Заказчики: ДТЭК Подрядчики: WebSoft (ВебСофт Девелопмент) Продукт: Websoft HCM (ранее WebTutor)Дата проекта: 2009/09 — 2010/01
|
Технология: Корпоративные порталы
Технология: Системы дистанционного обучения
|
1. Описание компании
1.1. Отрасли, в которых работает компания
ДТЭК представляет собой вертикальную интеграцию предприятий, создающих эффективную производственную цепочку от добычи угля до генерации и дистрибуции электроэнергии. Взаимовыгодное сотрудничество угледобывающих и генерирующих предприятий, внедрение передовых технологий, профессиональный менеджмент, взвешенная социальная политика позволяют ДТЭК сохранять лидирующие позиции на топливно-энергетическом рынке Украины.
1.2. Территориальная распределенность
Предприятия ДТЭК расположены в Донецкой, Днепропетровской, Луганской и Запорожской областях.
1.3. Численность персонала
Около 52 000 сотрудников.
1.4. Категории персонала, являющиеся пользователями системы
Все сотрудники корпоративного центра и предприятий, находящихся в Донецке. Некоторые сотрудники предприятий, находящихся в регионах. В будущем также все сотрудники предприятий, стажеры, студенты, проходящие практику.Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется
2. Поставленные задачи
2.1. Для реализации каких требований бизнеса внедрялась система:
Стратегия роста и инноваций, выбранная ДТЭК, требует профессиональных и инициативных людей, готовых учиться и расти вместе с компанией. Выбирая между двумя вариантами: привлечением сотрудников с внешнего рынка или воспитанием собственных талантов, компания остановилась на втором. ДТЭК делает ставку на своих сотрудников, которые уже проработали определенное время в ДТЭК, знают бизнес изнутри и обладают достаточным уровнем технических и функциональных компетенций. Перед компанией возникают задачи поиска, развития и удержания лучших своих сотрудников. Внедрение системы управления обучением призвано было помочь в решении данных задач.
2.2. Какие бизнес-процессы должны были быть автоматизированы
- Учет внутреннего и внешнего обучения всех форм и видов.
- Менеджмент учебных ресурсов: залы, оборудование, тренера.
- Сбор и анализ потребностей в обучении.
- Сбор заявок на прохождение учебных программ.
- Создание индивидуальных планов обучения и развития для каждого сотрудника.
- Сбор и анализ отзывов и оценок по учебным мероприятиям, электронном обучении.
- Постановка целей, оценка результативности и компетенций.
- Поддержка программы наставничества.
- Поддержка внутренних программ mini-MBA: "Энергия знаний" и "Энергия лидера".
- Управление кадровым резервом.
2.3. Каковы были критерии успешности внедрения на этапе планирования
- Создание портала Академии ДТЭК и предоставление доступа к нему всем сотрудникам корпоративного центра и управленческих подразделений предприятий.
- Проведение ежегодной оценки результативности и компетенций на портале. Перенос в систему данных оценки за прошлые годы.
- Включение дистанционной формы обучения в индивидуальные планы развития сотрудников.
- Создание системы учета учебной активности. Формирование единой базы данных о пройденном обучении за прошлые годы.
- Уменьшение временных затрат на рутинные операции: сбор и обработку заявок, рассылку уведомлений, создание отчетов.
- Управление программой наставничества за счет внедрения инструментов планирования встреч и получения обратной связи.
- Формирование персональных профилей каждого сотрудника, включающих информацию об очном и электронном обучении, тестировании, оценке результативности и компетенций.
- Создание рабочих зон для групповой работы участников программ "Энергия знаний" и "Энергия лидера".
- Перенос в систему информации о центрах развития, кадровом резерве, ключевых должностях и преемниках. Настроенный процесс управления кадровым резервом в системе.
2.4. Как формировался план проекта
Руководством компании была выдвинута стратегическая инициатива в области управления персоналом – обеспечить собственным персоналом не менее 80% вакансий высшего и среднего менеджмента . Инициатива была каскадирована в ряд задач, часть из которых была поставлена перед департаментом по развитию персонала. Были найдены методы их решения.
Задача Метод решения
Повысить средний уровень развития компетенций. Новые методы обучения и развития. Введение дистанционного и смешанного обучения.
Отобрать работников с наибольшим потенциалом. Ежегодная оценка результатов деятельности и компетенций. Центры развития.
Обеспечить карьерный рост в компании. Формирование кадрового резерва и управление им.
Поддерживать уровень лояльности на высоком уровне. Трансляция корпоративной культуры и ценностей.
Было принято решение о внедрении программного комплекса, который позволил бы решить поставленные задачи с максимальной эффективностью. Были обозначены временные сроки и составлен план проекта. Позже была сформирована рабочая группа.
3. Параметры проекта
3.1. Сроки реализации и основные этапы проекта
- Определение ключевых ролей и формирование проектной команды Сентябрь 2009.
- Формирование списка требований к системе.
- Предварительный отбор вендоров.
- Формирование шорт-листа вендоров. Проведение презентаций. Определение победителя – компании WebSoft.
- Создание тех-задания на внедрение.
- Установка и интеграция системы.
- Создание дизайна, настройка, адаптация, перенос данных за прошлые годы, наполнение контентом.
