Владимир Журавлёв, ОМК-ИТ: Наша глобальная цель – все внутрикорпоративные операции проводить через юридически значимый ЭДО

Владимир Журавлев: Изначально электронный архив задумывался как единый центр для хранения договоров и бухгалтерских документов. Это было необходимо, чтобы снизить издержки на ведение бухучета, а также ускорить передачу этих данных из разных подразделений: география ОМК включает себя 5 регионов. Постепенно мы стали использовать свою ECM-платформу и под другие задачи бизнеса. Сегодня в архив автоматически поступают документы из большинства корпоративных систем, что позволило значительно разгрузить наши ИТ-ресурсы. Например, из классической СЭД в архив попадают документы, завершившие жизненный цикл, из системы безопасности труда и охраны жизнедеятельности - фото и видео, касающиеся инцидентов, из кадровой системы - приказы о приеме, увольнении, командировках, заявления и другие документы сотрудников, из ИС дирекции по стратегическому развитию - аналитические отчеты и данные, используемые в инвестиционных проектах. Если обобщить, то у электронного архива сегодня две роли – хранение данных и автоматизация работы Общих центров обслуживания (ОЦО).

Владимир Журавлев: Все бумажные документы поступают в Центры Учета. В компании таких центров 2, они расположены в Выксе и Челябинске. В каждой точке присутствия ОМК есть т.н. «единые окна» с потоковыми промышленными сканерами, которые обрабатывают 300-400 страниц в минуту. На таких полноценно оборудованных рабочих станциях и происходит ввод и обработка бухгалтерских документов. Все документы снабжены штрих-кодами, которые распознаются с помощью инструментария ABBYY. Весь процесс максимально автоматизирован, а одна операция – открытие карточки, сохранение документа, привязка к учетной системе – занимает всего 1-3 секунды. В планах использовать ABBYY Flexicapture для распознавания товарных накладных ТОРГ-12 и счет-фактур. Это поможет упростить и ускорить работу с нашими контрагентами.

Владимир Журавлев: На данный момент система полностью соответствует потребностям нашего бизнеса. Ежедневно в архив поступает около 5-6 тыс. документов, обрабатывается около 3 тыс. Это более 2,5 млн страниц в год. При этом данные всегда доступны для пользователей в подразделениях ОМК – на поиск любого документа тратится не более 3-5 секунд. Для работы с архивом не требуется дополнительного обучения сотрудников – все просто и понятно даже нетехническому специалисту.

Владимир Журавлев: В целом система достаточно стабильна и отказоустойчива. У нас были некоторые проблемы с аппаратной составляющей архива – пару раз «вылетали» RAID-массивы из-за выхода из строя контроллеров, управлявших массивами, что приводило к потере части данных. Чтобы избежать повторения подобной ситуации, мы увеличили частоту сохранения резервных копий. Back-up контента теперь делается каждые четыре часа, а вся база данных сохраняется один раз в сутки. Кстати, во время упомянутого инцидента поведение системы было более чем адекватно: работа сотрудников не была прервана, они могли вводить документы, которые система временно сохраняла в буфер.

Владимир Журавлев: Мы применяем комплексный подход. Основные задачи решаем сами. Для сложных вопросов, где наших компетенций оказывается недостаточно, привлекаем к работе специалистов вендора. Например, в настоящий момент заканчивается внедрение обработки подтверждающих платежных поручений, выпускаемых клиент-банком с использованием ABBYY FlexiCapture и для этого привлекаются специалисты ABBYY. В рамках данного запроса на изменение в системе электронного архива половина работ была выполнена собственными силами, половина – по настройке шаблонов, их интеграции с электронным архивом - силами специалистов вендора. Также мы переходим на «рельсы» электронного документооборота в части счетов-фактур, ТОРГ-12 и ряда других документов, и в данном случае подсистему архива нам полностью разрабатывал подрядчик, а мы лишь ставили ему задачу.

Владимир Журавлев: Более 18 млн. документов находится сейчас в архиве, это более 4,5 терабайт. Мы прогнозируем, что к 2019 году количество документов достигнет 40 млн., объем – около 15 терабайт.

Владимир Журавлев: Непосредственно в самой системе, с использованием толстого или тонкого клиента, работают порядка 800 уникальных пользователей в месяц. Просматривают контент через различные корпоративные системы, интегрированные с архивом, порядка 10 тыс. раз в месяц.

Владимир Журавлев: Да, устраивает. Лицензии не привязаны к конкретному пользователю, ограничения касаются только одновременной работы сотрудников. В настоящее время мы этот пакет лицензий еще не выработали, имеем некий буфер, запас на будущее.

Владимир Журавлев: Вопрос актуальный. На предыдущий продуктивный ландшафт система была установлена в 2011 году, то есть 5 лет назад, еще на старте проекта. В прошлом году мы инициировали процесс его модернизации. И совсем недавно, в конце ноября мы переехали на новые аппаратные мощности, с виртуализацией всех продуктивных серверов, повышением отказоустойчивости. В рамках модернизации была также установлена более мощная СХД.

Владимир Журавлев: Наша глобальная и очень амбициозная цель – все внутрикорпоративные операции проводить через юридически значимый ЭДО. Параллельно идет проект по архиву технической документации, где в силу того, что ОМК - производственная компания, будет храниться огромный объем данных. В рамках этого проекта все архивы технической документации, хранящиеся на бумаге с позапрошлого века, будут оцифровываться и заноситься в систему.

Владимир Журавлев: Речь идет и о внутреннем, и о внешнем юридически значимом документообороте. Причем это не только электронные счета-фактуры ТОРГ-12, акты и прочие документы, мы предполагаем перевести на ЭДО и всю договорную деятельность – подписание договоров, спецификации, допсоглашения и так далее.

Владимир Журавлев: Первые попытки организации юридически значимого ЭДО мы предпринимали еще в 2013 году. Тогда по ряду обстоятельств мы проект приостановили. Но на тот момент в законодательстве еще оставались определенные пробелы по этой части. Когда в начале текущего года мы снова прорабатывали этот вопрос, мы поняли, что белых пятен на законодательном поле в этом контексте становится все меньше. И те моменты, которые еще не закрыты законодательно, решаются на уровне договоренностей с контрагентами. Поэтому я считаю, что на текущий момент в части перехода на юридически-значимый ЭДО российское законодательство доработано и удовлетворяет бизнес примерно на 90-95%. С другой стороны, меня настораживает, что развитие законодательства по ЭДО идет однобоко. Не предполагается, например, переводить в электронный вид документы по трудовой деятельности. Закрепление на законодательном уровне возможности вести кадровый учет в электронном виде позволило бы не печатать большой пласт документов.

Владимир Журавлев: Пока только косвенно. Поскольку система – совместная разработка российской и немецкой компаний, мы стали держать в поле зрения альтернативный вариант ПО, предложенный вендором, полностью российский. Но мы пока только присматриваемся – анализируем систему, изучаем, но никакого решения не принимаем и в ближайшее время не планируем принимать. Это может стать актуально в связи с ростом лицензионных платежей, привязанных к курсам валют. Пока нами найден определенный компромисс в этом вопросе.