DocsVision SaaS Docloud.ru 4easycm.com

С середины апреля 2012 г. систему электронного документооборота (СЭД) DocsVision конечные заказчики из двух стран смогут арендовать с серверов Softline. Сейчас запущены два сайта, один из которых (docloud.ru) предназначен для российских клиентов, а второй (4easycm.com) - для зарубежных. Первоначально по схемеSaaS можно будет купить базовый функционал (согласование и хранение документов, создание их шаблонов), примерно соответствующий подписке team у западных вендоров, говорят в разработчике.

При покупке на один месяц лицензия на каждого из пользователей иностранцам обойдется в 10 евро. Для россиян стоимость ниже: в зависимости от размера организации аналогичная оплата за квартал составит от 290 руб. (покупка лицензий на 51-100 пользователей) до 495 руб. (1-10). Купив лицензии на более долгий период можно сэкономить.

Более «тяжелые» аналоги подписки organization и enterprise должны появиться позже, и стоить они будут уже дороже.

Проблема организации документооборота актуальна для компании любого масштаба. Однако представленные на рынке решения преимущественно рассчитаны на крупный и средний бизнес и не могут помочь СМБ. Небольшим предприятиям нужны "легкие", простые и недорогие СЭД. Впору обратиться к "облакам".Цифровизация ТЭК: тренды, перспективы, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 15 т

Реализация совместной работы с документами для малого бизнеса является такой же важной задачей, как и для среднего и крупного. Часто она осложняется тем, что часть сотрудников подобных компаний (например, бухгалтер) находятся "на удаленке", и в офисе рабочих мест у них нет. Бывает, что и офиса как такового не существует, и все сотрудники работают из дома. При этом очевидно, что превалирующие на рынке большие системы с недешевым внедрением не подходят для СМБ — руководителю маленького предприятия нет смысла платить за лишний функционал, нет своей площадки с мощным сервером и администраторов, готовых такую СЭД настраивать и поддерживать.

СМБ приходилось довольствоваться работой с документами с помощью обычных офисных редакторов и электронной почты. Однако пересылка, совместная разработка и согласование документов таким образом не только не помогают решить основные задачи малого бизнеса, но и значительно усложняют их. У руководителя нет четкого понимания, где и в каком состоянии находится нужная редакция документа, когда и какие правки в нее были внесены. Все это порождает хаос и заставляет тратить лишнее время на упорядочивание и контроль.

Благодаря развитию облачных сервисов на российском рынке начали появляться системы, предназначенные для решения проблемы организации совместной работы с документами именно для небольших предприятий. Одним из таких решений является облачная система электронного документооборота Docloud.

Как "облака" меняют СЭД

Облачные технологии (англ. cloud computing, также используется термин "облачные вычисления") — технология обработки данных, при которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как сервис, доступный через интернет. Пользователь имеет доступ к собственным данными и при этом не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно программном обеспечении, с которым он работает.

Применительно к СЭД это означает, что для использования системы не нужно закупать дорогостоящее оборудование, проводить внедрение и отправлять сотрудников на обучение. Для доступа ко всем возможностям и функциям сервиса достаточно регистрации на сайте. Пользователь платит только за тот объем ресурсов, который ему нужен, и может зайти в систему с компьютера, планшета или смартфона в любой момент, где бы он ни находился.

Что умеет облачная СЭД

Рассмотрим основные функциональные особенности системы.

Начнем с того, что система позволяет хранить и систематизировать любые документы по видам или направлениям. Для этого необходимо лишь перенести эти их с ПК или со сканера в систему и, при необходимости, добавить комментарии или указать дополнительные метаданные. Стоит отметить, что вложенные файлы основных текстовых форматов (TXT, RTF, DOC) можно просматривать прямо из системы, не скачивая на устройство и не имея ПО, необходимого для просмотра файлов такого типа. Например, со смартфона, на котором не установлены программ для работы с файлами, можно просматривать файлы word и excel. Это значительно упрощает работу с планшетов и мобильных устройств.

Также руководитель может быстро и легко настроить параметры доступа, определив, какие сотрудники могут видеть или редактировать определенные документы.

Для упрощения работы с типовыми документами в системе предусмотрено создание шаблонов. С их помощью можно значительно облегчить процесс создания и наполнения таких часто востребованных документов, как "счет-фактура" или "акт".

Важной функцией организации документооборота является согласование и утверждение документа, поэтому ее реализация должна быть понятной и простой. В Docloud документ можно отправить на согласование сразу после создания, указав сотрудников, от которых требуется согласование или внесение правок, вся информация о движении документа, его текущей версии и статусе всегда доступна всем работающим с ним пользователям.

Быстрый и удобный полнотекстовый поиск позволяет находить нужные документы по содержанию вложенных в них файлов, а параметрический поиск в папках дает возможность отбора по необходимым параметрам.

Что дает облачная СЭД

Рассмотрим преимущества облачных решений для СМБ. Во-первых, при использовании такого ПО компании не приходится платить за внедрение системы. В Docloud уже предоставлено решение, содержащее все самое необходимое. Войдя в систему, пользователь обнаружит настроенные по направлениям деятельности компании папки, увидит основные, часто используемые виды документов и удобное решение для их просмотра. Все документы, уже заложенные в систему, закрывают большую часть потребностей любой небольшой компании, а при необходимости их можно скорректировать.

Во-вторых, интерфейс Docloud позволяет любому пользователю сразу начать работу с системой — все основные действия по работе с документами он может изучить в первые дни в ходе работы.

В-третьих, при использовании облачного ПО компании не нужно платить за поддержку или брать на работу системного администратора, поскольку данный вид сервиса уже включен в стоимость лицензии. При возникновении каких-либо проблем пользователь может оперативно получить ответ от специалистов, а также заглянуть на форум технической поддержки и ознакомиться с вариантами решения проблемы от пользователей, уже с ней столкнувшихся.

В-четвертых, нет необходимости переплачивать за срок использования системы. Гибкая политика лицензирования поможет выбрать свой тип подписки и указать необходимое количество пользователей. В случае возникновения проблем руководитель может приостановить работу на срок до полугода, для того, чтобы вернуться в нее позже. При этом все настройки и документы для него будут сохранены.

Чем "облака" заманивают гигантов

Мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании, однако данный функционал может быть интересен не только для них.

Представим себе руководителя одного из отделов крупной компании— его отделу понадобилась недорогая и простая система внутреннего согласования документов, но СЭД, установленная в его организации, слишком перегружена функционалом или не может позволить ему отделиться от общей структуры. В таком случае ему подойдет Docloud, в которой он сможет реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.

Или представим себе проектную команду, состоящую из сотрудников нескольких различных организаций, которым необходимо согласовывать документы между собой. В такой ситуации развернуть локальное решение не представляется возможным и можно воспользоваться системой Docloud. При этом им не придется покупать данное решение на долгий срок — выбрав оптимальный тариф на время жизни проекта, они могут прекратить использование системы сразу после его завершения.

• Подробнее: CNews