Электронный архив "Этлас" внедрен в Администрации Рыбинского муниципального района

2020: Внедрение электронного архива

В рамках программы автоматизации Ярославской области Администрация Рыбинского Муниципального района провела конкурс на поставку системы электронного архива документов. Об этом Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил 20 января 2021 года.

Система должна была удовлетворять целому ряду функциональных требований:

• Обеспечивать соблюдение политики единого хранилища электронных документов;
• Обеспечивать ведение организационной структуры;
• Поддерживать разграничения прав доступа к документам организации в зависимости от полномочий пользователя;
• Наличие готового функционала для просмотра истории работы с документом всеми пользователями Системы;
• Наличие механизма централизованного запрета на удаление документов пользователями из системы;
• Возможность быстрого поиска необходимой информации (полнотекстовый и атрибутивный поиск с возможностью использования операторов поиска);
• Поддержка любых справочников с возможностью добавления новых (без программирования);
• Поддержку настраиваемых автоматических нумераторов для регистрации документов;
• Поддержка автоматического именования документов при регистрации;
• Поддержка автоматического структурирования документов при регистрации;
• Поддержка автоматического размещения документов при регистрации;
• Ведение номенклатуры дел;
• Наличие готового функционала для организации связей между документами;
• Организация коллективной работы с документами (просмотр разных версий одного документа, запрет на одновременное редактирование документа несколькими пользователями);
• Возможность подготовки и оформления документов на основе шаблонов с заполнением заранее определенных атрибутов;
• Поддержка версионности документов;
• Наличие экспорта документа/папки из Системы и импорта документа/папку в Систему;
• Поддержка приложений MS Office, OpenOffice, LibraOffice;
• Наличие ввода документов в систему путем сканирования и автоматической привязкой документа к регистрационной карточке;
• Возможность ввода документов в Систему с различных источников (сканеры, папки файловых систем, электронная почта);
• Поддержка размещения документов по местам хранения, как в автоматическом, так и ручном режиме;
• Возможность пользователю настраивать свою иерархию папок с документами;
• Возможность создавать универсальные папки фильтры, которым можно сопоставлять сохраненные условия поиска и получать актуальные выборки;
• Возможность формирования списка результатов поиска с выгрузкой списка найденных документов в MS Excel и последующей печати.

В ходе ознакомления с системой электронного архива Этлас, специалисты администрации получили доступ к полнофункциональной демо-версии, и в течение месяца смогли самостоятельно убедиться в том, что данный продукт полностью удовлетворяет требованиям.

В результате проведения работ в соответствии с техническим заданием по настройке и внедрению системы администрация перешла на качественно иной уровень хранения информации и доступа к ней за счет получения надежного и структурно понятного архива документов, с гибкой подсистемой поиска.