Медком-МП (Microsoft Business Intelligence)

Ситуация

На сегодняшний день в компании Медком-МП на территории Российской Федерации и стран СНГ (Украина, Казахстан и Беларусь) действуют 20 филиалов и около 80 региональных подразделений, в которых работает свыше 3000 сотрудников. Все региональные представительства объединены в 10 дивизионов, руководят которыми региональные директора. Принятие ключевых управленческих решений сосредоточено в головном офисе Компании, который находится в г. Москва и насчитывает более 200 сотрудников.

Руководство компании выбрало стратегию частичной децентрализации ИТ-инфраструктуры: ИТ-сервисы и ресурсы, жизненно необходимые для работы региональных подразделений, расположены «на местах» и управляются силами ИТ-специалистов филиалов. Централизованное управление ИТ-службой из головного офиса позволяет добиться единых стандартов в области оборудования, программного окружения и бизнес-процессов.

ИТ-инфраструктура Медком-МП построена на операционных системах компании Microsoft. Ядром ИТ-инфраструктуры головного офиса служит Microsoft Windows Server 2003 Standard R2, в то время как информационные системы региональных подразделений компании построены на Microsoft Windows Small Business Server 2003 Premium. Корпоративная почтовая инфраструктура построена на решении Microsoft Exchange 2007 Standard в головном офисе, и Microsoft Exchange 2003 Standard – в региональных подразделениях. Задача объединения региональных сетей в корпоративный Интранет решена с использованием продукта Microsoft ISA Server 2004 Standard. В каждом филиале Компании используются СУБД Microsoft SQL Server 2000 Standard. В головном офисе информационные базы работают под управлением Microsoft SQL Server 2005 Standard и Microsoft SQL Server 2008 Standard.

Помимо продуктов Microsoft, в компании используются продукты «Лаборатории Касперского» и Symantec Backup Exec. Решение учетно-финансовых задач в «Медком-МП» возложено на «1С:Предприятие».

Важнейшая задача распределенной ИТ-инфраструктуры «Медком-МП» - обеспечение доступа сотрудников компании к консолидированной информации. В региональных подразделениях для этого использовались BI-решения на платформе MS SQL Server 2000 Analysis Services , применяемые для построения локальных OLAP-кубов. Поскольку в это время базы данных 1С хранились в файловой базе DBF, обмен данными между финансовой системой 1С и BI-решением осуществлялся через формат MDB. Бизнес-процессы обновления данных в BI-решении не были регламентированы. Применяемые технологии не позволяли консолидировать данные в BI-решение масштаба предприятия. В результате поступающая от региональных подразделений информация сводилась в ручном режиме, что вызывало критичные задержки в обработке данных, поступающих с мест, и не позволяло оперативно принимать эффективные управленческие решения. Кроме того, большое число ручных операций существенно снижало надежность решения и повышало стоимость его обслуживания.

Решение

Имеющаяся в центральном офисе компании «Медком-МП» система обработки данных не предусматривала их консолидации в масштабе всей компании, потребовались принципиально новые инструменты анализа информации и поддержки принятия решений. Такие инструменты должны были обеспечить сотрудников компании гибкими возможностями анализа информации, повысить ее достоверность и сократить сроки подготовки отчетности.

Сотрудники ИТ-службы «Медком-МП» обратили внимание на несколько BI-решений, в том числе предлагаемых Oracle и IBM Cognos, однако окончательный выбор пал на инструменты предлагаемые Microsoft. Первое, что в них привлекало – это хорошее соотношения цены и возможностей. Кроме того, на рынке гораздо проще было найти специалистов, способных обслуживать BI-решения и компании способные осуществить разработку и внедрения таких решений. Кроме того важным стал и тот факт, что в качестве клиентского программного обеспечения используется привычный Microsoft Excel.Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 6 т

Поскольку своими силами внедрить столько масштабное решение было затруднительно, компании «Медком-МП» потребовался партнер, имеющий большой опыт внедрения решений Microsoft, а с другой стороны четко понимающий специфику розничной торговли. И такой партнер был найден – им стала компания BILab из С.-Петербурга, предлагавшая собственное готовое решение для управления розничными торговыми сетями – BILab Retail Analytics, созданное на платформе Microsoft Business Intelligence.

