

После выполнения работ со стороны ООО "Ай-Ти Джет" все поставленные в ТЗ задачи были выполнены:

• В системе реализован механизм контроля версий документов и прикрепленных файлов;
• Созданы необходимые виды внутренних, входящих и исходящих документов;
• Для документов настроены маршруты согласования на основании триггеров (условий маршрутизации), указанных в ТЗ;
• Настроена система ведения номенклатуры дел, нумерация документов и сроки их хранения;
• Обеспечена возможность постановки задач сотрудникам через систему и контроль исполнения по срокам и очерёдности;
• Реализован автоматизированный учёт ведения договоров с клиентами и поставщиками;
• Документы ведутся в едином формате по заранее определённым шаблонам заполнения;
• Настроенная номенклатура дел и зоны хранения обеспечивают быстрый поиск документов как в электронной, так и в физической форме;
• Ведётся учёт передачи и возврата оригиналов документов, как внутри организации, так и контрагентам.