Itella оптимизировала складскую логистику с применением BI.Qube от IT Pro

2021: Оптимизация складской логистики с применением BI.Qube

11 ноября 2021 года компания IT Pro сообщила об оптимизации маржинальности логистического бизнеса Itella и внедрении системы аналитики BI.Qube. Itella получила инструментарий для минимизации расходов за счёт назначения стимулирующих ставок сдельной оплаты труда, а также оптимизации доходов путём точного установления тарифов для своих клиентов, исходя из детального понимания объёма реально выполненных операций.

По информации компании, располагая на территории России складскими помещениями класса А общей площадью около 200 000 м², компания Itella предоставляет полный комплекс складских услуг вплоть до управления цепочкой поставок. Система BI.Qube стала «сердцем» единого цифрового ландшафта по работе с данными о выполненных персоналом работах, складских и биллинговых операциях для логистических комплексов Itella в рамках масштабной программы проектов «Цифровой склад 2020».

Для управления маржинальностью компании необходимо понимать структуру затрат на каждого клиента. До начала проекта цифровой трансформации аналитика была чрезвычайно трудоемкой, а переход от повременной к сдельной оплате труда был невозможен ввиду необходимости внедрить промышленные технологии консолидации данных из разрозненных учётных систем.

Люди на повременной оплате не заинтересованы работать быстрее, так как это не влияет на размер оплаты труда. Руководители смен и бригадиры тратят много усилий на контроль работников склада. Идея была - с точностью управлять своими расходами, маржинальностью, определив, сколько каждая операция занимает времени, а уже исходя из этого управлять ставками оплаты труда. Ставки уменьшить, но декларировать, что будем платить больше за счёт более интенсивного труда. рассказал Николай Страхов, руководитель группы системного анализа департамента ИТ-компании Itella

Для оптимизации процессов контроля и оптимизации затрат компания Itella поставила цель внедрить у себя сдельную оплату труда для всего складского персонала, а также соответствующие инструменты учета и анализа. Компании нужна была возможность учитывать не только часы, проведенные в складской зоне, но и автоматически сопоставлять это время с объемом и видами операций, которые каждый сотрудник реально выполнил для конкретного клиента, а также на основании этих данных проводить сравнение эффективности по большому комплексу показателей, включая экономическую выгоду различных форм найма. Так появился проект по построению аналитической системы, от которой требовалось:

• анализировать выполненные сотрудником операции;
• рассчитывать вознаграждения по сдельной системе оплаты труда сотрудников;
• иметь инструменты проверки и корректировки данных.

Система должна была масштабироваться на все площадки и клиентов компании Itella без доработок. В рамках проекта необходимо было обеспечить консолидацию разнородных источников в единое хранилище, так как все операции, выполненные складскими работниками, и затраты времени фиксируются в различных учетных системах. В качестве источников данных для хранилища выступили следующие системы:

• 1С:ЗиУП;
• 1С:АРМ Табель;
• 1С:WFM (workforce management);
• WMS PSI;
• «БОСС Контроль»;
• Система биллинга (акты и счета клиентов);
• Справочники и внесистемные мастер-данные (Microsoft Master Data Services).

Для выполнения задач проекта нужно было извлечь, загрузить информацию о том, кто и какие операции делал, в большую таблицу фактов, сопоставить с часами из 1С, взять информацию из 1С ЗиУП (должности, ставки тарифа и др.) и далее на основании этого массива данных построить аналитические отчеты.

^{Потоки данных}

Работа над проектом строилась из нескольких этапов. На первом этапе в систему загружались данные штатных сотрудников. На основании этих данных были созданы формы для анализа производительности, то есть сколько каждый сотрудник получает по окладу, исходя из плана работ, и сколько мог бы получать по сдельной оплате. На следующем этапе развития проекта в систему были загружены данные о привлеченном (лизинговом) персонале – сколько часов и сколько операций выполнил каждый такой работник по складской учетной системе. Дальнейшее развитие проекта заключалось в избавлении от бумажных табелей за счет внедрения стороннего программно-аппаратного комплекса «БОСС Контроль» и подключения его в качестве источника данных к системе BI.Qube.