«Мы давно знакомы с компанией BILab и всегда полагались на ее опыт и профессионализм. Специалисты из BILab ни раз помогали нам в решении сложных и неординарных задач. Решение, предложенное ими, стало своеобразной вехой в истории развития BI-технологий в нашей Компании; оно оказалось достаточно гибким, масштабируемым и не затратным в сопровождении. Пользователи по заслугам оценили удобство и простоту использования OLAP в повседневной работе». - Роман Базылев, Руководитель Управления ИТ и АСУ «Медком-МП»

Внедрение

Процесс внедрения новой системы бизнес-анализа начался с создания хранилища данных на базе Microsoft SQL Server 2008. Для этого пришлось провести последовательную миграцию с применявшейся ранее версии Microsoft SQL Server 2000 на Microsoft SQL Server Standard Edition 2005 и лишь затем на новую версию Microsoft SQL Server 2008. Новое серверное программное обеспечение позволило перейти и к новым инструментам мониторинга. Если раньше для ежедневного мониторинга использовались инструменты Microsoft SQL Server, то теперь стало возможным перейти к технологиям Microsoft System Center Essentials 2007.

Помимо внедрения хранилища данных, специалисты компании BILab поставили дополнительный модуль автоматизации логистических операций, необходимый для расчета оптимального формирования товарного заказа, предающегося из центрального распределительного центра в региональные.

«В рамках проекта, функционал BILab Retail Analytics был существенно расширен. Одним из расширением стал модуль оптимизации логистических операций, который позволил автоматизировать расчет точки закупки и размер партии товаров, что привело к существенной оптимизации товарных запасов» - Антон Лавров, BILab

Наиболее сложной задачей, которую пришлось решать при внедрении новой системы, стала организация сбора информации и синхронизация некоторых данных для процессинга. В ходе внедрения пришлось сводить данные почти из 100 источников, причем информация из 20 баз данных сводилась посредством хранилища данных на SQL-сервере, а из остальных – средствами 1С.

Еще одной трудоемкой задачей оказалась синхронизация справочников. До внедрения новой системы в компании «Медком-МП» не было централизованной системы управления нормативно-справочной информацией, во всех филиалах справочники велись разрозненно. Специалистам ИТ-службы «Медком-МП» и BILab пришлось сводить справочники из всех баз данных в единую структуру. Но труд окупился – в результате получилось дополнительное преимущество – стало возможным строить отчетность по единой структуре.

Заключительная стадия внедрения состояла в интеграции новой системы бизнес-анализа с программным обеспечением «1С: Предприятие 7.7», что и было сделано без проблем. Тогда же, пришлось провести обучение сотрудников. Несмотря на то, что в качестве клиентского программного обеспечения использовался Microsoft Excel, требовалось показать сотрудниками возможности и преимущества новой системы и научить с ней эффективно работать.

«Консолидировав отчетность по ключевым показателям работы организации в удобном и простом для пользователей инструменте, мы добились разгрузки технического персонала, экономии времени аналитиков и руководства, возможности оперативно контролировать работу организации. Данное решение идет в ногу с современной концепцией предоставления информации «по одному клику». Кроме того, решение полностью совместимо с привычными для пользователей инструментами» - Вадим Цуварев, Руководитель Департамента АСУ «Медком-МП»

Результат

Благодаря совместным усилиями ИТ-службы компании «Медком-МП» и специалистов BILab, 80 пользователей центрального офиса «Медком-МП» смогли получать консолидированную информацию по всем региональным подразделениям в кратчайшие сроки и с высокой производительностью и достоверностью. Стало возможно вести бизнес-анализ по множеству показателей. Надежность же внедренного решения значительно выше, чем у системы существовавшей ранее. Роста надежности удалось достичь за счет автоматизации критичных бизнес-процессов получения и консолидации коммерческой информации. Сейчас сотрудники «Медком-МП» и BILab считают, что им в целом удалось решить поставленные задачи. Раньше построение консолидированного отчета по всем филиалам занимало не менее трех дней и проводилось вручную с помощью исключительно Microsoft Excel. Сейчас эта операция осуществляется практически моментально и автоматически. Таким образом, скорость принятия бизнес-решиний повысилась, а затраты на подготовку требуемых данных значительно снизились.

«Объединив усилия сотрудников ИТ-службы Компании и BILab, мы получили не просто технологическое решение. Мы получили управляемый, надежный и документированный сервис, так необходимый бизнесу. При этом все изменения в инфраструктуре остались совершенно прозрачными для бизнес-пользователей, которые по-прежнему используют в качестве клиентского ПО привычный Excel.» - Виталий Беневольский, Руководитель Департамента ИТ «Медком-МП»

Перспективы

Как в «Медком-МП», так и в BILab уже сейчас думают над дальнейшим совершенствованием внедренной системы. Предполагается доработка имеющегося функционала системы и автоматизация ее обслуживания. Кроме того, на стадии рассмотрения и оценки находятся проекты по переходу от комплексных решений Small Business Server к специализированным серверным решениям на базе Microsoft Windows Server.