«Батыр» перевела документооборот на ЭДО «СКБ Контур»

26 января 2017 года компания «СКБ Контур» объявила о переходе на систему электронного документооборота Торговой сети «Батыр».

Торговая сеть «Батыр» (2016)

Задачи проекта

До EDI в компании действовала система автозаказа. За каждым поставщиком в сети закреплен менеджер, который контролирует заказы и при необходимости может редактировать их.

Менеджер отправлял заказ на e-mail поставщика, далее следовал звонок или переписка сторон, чтобы уточнить заказ, поставщик отгружал товар, сопровождая поставку бумажными документами, по которым сеть принимала товар. Если расхождений не было, сеть подписывала документ, если были – составляла акт расхождений. Затем стороны искали причины расхождений и устраняли их.

Ход проекта

В марте 2015 года «Батыр» провел тендер, в котором участвовали ведущие EDI-провайдеры. Сеть анализировала тендерную документацию, число и состав подключенных к тому или иному провайдеру поставщиков, проводила встречи и в результате выбрала СКБ Контур. В течение мая 2015 года «Батыр» и «СКБ Контур» сформировали проектную команду, проанализировали действующую схему заказа, разработали устав проекта и продумали техническую реализацию.

«Батыр» использует товароучетную систему RunRetail. Чтобы напрямую обмениваться с поставщиками EDI-сообщениями, сеть воспользовалась специальным интеграционным модулем. Так как он разработан именно для данной системы, не потребовалось кардинально менять бизнес-процессы. На то, чтобы установить и настроить модуль ушло три недели.

Итог проекта

В результате сеть получила цепочку из четырех типовых EDI-сообщений: ORDERS (заказ) – ORDRSP (подтверждение заказа) – DESADV (уведомление об отгрузке) – RECADV (уведомление о приемке). Интеграционное решение дает возможность впоследствии расширить ее за счет юридически значимых документов, которые нужно подписывать сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП). Тогда «Батыр» сможет обмениваться с поставщиками закрывающими документами, необходимыми для бухгалтерского и налогового учета.

После внедрения интеграционного модуля настал черед подключать первых поставщиков. На первом этапе в нем участвовали двое поставщиков. Затем, чтобы быстрее получить репрезентативные результаты, число пилотных поставщиков увеличилось до 10. Тестовый период прошел успешно и не выявил серьезных препятствий и ошибок между сторонами при электронном заказе. Поэтому по результатам проектная команда приняла решение о массовом подключении поставщиков к системе EDI.Контур.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 56.4 т

В это же время сеть работала со своими сотрудниками, которым предстояло познакомиться с новым сервисом: наставники разъясняли суть процесса, обучали и показывали, что изменится в их работе.

В период пилотного проекта сеть доработала документы, которые регламентируют взаимоотношения с поставщиками, под новые условия. В частности, добавила в типовой договор поставки положения о работе через EDI и разработала дополнительное соглашение, которое регулирует обмен EDI-сообщениями.

Большая часть поставщиков «Батыра» впервые столкнулась с системой электронного заказа. Понадобилась большая и кропотливая работа проектной команды, чтобы рассказать и объяснить, что такое EDI, в чем преимущества такой формы заказа и что для этого понадобится конкретно от каждого сотрудника. Обучение проходило в разных форматах: семинары, вебинары, индивидуальные совещания.

«Объем бумажных документов увеличивался, сверка документов занимала все больше времени, приемка проводилась медленно. В определенный момент мы поняли, что остро нуждаемся в дополнительном инструменте, с помощью которого можно управлять отношениями с поставщиками, совершенствовать работу с заказами, упростить приемку и сверку первички. EDI – как раз такой инструмент. Это принесло плоды. Сегодня подавляющая часть поставщиков работают с нами через EDI. Неохваченным остался очень небольшой процент, в который вошли мелкие поставщики, либо поставщики с биржевой ценой на продукцию. Теперь нам не терпится перевести в электронный вид бухгалтерские документы. Мы рассчитываем, что это и нам, и поставщикам существенно сэкономит операционные затраты, ускорит наш документооборот и избавит нас от расхождений и ошибок». Евгений Пинемасов, представитель торговой сети