DocsVision клиент для Microsoft Office Outlook

Решение о внедрении СЭД всегда заставляет руководство задуматься над вопросом обучения своих сотрудников работе в новой системе, с непривычным интерфейсом. Необходимы не только ресурсы, но и время, чтобы новые процессы вошли в привычку, а привычная скорость работы всей организации и отдельных работников не падала. Теперь эти потери удалось свести к нулю, благодаря появлению новых дополнительных модулей для интеграции привычных приложений Microsoft Outlook и Microsoft Office Word с системой документооборота DocsVision.

Дополнительный модуль DocsVision клиент для Microsoft Office Outlook предназначен для работы с заданиями DocsVision из почтовой программы Microsoft Outlook, отображая задание бизнес-процесса DocsVision как задачу Outlook и обеспечивая доступ пользователя к функциональности DocsVision прямо из интерфейса Microsoft Outlook, без необходимости открывать Навигатор DocsVision. Новый модуль в удобной и привычной для пользователя Outlook форме позволяет совершать все необходимые действия:

• выбрать действия с документом,
• принять задание в работу или отказаться от него
• делегировать задание другим исполнителям
• контролировать исполнение задания
• сделать отчет о выполнении задания и отметить его исполнение

Модуль СЭД DocsVision `Клиент для Microsoft Outlook` (далее Outlook-клиент) позволяет пользователю работать с заданиями, которые были назначены ему в СЭД DocsVision, в почтовой программе Microsoft Outlook, где задание из СЭД DocsVision будет отображаться в списке стандартных задач Outlook (Outlook Tasks). Таким образом, пользователь получает возможность полноценно работать и с задачами Microsoft Outlook, и с задачами СЭД DocsVision в одном приложении.

СЭД DocsVision предоставляет более широкие возможности для организации работы пользователей с задачами и заданиями, чем обычные задачи Microsoft Outlook. Давайте перечислим некоторые из них:

• Полноценная коллективная работа с заданиями – возможность делегирования задания другому сотруднику, а также назначение ответственного исполнителя, отвечающего за весь процесс исполнения назначенной задачи.
• Различные схемы рассылки заданий – поддерживается три варианта рассылки заданий пользователям: последовательный, параллельный и альтернативный.
• Формирование отчетов об исполнении заданий – возможность создания типизированных отчетов о выполнении заданий пользователями.
• Поддержка различных вариантов завершения заданий – возможность задать условия завершения задания (например, приложить документ или заполнить обязательные поля).

Новые модули СЭД DocsVision `Клиент для Microsoft Office` и `Клиент для Microsoft Outlook` реализуют широкую функциональность СЭД в хорошо знакомых для всех пользователей приложениях Microsoft Office. А так как в организации, в которой внедрена СЭД, примерно 80% работы большинства сотрудников в СЭД – это обработка документов и исполнение заданий, то использование модулей Office-клиент и Outlook-клиент позволит таким сотрудникам выполнять перечисленные сценарии работы с СЭД в привычных и удобных для них приложениях Microsoft Word и Microsoft Outlook, без необходимости открывать саму СЭД. Пользователи могут даже не знать о том, что в организации используется специализированная СЭД. Все это дает возможность значительно упростить и ускорить работу пользователей с документами, а также расширить круг сотрудников в организации, работающих с СЭД.

2015: Вышла новая версия Менеджера Docsvision для Outlook

6 апреля 2015 года стало известно о выходе обновленной версии Менеджера Docsvision для Outlook^[1]. Версия приложения Docsvision 5 Менеджер для Outlook стала более удобной за счёт добавления плагина для Microsoft Outlook 2013.

«Docsvision 5 Менеджер для Outlook» - специализированный программный продукт, помогающий создать мобильное рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри почтового клиента.Цифровизация ТЭК: тренды, перспективы, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 14.7 т

Основные функции

• Работа в едином интерфейсе вне зависимости от того, исполняется ли задание на ноутбуке или используется смартфон.
• Основная функциональность не зависит от операционной системы, почтового клиента и используемого почтового сервера.
• Работа с заданиями непосредственно в почтовом клиенте, независимо от наличия или отсутствия связи с СЭД.
• Не требуется длительное обучение сотрудников, сообщения понятны, имеют необходимое количество пояснений.
• Все действия выполняются прямо в письме, без открытия карточки.
• Ссылки на карточки могут быть вставлены для легкого клиента (веб-доступ). Это позволяет использовать Менеджер для Outlook в паре с легким клиентом как универсальный кроссплатформенный клиент Docsvision.

Клиентское ПО Docsvision 5 Менеджер для Outlook автоматизирует сценарии работы сотрудников:

• Исполнение задания и согласование через почту. Поддерживается большинство почтовых клиентов, в том числе и мобильные.
  • Варианты завершения задания соответствуют настройкам задания в СЭД.
  • При согласовании можно рецензировать документ, если это разрешено.
  • При завершении можно добавить текстовый отчет, приложить файл.

• Синхронизация заданий из СЭД Docsvision со списком задач Microsoft Outlook

Пример почтового сообщения - задания на согласование, 2014

Работа с заданием в почтовом клиенте Apple iOS на iPhone, 2014

Компоненты системы

• Серверная часть

• • Основа серверной части - бизнес-процессы, отвечающие за отправку почтовых сообщений, обработку ответа от пользователя. При установке добавляются дополнительные настройки в справочник видов карточек, позволяющие конфигурировать поведение при отправке задания.

• • На рабочее место администратора необходимо установить клиентский компонент, который обеспечивает возможность настройки.

• • Обмен почтовыми сообщениями производится через почтовый сервер. Допускается использование произвольного почтового сервера.

• Клиентская часть

• • Этот компонент устанавливается в Microsoft Outlook. Он не является обязательным к использованию, но добавляет некоторые возможности по работе с заданиями:

• • Завершение задания через кнопку на тулбаре письма;
  • Делегирование без открытия Навигатора;
  • Синхронизацию заданий Docsvision со списком задач Outlook Task.

Клиентская часть

• Работает независимо от бизнес-процессов серверной части. Если пользователи работают только в Microsoft Outlook, то бизнес-процессы (серверная часть) можно отключить.

Примечания