Проект

Как "Евразхолдинг" снизил затраты на документооборот

Заказчики: Евраз ТК (ранее ТК Евразхолдинг)

Москва; Транспорт

Продукт: TerraLink xDE (eXtended Document Exchange)

Дата проекта: 2015/03 — 2015/08
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 183
проекты - 1321
системы - 202
вендоры - 128

Содержание

27 октября 2015 года компания "ТерраЛинк" сообщила об исполнении проекта внедрения системы электронного документооборота TerraLink xDE по заказу холдинга ЕВРАЗ.

Задачи проекта

Географически распределенный бизнес компании ЕВРАЗ и товарооборот формируют значительный объем документооборота, в том числе в части первичной финансовой документации.

В процессе бизнес-деятельности возникла необходимость разрешать задачи:

  • расширения штата бэк-офиса для обработки огромного количества бумажных первичных документов;

  • высоких материальных и временных затрат на обмен и сверку оригиналов между предприятиями холдинга, задержек в оформлении и предоставлении необходимых документов поставщикам и клиентам;

  • длительности поиска и подбора документов в архиве при запросах ФНС.

Оптимизируя процессы документооборота, сокращая затраты и срок на обмен документами с клиентами и контрагентами, внедряя средства автоматизации бизнес-процессов для снижения уровня влияния «человеческого фактора» и повышения качества документооборота, руководство компании приняло решение - начать переход от бумажного документооборота к электронному обмену юридически значимыми документами посредством операторов ЭДО, в соответствии с законодательством РФ. Банковская цифровизация: ускоренное импортозамещение и переход на инновации. Обзор и рейтинг TAdviser 13.3 т

Для учета первичных финансовых документов при документообороте между компаниями холдинга используется платформа SAP. Это обусловило два основных требования к системе:

  • интеграция с платформой SAP;

  • возможность работы с документами в едином пользовательском интерфейсе с базовой поддержкой функционала сервисов двух операторов ЭДО.

Ход проекта

Предложение TerraLink, в основе которого - продукт TerraLink eXtended Document Exchange (xDE) for SAP, выглядело более привлекательно при проведении конкурсной процедуры.

TerraLink xDE обеспечивает конечным пользователям возможность приема и передачи первичных документов посредством сервисов операторов ЭДО с использованием привычного пользовательского интерфейса SAP.

Прием и передача документов выполняется через операторов ЭДО:

Системой предусмотрен прием и передача документов:

  • счет-фактура, Накладная ТОРГ-12 и Акт сдачи-приемки работ/оказания услуг (формализованный вид в формате XML и неформализованный вид в формате PDF);

  • транспортная накладная и накладная 1-Т (неформализованный вид документов в формате PDF).


Принцип работы системы электронного обмена юридически значимыми документами на примере отправки документов из ООО «ТК ЕвразХолдинг» в ОАО «ЕВРАЗ НТМК» (2015)


Итог проекта

Интеграция SAP ERP с сервисами операторов ЭДО на платформе TerraLink xDE выполнена для обмена юридически значимыми документами между ООО «ТК ЕвразХолдинг» и управляемым предприятием ОАО «ЕВРАЗ НТМК». Внедрение проекта помогло ускорить документооборот между компаниями группы, сократить расходы на печать и пересылку документов.

Внедрение системы обмена электронными документами способствовало:

  • снижению трудозатрат сотрудников бэк-офиса на обработку документов;
  • сокращению расходов на печать, сканирование и пересылку оригиналов документов;
  • снижение затрат на хранение и поддержание бумажного архива.
  • сокращению сроков обмена оригиналами документов;
  • повышению прозрачности и надежности обмена документами;
  • повышению достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета;
  • снижению рисков потери документов;
  • минимизации влияния человеческого фактора при обработке документов.