Проект

Московский планетарий (Первая Форма (система управления))

Заказчики: Московский планетарий

Москва; Образование и наука

Продукт: Первая Форма (система управления)

Дата проекта: 2017/06 — 2017/09
Количество лицензий: 100
Технология: BPM
подрядчики - 469
проекты - 6129
системы - 461
вендоры - 306
Технология: CRM
подрядчики - 474
проекты - 5059
системы - 795
вендоры - 471
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

2017

В сентябре 2017 года Московский Планетарий перевел документооборот в электронный вид с помощью системы "Первая Форма".

По информации компании "Первая Форма", весной 2017 года "Первая Форма" выиграла тендер на создание в Планетарии системы электронного документооборота.

За 70 рабочих дней (с июня по сентябрь) были переведены в электронный вид и автоматизированы следующие процессы:

  • закупки и продажи,
  • учет посетителей, оформление пропусков, контроль вноса/выноса ТМЦ на территорию Планетария;
  • учет входящей и исходящей корреспонденции,
  • оформление заявок на курьерскую доставку,
  • подготовка и согласование приказов и распоряжений, ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами.

Налажен учет контрагентов, договоров и закрывающей документации. С нуля разработаны процессы учета заявок на ремонтные работы и уборку помещений, планирования и протоколирования совещаний.

Все поручения регистрируются в "Первой Форме" и закрепляются за конкретными исполнителями. Риски потери документов или "зависания" задач сведены к нулю - передача ответственности четко прослеживается, а сроки выполнения контролируются системой. Вынос ТМЦ за территорию Планетария возможен только после оформления электронного пропуска и с разрешения ответственного лица.

Ожидается, что время согласования документов заметно сократится. Вместо хождения с бумагами по кабинетам сотрудники смогут заниматься реальными задачами.

В дальнейшем "Первая Форма" может быть интегрирована с приложениями для упрощения процессов Закупок и Продаж в части мониторинга оплат и задолженностей, а также синхронизации данных по контрагентам. Также рассматривается вопрос интеграции "Первой Формы" и 1С для работы с кадровой документацией.