Сергей Гортинский, СУЭК: Успешный проект – это когда бизнес и ИТ слышат друг друга

Сергей Гортинский: Мой опыт начался с внедрения СЭД с нуля для Службы судебных приставов. Затем был любопытный опыт запуска проекта в «Русагро», где также удалось поработать с автоматизацией кадровой службы и системами распознавания. Потом был СИБУР. Сегодня в СУЭК я продолжаю развивать крупную систему – у нас порядка 40 000 пользователей. Помимо СЭД, я курирую электронный архив, интеграции – в шутку я часто говорю: «Если это не SAP и не логистика, то давайте мне в управление – мы будем это развивать». Система на базе платформы Docsvision позволяет нам масштабировать функциональность горизонтально на новые бизнесы и вертикально – автоматизировать больше сложных процессов. Сейчас мы реализуем единое окно работы для юридического блока, где будет доступ к базе знаний, совместной работе над документами, сквозные процессы про претензионно-исковой работе.

Сергей Гортинский: Функциональные возможности СЭД зависят от зрелости компании, а не от системы, которую использует эта компания. Есть компании, где сотрудники загружают файлики и отправляют их по маршруту согласования, и большей функциональности им не надо. Есть противоположные кейсы. В СИБУР мы с командой реализовывали систему, которая обслуживала десятки процессов и различные бизнес-роли, была интегрирована с десятком систем. Мы сделали полноценную корпоративную систему, которая обслуживает весь жизненный цикл даже не документов, а всех задач, не связанных с управлением производства. В «Русагро» СЭД развивалась как единая точка принятия решений. В личном кабинете сотрудники и руководители получали всю информацию по процессам, запрашивали услуги, принимали решения о согласовании, подписании. В СУЭК мы планируем реализовать похожий подход и предоставить пользователям систему, в которой можно принимать решения, и не переключаться между другими приложениями.

Сергей Гортинский: Пользователи корпоративных систем привыкли к простым и удобным интерфейсам соцсетей, сервисов доставки и других услуг. Поэтому в корпоративной среде растёт запрос на красивый UX, user-friendly интерфейс и удобные функции наподобие совместной работы над документами как в Google.

Важнейший тренд — это переход на безбумажные процессы. Слово «документооборот» кажется атавизмом. Поэтому все меньше СЭД используется в первоначальном значении, заменяется на CSP – всё это про поиск информации, поиск документов, совместную работу. Система делает всё, чтобы в результате люди на местах реально перестали работать с бумажными документами.

Сергей Гортинский: Быстродействие, гибкость и красивый интерфейс – вот основные требования. Любую систему, в том числе CSP, лучше выбирать в два этапа. Сначала бизнес-заказчики должны сформулировать свои требования, описать конечный результат и процессы для автоматизации. Затем ИТ-специалисты должны определить, какая система может удовлетворить текущие и будущие потребности бизнеса. Важно понять, какие потребуются ресурсы – вряд ли бизнес будет рад нанять большую команду разработчиков для реализации некритической функциональности или быть зависимым от одного поставщика. ИТ-команды оценивают быстродействие решения, масштабируемость горизонтальную на новые бизнесы и вертикальную на новые процессы, интеграции – готовят шорт-лист систем, которые отвечают технологическим и бизнес-требованиям. Из этого шорт-листа бизнес-заказчики выбирают решение, которое им нравится визуально, то есть интерфейс.

Сергей Гортинский: Зависит от масштаба. Средние по размеру компании выбирают «коробочные» решения. Они проще в настройке, обслуживании, дешевле, отвечают основным бизнес-требованиям. Крупные компании могут упереться в ограничения «коробок» ещё на этапе внедрения. Синергия ИТ и бизнеса в выборе системы для автоматизации решает эти противоречия – бизнес определяет требования, ИТ-специалисты проверяют возможности.

Сергей Гортинский: Нет однозначного ответа. Есть бизнес с точными задачами, которые исполняет ИТ. В противовес – есть кейсы, когда ИТ убеждает бизнес в необходимости оптимизации и автоматизации процессов и предлагает проекты. По опыту, успеха достигают проекты, в которых получается достичь синергии бизнеса и ИТ. Успешный проект – это когда бизнес и ИТ слышат друг друга, а пользователи по результату приходят со словами: «Стало так удобно, я теперь столько времени экономлю. И почему мы такое раньше не сделали».

Сергей Гортинский: Как у всех машин есть по 4 колеса, двигатель, двери, но какая-то подойдёт для джип-сафари, а другую мы выберем, чтобы приехать на представительский ужин. Все ECM отличаются, но есть общий тренд на создание платформы с заданным числом конструкторов, которые упакованы в базовое «коробочное» решение для быстрого запуска проекта. Системы отличаются в подходах к справочникам, построении объектов, интеграционных возможностях. ИТ-специалистам важно вписать новое решение в ИТ-ландшафт, а значит оценить возможности интеграций и обновлений. Потому выбор системы зависит от поставленных бизнес-задач: условно, проехать по бездорожью или красиво подъехать к красной ковровой дорожке. Другое важное отличие ECM-систем между собой – это вендоры и их партнёрская сеть. Партнёрская сеть, если она есть вокруг вендора, снижает риски неуспеха кросс-командного взаимодействия заказчика и интегратора, так как всегда можно выбрать команду, с которой выстраивается эффективная работа, не отказываясь от решения вендора.

Сергей Гортинский: Когда проект затягивается или буксует по объективным или субъективным причинам, руководителю проекта сложно сохранять мотивацию и драйвить проект. В моей практике был длительный запуск. Сначала мы формировали требования к системе, убеждали заказчика в необходимости определённых решений, проводили тендер, ходили на референсы, настраивали выбранную систему – за это время в компании сменилось три ИТ-директора. На этапе запуска в опытную эксплуатацию столкнулись с новой проблемой – сотрудники не были готовы к запуску, не ходили на обучение, не верили в систему. По прошествии лет можно сказать, что проект получился успешным, и пользователи довольны системой и хвалят её. Конечно, можно вспомнить много историй, но не все они публичные.