Банк «Открытие» автоматизировал процессы планирования бюджета и закупок

6 декабря 2018 года «АйТи Капитал» сообщил об автоматизации процессов планирования бюджета и закупок в Банке «Открытие» при помощи продуктов «1С:Предприятие 8.0».

Особенностью данного проекта стало объединение автоматизации и методологии управленческого учета для нескольких юридических лиц, входящих в организационную структуру банка. Срок запуска внедряемой системы в эксплуатацию за 4 месяца.

Основная задача проекта – оптимизация бизнес-процессов и сокращение трудозатрат на регистрацию и согласование документов по операциям управленческого учета и закупочной деятельности банка.

В предложенной системе управление расходами является единым процессом. На каждом этапе согласования хозяйственной операции ответственному лицу доступна вся информация по обязательствам - сроки, плановая дата поставки, суммы, бюджетное распределение, протоколы тендерных решений, закупочная документация, листы согласования, графики оплат и многое другое. Реализация единого процесса в рамках автоматизированной системы существенно сокращает время принятия решения при согласовании, что в свою очередь значительно ускоряет ключевые бизнес-процессы банка.

В ходе проекта были автоматизированы следующие процессы:

• Бюджетное планирование (от первичной потребности, по действующим обязательствам, от достигнутого, расчет плановой амортизации и НДС);
• Автоматическое формирование различных версий плановой сметы расходов на предстоящий бюджетный период;
• Автоматизированные процедуры лотирования первичных потребностей для последующего формирования плана закупок;
• Автоматическое формирование плана-закупок в произвольном формате и в формате, регламентируемом 223-ФЗ;
• Контрольные и регламентные банковские процедуры;
• Интеграция с АБС системой банка (ЦФТ);
• Интеграция с CRM системой банка (Siebel Collection).

Данная система построена на программном продукте «1С:Учет и Управление деятельностью банка» на платформе «1С:Предприятие 8».Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга 2 т

Автоматизировано 600 рабочих мест в головном офисе и всей филиальной сети банка.

Функциональность системы позволяет автоматизировать сквозной поток расходов с момента возникновения плановой первичной потребности до заключения договора и оприходования товаров работ услуг.

Результаты реализации проекта:

• на 20% оптимизированы трудозатраты за счет внедрения централизованного решения в двух операционных центрах и головном офисе банка;
• ежедневные операции осуществляют порядка 600 сотрудников;
• система позволяет поддерживать процесс управления расходами в круглосуточном режиме;
• существенно оптимизированы сроки прохождения документов;
• организовано оперативное оформление и согласование десятков тысяч заявок на включение в бюджет по каждой из которых настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых в свою очередь участвуют «экспертные» подразделения банка;
• сокращены трудозатраты финансового департамента на обработку заявок на включение в бюджет, основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по потребляющим подразделениям банка. Механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов сотнями пользователей. Система маршрутизации не позволяет пользователю сделать неверные действия в системе, контролирует корректность заполнения полей, выполняет только необходимые на данном этапе записи в учетные регистры.

Ближайший этап проекта – запуск подсистемы Бюджетного контроля и Исполнения плана закупок. Это позволит обеспечить контроль целевого использования денежных средств во всех подразделениях банка, а также существенно сократит трудозатраты на подготовку закупочной документации и взаимодействие с электронными торговыми площадками.