Система BI.Qube является центральным аналитическим ядром всего цифрового ландшафта складских комплексов Itella. Она позволяет производить расчёт оплаты для штатного и лизингового персонала на основании различных сценариев и большого числа влияющих факторов с формированием отчётов для принятия экономически обоснованных управленческих решений по оптимизации ФОТ и размера ставки компаниям-поставщикам лизингового персонала. Игорь Лейпи, ГК Softline: Объем поставок российских операционных систем в ближайшие годы увеличится как минимум вдвое

Аналитическая система построена на data-технологиях Microsoft и мета-компонентах BI.Qube, являющимися собственной разработкой компании IT Pro. Для построения отчетов используется средства Microsoft SQL Server Reporting Services. Данные из нескольких разнородных учетных систем консолидируются в BI.Qube Metastaging, обогащаются данными из MDS (пользователи вводят сами тарифы на виды работ) и передаются в хранилище. На основании этих данных в системе отчетности строятся аналитические и проверочные отчеты, позволяющие оценить эффективность работы площадки, клиента, сотрудника, а также выявить ошибки и махинации, совершенные сотрудниками в процессе трудовой деятельности.

Функции системы:

• оперативная аналитика в разрезе заранее неопределенных критериев;
• формирование регламентированных отчётов для расчётов по труду (например, касающихся формирования расчётного листа сотрудника с указанием выполненных работ);
• учёт (обогащение данных тарифами, нормативами, иерархиями видов и подвидов работ – ручной ввод через интерфейс MDS);
• отчёты (индивидуально под запросы клиентов Itella).

Система рассчитывает 15 отчетов на базе Microsoft Reporting Services. В них фонд оплаты труда считается в разных разрезах: «Итог по площадке», «Итог по мандантам по площадке», «Начисления за месяц», «Начисления за день», «Отчёт по выполненным операциям - объёмные показатели», «Количество операций за необходимый период времени, по выбранному сотруднику» и других. Отчёты представляют собой разработанные под специфику заказчика печатные формы, именно для группы учёта рабочего времени Itella. Помимо набора отчётов, связанных с расчетом ФОТ, в систему внесен нестандартный и сложный в реализации отчет о «Возвращаемости» лизингового персонала. Суть его заключается в том, что человеку требуется время, чтобы лучше освоиться со своими обязанностями. Соответственно, чем дольше он работает, тем выше его навыки. Новичок становится опытным, опытный специалист ― экспертом. Система позволяет автоматически присваивать и контролировать статус привлеченного сотрудника на основании его истории найма, перерывов в работе, их количества и длительности.

Визуальная аналитика применена для управления качеством данных. Руководители подразделений получили дашборды Power BI для визуального контроля и понимания причин разночтений в показателях, поступающих из разных источников информации. Также для руководителя проектов были построены дашборды, с помощью которых можно проводить сравнение эффективности различных методик учета рабочего времени. Система BI.Qube обеспечивает погружение в данные (drill down). Благодаря этому можно как анализировать показатели на детальном уровне, так и объединять их по различным измерениям (по сотрудникам, операциям, их группам, клиентам, мандантам, площадкам и другим). Доступ к информации предоставляется в соответствии с управленческим уровнем пользователя. Кроме иерархий ролей и распределения доступов к отчетам система поддерживает иерархию объектов складских комплексов.

Решение позволяет выполнять ETL-процесс совместно с операционной деятельностью. Причем небольшое падение производительности может наблюдаться только при работе сторонних систем непосредственно с таблицами DWH во время выполнения ETL-процесса. Суммарная длительность выполнения процесса ETL и процессинга куба не превышает 60 минут. При выявлении ошибок BI.Qube Meta-control автоматически рассылает уведомления ответственным сотрудникам. Аналитическая система оперирует данными по сотням штатных и лизинговых сотрудников, ежедневно обрабатывается от сотен тысяч до миллиона складских операций. Ею пользуются десятки специалистов финансового и логистического отделов. Доступ к данным осуществляется со скоростью, близкой к онлайн-режиму. Решение может масштабироваться на все площадки и клиентов компании Itella без доработок при отсутствии изменений функциональных требований.

