Жилищно инвестиционная компания города Казани (СЭД)

Компания «Интерфейс» ‑ партнер компании БОСС-Референт в Татарстане, завершила основной этап проекта по созданию системы управления проектами для «Жилищной инвестиционной компании города Казани» («ЖИК города Казани»).

Решение основано на интеграции трех продуктов, среди которых СЭД БОСС-Референт обеспечивает поддержку коллективной работы специалистов компании и контроль исполнительской дисциплины. Помимо этого, выбор БОСС-Референта для автоматизации документооборота, позволил «ЖИК города Казани» перейти на обмен электронными документами с Администрацией города Казани, которая уже несколько лет использует СЭД БОСС-Референт.

«Жилищная инвестиционная компания города Казани» – одна из крупнейших инвестиционно-девелоперских организаций в Республике Татарстан – специализируется на комплексных проектах, начинающихся с инвестирования и проектирования зданий и заканчивающихся эксплуатацией построенных ими объектов. Активный рост компании и последовавшее за этим снижение управляемости, прозрачности процессов, оперативности взаимодействия между подразделениями компании привели руководство к пониманию необходимости пересмотра существующих регламентов работы и автоматизации основных процессов.

Для проведения аналитического обследования и реализации проекта была выбрана компания «Интерфейс», уже много лет успешно оказывающая услуги в области информационных технологий в Татарстане. Исследование организационной структуры, сфер ответственности и правил взаимодействия подразделений, проведенное в январе 2008 года показало целесообразность автоматизации трех основных для бизнеса процессов: контроль исполнительской дисциплины, бюджетирование и управление исполнением проектов.

Проект создания «Информационной системы управления» для «ЖИК города Казани» специалисты компании «Интерфейс» начали с подробного описания процессов, подлежащих автоматизации. Особого внимания потребовал процесс управления исполнением строительных проектов, который был разделен на этапы, связи между которыми были четко регламентированы. Все три процесса были существенно перестроены и максимально формализованы.

Технологическую основу «Информационной системы управления» составили три интегрированных между собой программных продукта: СЭД БОСС-Референт, «1С Предприятие» и «Инт-Проекты» (разработка компании «Интерфейс»).Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 7 т

СЭД БОСС-Референт и используемая ею платформа IBM Lotus Domino/Notes обеспечили возможности для коллективной работы сотрудников «ЖИК города Казани» (корпоративную электронную почту, организацию совещаний, личное и групповое календарное планирование), для внутреннего документооборота, назначения поручений и контроля исполнительской дисциплины. Уникальным преимуществом системы стала поддержка внешнего электронного документооборота между «ЖИК города Казани» и Администрацией города, также использующей СЭД БОСС-Референт. Это сильно упростило и ускорило взаимодействие специалистов строительной организации с мэрией, от которой поступают поручения, распоряжения и иные документы.

С помощью «1С» реализована система бюджетирования, автоматически формирующая фактические и плановые показатели на основании введенных первичных данных. Система управления проектами («Инт-Проекты») ориентирована на задачи руководства по контролю исполнения, нежели на распределение ресурсов. Интеграция с системой БОСС-Референт реализована в виде автоматической генерации поручений по проектам при наступлении определенных этапов, которые поступают в почту или личный кабинет СЭД. Завершающим этапом проекта стало создание «витрины данных» руководителя – единого окна, на котором в удобной форме отображается информация из всех трех систем. Через витрину данных руководство может утвердить реестр платежей, просмотреть данные по текущему финансовому состоянию, остатку денежных средств на счете, исполнению поручений, проконтролировать ход всех проектов и выдать необходимые задачи. Доступ к витрине данных осуществляется через веб-браузер.

В настоящее время в системе работают все руководители компании, а общее количество пользователей насчитывает порядка 100 – это почти все сотрудники организации.

«Ключевым показателем успешности проекта является эффективность нашей работы – насколько мы выпадаем из запланированных сроков строительства или насколько строим быстрее, чем наши конкуренты. Согласно нашим подсчетам, для получения исходной разрешительной документации на строительство «ЖИК города Казани» требуется в два раза меньше времени, чем в среднем строителям нашего города. Это результат четкой отладки процессов. В системе контроля исполнения проектов результат работы одного отдела плавно перетекает в исходную информацию для другого. Движение информации не останавливается ни на секунду. Если в проекте появляются трудности, то они сразу видны в системе», - комментирует результаты проекта Айгюль Салахиева, директор департамента развития «ЖИК города Казани».

В настоящее время проект завершен, а система с середины 4-го квартала 2008 года передана в промышленную эксплуатацию. В планах развитие системы – автоматизация процессов согласования документов, внедрение ЭЦП и более тесная интеграция всех программных продуктов, входящих в систему.