- Запуск. Январь 2010.
В настоящее время постоянно ведется работа над развитием и усовершенствованием системы: улучшением функциональности существующих сервисов и запуск новых, автоматизация процессов, улучшение дизайна и эргономики.
3.2. Команда проекта со стороны заказчика
L&D
- Заместитель директора по персоналу
- Руководитель департамента по развитию персонала.
- Начальник отдела дистанционного обучения.
- Главный специалист по дистанционному обучению.
ИТ
- Руководитель ИТ-департамента.
- ИТ-специалисты различной специализации.
Безопасность
- Менеджер по защите информации.
Бизнес
- Представитель энергетического бизнеса.
- Представитель угольного бизнеса.
3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта
В данное время в компании идет процесс внедрения ERP системы SAP. Он рассчитан на несколько лет. В течении этого времени процессы администрирования персонала будут постепенно переноситься из локальных систем в SAP. Также проходит миграция внутреннего корпоративного портала на другую программную платформу. В связи с этим приходится постоянно дорабатывать механизмы интеграции, отслеживать и исправлять возникающие ошибки вручную.
3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным
Соответствовали.
3.5. Какие ограничения ИТ- инфраструктуры сказались на проекте
Сегментированность и автономность ИТ-инфраструктуры различных предприятий: сетей, систем учета и авторизации.
4. Развитие проекта
4.1. Планы развития
- Создание системы аттестации.
- Автоматизация новых способов оценки.
- Создание и внедрение программ смешанного обучения.
- Создание системы управления знаниями.
- Полный охват предприятий в рамках процесса интеграции HR-процессов.
4.2. Наполнение контентом
На момент запуска в системе находилось 9 электронных курсов: 8 коробочных, компании WebSoft и один курс, созданный внутренней командой разработчиков. Курсы WebSoft были помещены в новый плеер, который используется для всех учебных материалов ДТЭК.
До конца 2010 года, количество курсов достигнет 15-ти.
В данное время для внутренней разработки и сборки используются 2 инструмента:
- Web Soft Courselab в качестве универсального средства разработки,
- Adobe Captivate для создания симуляций и видеоуроков по работе в программных приложениях.
В курсах используются фотографии с предприятий ДТЭК, а также иллюстрации, рисунки и 3d модели, созданные сотрудниками отдела. В будущем планируется снимать учебные видеоролики. Мультимедийные интерактивные элементы создаются в AdobeFlash. Существует ряд собственных технологических разработок.
Большое внимание уделяется качеству визуальной и информационной составляющей.
4.3. Команда для поддержки и развития системы
Отдел дистанционного обучения:
- начальник отдела
- разработчик курсов
- администратор системы
Задачи: разработка учебных материалов, автоматизация процессов, администрирование и развитие портала Академии ДТЭК.
Каждый сотрудник отдела имеет определенную специализацию, однако обладает знаниями и в смежных областях. С уходом одного из членов команды в отпуск или на больничный, работа по запланированным проектам не прекращается.
Ведением базы данных в системе WebTutor занимается более 10 сотрудников департамента по развитию персонала. Введена ролевая система, которая позволяет разграничить права доступа к различным данным: учебным мероприятиям, кадровому резерву, ежегодной оценке.
5. Результаты проекта
5.1. Достигнутые результаты
Создан портал Академии ДТЭК, который:
- информирует об учебных мероприятиях, достижениях Академии,
- упрощает доступ к обучению за счет удобного механизма подачи заявок на обучения, а также внедрения дистанционной электронной формы,
- предоставляет персональную учебную информацию для обычных сотрудников и данные об обучении подчиненных для руководителей,
- обеспечивает возможность прохождения ежегодной оценки результативность и компетенций.
Проведена автоматизация основных процессов департамента по развитию персонала в ходе которой:
- проведен пересмотр и оптимизация внутренних процессов,
- налажен учет информации о пройденном обучении,
- создана единая база данных, хранящая информацию обо всей учебной и развивающей деятельности в компании с момента ее создания.
Проведена ежегодная оценка деятельности.
Налажена внутренняя разработка учебных материалов.
5.2. Экономическая эффективность
- Электронная дистанционная форма обучения не требует иных затрат, кроме расходов на персонал (сотрудников отдела дистанционного обучения).
- Некоторые запросы на обучение, например, тайм-менеджменту или продуктам Microsoft Office, для которых ранее организовывалось внешнее обучение, теперь удовлетворяются при помощи электронных курсов.
- Экономится время менеджеров по развитию, которое ранее тратилось на создание отчетов и выполнение рутинной работы.
5.3. Наиболее значимые результаты
- Портал Академии ДТЭК стал одним из наиболее полезных и интересных внутренних информационных ресурсов.
- Дистанционная форма обучения органично дополнила существующую систему развития персонала в компании.
- Высокий уровень качества разработки внутренних курсов подтвержден победой в конкурсе, проводимом компанией WebSoft.
5.4. Реакция сотрудников компании на внедрение системы
Появление портала Академии ДТЭК и введение новой дистанционной формы обучения было воспринято в компании положительно. Несмотря на то, что прохождение дистанционных курсов является необязательным, практически все работники добавили один или более курсов в свои индивидуальные планы развития.
5.5. Обратная связь от руководителей компании по итогам внедрения системы