В результате внедрения системы BI.Qube было создано единое аналитическое хранилище, в котором собираются и хранятся данные как по операциям сотрудников, так и по услугам, оказанным клиентам компании. Itella по каждому складскому сотруднику, вне зависимости от того, штатный он или лизинговый, оперативно получает информацию в наглядной, понятной форме – сколько часов он проработал, какое количество операций совершил и сколько все это в итоге стоит для компании. Таким образом, в рамках проекта была достигнута конечная цель – оптимизировать фонд оплаты труда, перевести складских служащих на ее сдельную форму для расчёта по количеству реально выполненного объема операций.

В итоге получили понимание того, что именно сделано для конкретных клиентов, позволило понимать структуру затрат на каждого определенного клиента, понимать выгодны ли тарифы, по которым работаем. И сделать более эффективной работу поставщиков персонала, и более гибко управлять тарифами для клиентов. поведал Николай Страхов, руководитель группы системного анализа департамента ИТ-компании Itella

Работа системы положительно повлияла на комплекс следующих характеристик:

• Оперативность и экономическая выгода. Система BI.Qube позволила оперативно получать аналитические отчеты по большому перечню показателей, что важно для понимания структуры затрат на каждого определенного клиента и картины бизнеса в целом. Аналитические инструменты BI.Qube помогают компании Itella получать больше выгоды от поставщиков персонала и контрактов с клиентами.
• Оптимизация и эффективность. Возможность индивидуально отслеживать загрузку каждого сотрудника позволяет снизить простои и более рационально распределить трудовые обязанности.
• Оптимизации взаимодействия с подрядчиками по услугам складских операций. Расчет оплаты услуг подрядчиков стал более информативным. Подрядчик видит и фиксирует фактические данные по затратам персонала. С помощью инструментов системы специалисты теперь могут отслеживать реальный состав лизинговых работников на объекте в режиме онлайн.
• Прозрачность и гарантия для клиентов. Благодаря цифровой трансформации процессов учета все операции оставляют цифровой след. Клиент может получить исчерпывающую детализацию по каждой оказанной ему услуге, кроме того, в анализе хозяйственной деятельности (АХД) имеются данные для проведения расследований страховых случаев.

Удалось достичь цели оптимизации эффективности работ, работники выполняют быстрее и больше операций. Специалисты складской логистики и департамента управления персоналом регулярно пользуются аналитикой. поведал Дмитрий Поликовский, директор по развитию IT Pro

Как сообщалось, проект нетривиальный по задачам и технологическим решениям. Много кода, много расчётов «на лету», сложная отладка. Требования формировались в процессе реализации проекта. Первые шаги приходилось делать маленькими итерациями. Алгоритмы в модели классические, все они сводятся к арифметическим операциям. Каждая цифра зависит от множества условий (график работы, праздники/выходные, запись в классификаторе, связан ли логин с ФИО и другие). В отчетах рассчитывается большое количество комбинаций разных факторов. Всех комбинаций, возможных ситуаций, которые необходимо было отразить в расчетах, заранее не мог предвидеть ни заказчик, ни интегратор на этапе формирования ТЗ. При этом нужно было учитывать не только организационные ситуации (праздник, индивидуальный тариф и прочее) но и флуктуации, возникающие в результате интеграции совершенно разных систем-источников. В итоге получилось очень много нюансов, которые всплывали по ходу работы над проектом, причем о части из них заказчик сам не подозревал. Информация в источниках содержала много искажений. Интегратору было трудоемко добиться от отчета, чтобы он полноценно отражал все требуемые цифры. Дополнительно, пользователи хотели, поменяв цифру в системе нормативно-справочной информации, реализованной на сервисе MDS, сразу увидеть изменение в отчёте, что шло вразрез с практикой построения аналитических хранилищ. Параллельно с проектом шло внедрение системы учёта рабочего времени. Её внедрение помогло устранить ручной труд и связанные с этим проблемы интеграции информации.