Сергей Гортинский, СУЭК - об импортозамещении СЭД: Главное – слышать бизнес и не бросать его в текущих проблемах

Сергей Гортинский: Программа Lotus Notes использовалась в СУЭК для обычного делопроизводства, другие процессы она не захватывала. В 2017 г. было принято решение внедрять полноценное ECM-решение, и рассматривались разные претенденты на эту роль, включая и OpenText, и ещё живой на тот момент Documentum. В конечном итоге было принято решение остановиться на системе Docsvision. В числе главных причин - функциональные возможности, а также инструменты для доработок решения нашими собственными силами. Тогда на уровне холдинга был принят принцип: если компания внедряет какое-либо ПО, то нужно минимизировать зависимость от вендора, делая доработки своими силами.

Сыграл свою роль и финансовый фактор. Компания Docsvision предоставила СУЭК безлимитную лицензию, что в тот момент для холдинга имело очень важное значение. С тех пор мы присоединяем новые бизнесы, продаём бизнесы, а Docsvision продолжает работать, никаких новых закупок делать не надо.

Сергей Гортинский: На первом шаге был замещён стандартный документооборот. Далее было подключено согласование договоров, прямая интеграция с решением SAP. Совместно с Docsvision разработали функционал по контролю поручений Совета директоров, написали специальный программный модуль. Он позволил качественно сократить время на контроль поручений и повысил исполнительскую дисциплину. А затем начали охватывать, помимо СУЭК, другие предприятия, аффилированные с холдингом. Так, до 2021 г. мы подключили 25 новых организаций, расширили возможности управления доверенностями и создали очень удобный для бизнеса инструмент, который назвали универсальным документом.

Когда у бизнеса появляется необходимость сделать новый вид документа, он может без всяких специальных доработок воспользоваться этим универсальным документом, который уже включает типовой набор реквизитов и типовой workflow. Таким образом мы запустили, например, согласование закупочной документации, согласование проектной документации. Коллеги из департамента крупных проектов согласуют документы по строительству в системе. Им нравится, что документы всегда доступны, всегда видно, кто согласовал и т. д.Догнать и перегнать: Российские ВКС прирастают новыми функциями 8.9 т

Мы стремимся к тому, чтобы система Docsvision, с точки зрения пользователей, была предельно понятной и простой, и любой сотрудник без специального обучения и инструкций мог зайти в систему и совершить простые операции, например, создать исходящий документ. С другой стороны, мы хотим, чтобы Docsvision становился всё более функциональным с точки зрения интеграции, превращаясь в некоторую центральную систему, которая связывает все остальные системы. В прошлом году мы запустили проекты по претензионно-исковой работе (ПИР) и по интеграции с конструктором договоров.

Сергей Гортинский: В ходе роста системы мы столкнулись с проблемой, когда новые пользователи имеют своё представление об организации документооборота, и оно не сходится с принятыми бизнес-процессами. Тогда мы можем усовершенствовать процессы и саму систему. Но в настоящее время наша основная задача – это переход на web-клиент Docsvision, поскольку такой интерфейс очень упрощает доступ к системе, в том числе с мобильных устройств, и упрощает администрирование системы.

Сергей Гортинский: Это непростой вопрос. Дело в том, что мы ушли от бумаги как от объекта, некоторой сущности. Я, например, за два года, наверное, только две бумажки распечатал и подписал. Но при этом мы не ушли от бумаги в сознании многих пользователей. Они по-прежнему требуют pdf-файл, структурированный в виде шаблона документа, и приложенный к нему такой же лист согласования. Мы стараемся поменять восприятие системы: это движение информации, а не движение файлов. Где-то это удаётся лучше, например, на участке согласования договоров. В настоящее время мы переходим на режим работы с конструктором договоров, и юристы работают уже не с файлом Word, а именно с контентным наполнением.

Мы видим, что компания движется в направлении ECM, но, конечно, хочется больше динамичности, меньше файлов, меньше бюрократии. Больше внимания анализу процесса: кто вообще согласует документы? Почему так долго? Давайте сократим количество согласующих и сроки согласования? Но это эволюционный процесс, и тормозит его человеческий менталитет. Этому эволюционному процессу требуется время.

Сергей Гортинский: У некоторых людей есть мнение, что, если внедрить программную систему, то все проблемы решатся. При этом не надо менять ни процессы, ни подходы, достаточно внедрить систему. Но это не так. Как только внедрите систему, останутся те же процессы и те же проблемы, только они будут в системе. Вы будете мучиться, думать, что это система плохая, выбирать новую. Но в ней вновь возникнут те же проблемы, и они останутся до тех пор, пока не будут изменены процессы и подходы к обработке корпоративного контента.

Мы подходим к негативу пользователей философски: любая критика стимулирует к движению. Иногда пользователи высказываются эмоционально, но мы с ними работаем – спокойно расспрашиваем, что именно не нравится. Любого, скажем так, скандалиста стараемся выводить на продуктивное общение.

Сергей Гортинский: Мы на это смотрим следующим образом: стараемся найти в бизнесе союзников. С ними всё становится легче. Вообще, по моему опыту, сотрудники делятся на две категории. Позиция первых: мы работаем и, пожалуйста, нас не трогайте. Их приходится «подкупать» возможностями системы: если использовать новые функции, работать придётся меньше, а отчёты будут создаваться в два раза быстрее. Но гораздо радостнее встречать сотрудников второй категории - тех, кто сами просят внедрить некоторую систему, которая будет решать нужные им задачи. И очень здорово, когда в бизнесе есть визионеры, которые агрессивно настроены на то, чтобы уйти от бумажных документов. На одном из моих прошлых мест работы был директор такого типа. Он ввёл порядок: если сотрудник приносил документ на подпись на бумаге, то к этому документу требовалось приложить служебную записку с обоснованием, почему используется бумага. Знаете, все контрагенты очень быстро перешли на ЭДО.

