В Elmat Group автоматизирована система БДДС

2022: Автоматизация БДДС

3 августа 2022 года компания Первый Бит сообщила о том, что автоматизировала систему БДДС для ELMAT Group.

Как сообщалось, ELMAT Group — большая группа компаний, которая включает несколько производств и управляющих организаций. Однако учет всех транзакций и платежей осуществлялся вручную. Процесс занимал не только время сотрудников, но и вносил существенную путаницу в работу.

В ходе реализации проекта предстояло выполнить следующие задачи:

• Автоматизировать все процессы казначейства — прием заявок на платежи, контроль, согласование, исполнение.
• Обеспечить простой и быстрый контроль бюджета движения денежных средств (БДДС) и его автоматическое формирование на основе заявок платежного календаря.
• Настроить автоматическое формирование план-факт БДДС, как результат — оптимизировать качество оперативного планирования, чтобы избежание кассовых разрывов.
• Обеспечить простой контроль целевого расходования средств — возможность отслеживать в любой момент всю цепочку от заявки до исполнения.
• Оптимизировать прозрачность процессов движения денежных средств для руководства.
• Снизить долю бумажного документооборота в группе компаний.

Каждая из компаний вела учет в отдельной бухгалтерской базе. Процессы казначейства были автоматизированы частично: заявки на расходование денежных средств (покупка материалов, ремонт, закупка рекламы и пр.) все подразделения вручную вбивали в самописной системе, которая предназначалась для производственного учета и не рассчитана для бизнес-процессов казначейства и бухгалтерии. Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.9 т

Инициатор распечатывал заявку и лично подписывал ее по всей цепочке согласования: у руководителей, в бухгалтерии и только потом передавал в казначейство. Данный процесс занимал до двух рабочих дней и его было сложно проконтролировать: можно было распечатать заявку и миновать какую-нибудь подпись, тогда сотруднику приходилось заново все подписывать, либо в работу принималась заявка, не согласованная со всеми ответственными лицами. В итоге, когда все заявки попадали казначею — он еще раз вручную проверял их на предмет соответствия бюджету и формировал платежные поручения. Исполнение платежей не было привязано к заявке, в связи с чем необходимо было разносить факт в файлах Excel, и план-факт бюджета движения денежных средств запаздывал минимум на сутки.

На момент старта проекта статьи движения денежных средств не соответствовали статьям управленческого учета, поэтому собирать факт бюджета движения денежных средств на основе бухгалтерских аналитик было невозможно, требовались ручные корректировки при формировании отчетов.

В ходе совместной работы и согласования НСИ выполнялся совместный анализ финансовой структуры, удалось привести справочники Статьи оборотов, ДДС, БДДС к единообразию, их структурировали по видам деятельности: операционные, инвестиционные, финансовые и установили соответствия между статьями. Это позволило сократить трудозатраты сотрудников бухгалтерии на формирование платежных поручений и казначейства на формирование платежей.

Для компании спроектировали дополнительные аналитики типов потоков денежных средств: внешних и внутренних, чтобы в дальнейшем формировать консолидированный бюджет движения денежных средств по всей группе компаний ELMAT Group. Создан справочник центров финансовой ответственности, куда вошли все подразделения компаний, которые планируют свои бюджеты и формируют заявки на расходы (отдел снабжения, отдел маркетинга, транспортный отдел и т.д.).

Для формирования бюджетной структуры была сформирована и загружена в БИТ.Финанс матрица ответственности, позволяющая понять, какое подразделение отвечает за планирование, контроль и исполнение заявок по каждой статье. На основе данной матрицы были настроены формы ввода бюджетов и права пользователей.

Раньше любой исполнитель из любого подразделения мог сделать заявку на расходование денежных средств по любой статье, подписать ее и передать в казначейство, из-за этого заявки могли дублироваться, создаваться некорректно, а главное — размывалась ответственность за исполнение бюджета.

Был формализован процесс согласования заявок на расходование денежных средств в виде единого алгоритма согласования. Это обеспечило прозрачность процесса согласования, возможность исполнителю видеть, на каком этапе находится выполнение его заявки.

Для того, чтобы факт отражался в отчете, в том числе по операциям, не связанным с подачей заявок (комиссии банков, валютные комиссии и т.д.), были настроены правила трансляции. Важной проблемой было отражение курсовых разниц и сумм переоценки валюты, в том числе при обязательной продаже валютной выручки.

Настройка правил предполагала проверку на этапе моделирования: изменение остатков денежных средств должно было равняться сальдо оборотов по бюджетам. Это снизило трудозатраты финансового отдела, т.к. раньше приходилось сводить отчеты вручную в Excel. Также сократились трудозатраты бухгалтерии, поскольку платежные поручения создавались автоматически на основании заявок.

Для построения платежного календаря планируемые поступления решено было создавать как на основании счетов на оплату, так и по графикам договорам. Прогнозы платежа было решено сделать методом трансляции из формы ввода оперативного бюджета.

Ранее у Клиента была настроена нестандартная структура отчетов: выборочные показатели отражались в нескольких формах одновременно, бюджет движения денежных средств был разнесен на несколько отдельных таблиц. Специалисты Первого Бита с помощью компоновки данных в типовом отчете настроили формы план-фактного отчета бюджета движения денежных средств и платежного календаря.

На протяжении проекта Заказчику оказывалась информационно-методологическая поддержка на основании опыта аналогичных проектов. Это позволило привести в соответствие методологию Заказчика с методологией БИТ.Финанс и осуществить внедрение без этапов проектирования и разработки.

Результаты проекта:

• Снижена нагрузка на основных исполнителей казначейства и бухгалтерии в части формирования платежей, трудоемкость снизилась на 20%.
• Реализовано формирование бюджетов БДДС с учетом разделения по центрам финансовой ответственности.
• Автоматизировано согласование заявок на расходование денежных средств и контроль бюджетных лимитов, что позволило уйти от ручных непрозрачных согласований и сократить бумажный документооборот.
• Автоматизирована трансляция оборотов по бюджету и остатков по плану счетов, позволяющая формировать БДДС в режиме реального времени (в т.ч. с учетом переоценок валютных сумм).
• Реализован механизм актуализации бюджетов, что позволяет динамично вносить изменения в бюджеты с учетом фактов предыдущих периодов.
• На базе планируемых поступлений и оперативного планирования платежей автоматически формируется платежный календарь, позволяющий предсказывать кассовые разрывы и предпринимать корректирующие действия.
• Изменилась ответственность исполнителей за счет автоматизации контроля движения денежных средств.