Конечно, если такие визионеры в бизнесе есть, нам легче работать. В остальных случаях приходится объяснять, рассказывать, проводить вебинары, конструировать систему простой для восприятия.

Сергей Гортинский: Мы совершенно спокойно присоединяем сотрудников тысячами. Более того, любой сотрудник, приходящий на работу, автоматически получает доступ в Docsvision. Не надо писать никаких дополнительных заявок.

Реализован классический кластер Docsvision, особых требований к ИТ-инфраструктуре он не предъявляет. Если возникают жалобы пользователей на скорость работы системы, то они обычно связаны с сетевой доступностью. СУЭК – это геораспредёленная компания, зачастую заводоуправления расположены на угольных разрезах, где сети передачи данных не такие производительные, как на уровне управляющих компаний. Но мы стараемся и с такими жалобами работать, где-то побеждаем быстро, где-то медленнее. Главное – слышать бизнес и не бросать его в текущих проблемах.

Сергей Гортинский: Команда поддержки Docsvision – это четыре человека, которые консультируют пользователей, разбирают их ошибки. Ещё есть своя команда разработки: архитектор и три консультанта плюс руководитель направления. Иными словами, развитием и поддержкой Docsvision занимается около десятка человек. Я бы, конечно, хотел, чтобы их было в два раза больше. Тогда бы мы в два раза больше работ делали. Но, выбирая между оптимальной численностью и оптимальной эффективностью, мы нашли нынешний баланс.

Сергей Гортинский: Наша служба поддержки обслуживает около 600 заявок в неделю. Что касается запросов на изменения, то, как правило, в месяц приходит порядка 10 крупных запросов (добавить новый вид документа, внести изменения в процесс и т. д.). Мы участвуем также в нескольких крупных проектах, как, например, внедрение конструктора договоров и ПИР, о которых я уже упоминал.

Как правило, доработки связаны с интеграцией с некоторыми внешними системами, для которых сотрудники не хотят создавать свой бизнес-процесс согласования, а желают реализовать его через Docsvision. Так, у нас есть интеграции с логистическими системами: мы через себя пропускаем их документы, которые они согласуют. Есть интеграция с системой инвестиционной деятельности, HR-системой.

Мы стараемся максимально увязывать свои системы. Потому что тогда у сотрудников появляется единая точка принятия решений, все документы на подпись и согласование попадают в одно место.

Сергей Гортинский: Всё зависит от специфики самой интеграции. В целом, API Docsvision даёт возможность разрабатывать различные сервисы. Скажем, документы SAP мы за неделю научились получать, у себя внутри согласовывать и возвращать статус. Там, где не получается сделать интеграцию с помощью стандартных API, прикручиваем робота, чтобы автоматизировать рутинные операции. Иногда для соединения двух систем используем интеграционную шину.

Недавно, например, переделали интеграцию с SAP HR, чтобы корректнее обрабатывались кадровые события. На это ушёл месяц, поскольку, в том числе, мы переходили на интеграционную шину SAP PI.

В целом у нас внедрено большое решение SAP. В части HR мы получаем оттуда информацию о сотрудниках, о корпоративной структуре подразделений. Из блока закупок получаем сведения о договорах и внутри Docsvision договора согласовываем. Мы через себя пропускаем бухгалтерские документы, которые рождаются в системе SAP. Рассчитываем, что ближе к концу года, когда Docsvision выпустит веб-версию модуля ЭДО, мы сможем пропускать через Docsvision и поток юридически значимых документов. Тогда будет минимизировано количество систем, в которых сотрудники принимают те или иные решения: согласование документов - Docsvision, подписание документов – Docsvision. Получить справку – электронный архив. Архив построен на базе решения Saperion, и мы используем электронный архив Saperion как хранилище - туда документы попадают после завершения своего жизненного цикла.

Сергей Гортинский: Это непростая тема… Конечно, идея уйти с SAP в компании есть. Но миграция с SAP – это большой, трудный, болезненный процесс. В этом плане мы радуемся, что у нас Docsvision, и нам не надо никуда переходить. У электронного архива – своя специфика. Компания Saperion прекратила продажи лицензий. Он больше не поддерживается на территории России. Причём последний пакет санкций даже заблокировал нам доступ к европейскому сообществу Saperion, через которое мы получали консалтинговые услуги. Компания ЭЛАР - основной российский партнёр Saperion – перестала активно сотрудничать с этим вендором несколько лет назад.

К тому же Saperion поддерживает только SQL, значит, нужно смотреть в сторону альтернативных вариантов. Но мы понимаем, что замена большого электронного архива – это проект длительностью минимум год, требующий привлечения больших ресурсов. Так что пока решение архива работает, и мы его не трогаем. Но внимательно смотрим, чем его можно заменить и с точки зрения поддержки больших нагрузок, и с точки зрения обеспечения юридической значимости хранения. Поэтому сейчас надежда только на свои силы.

Сергей Гортинский: У нас в этом плане есть опредёленный запас прочности. Дело в том, что в СУЭК принята правильная политика в отношении вендоров: у нас есть свои команды, которые способны поддерживать и развивать вендорские ИТ-решения. Этого запаса прочности нам хватит и на то, чтобы перейти на другое решение. В принципе, практически по всем ИТ-системам мы придерживаемся такой позиции. Только в части некоторых видов проприетарного ПО, которое не является критичным для бизнеса, мы позволяем себе быть зависимыми от вендора. Например, для решения Digital Design «Ареопад», предназначенного для проведения заседаний Совета директоров, у нас небольшие компетенции. Но случись что, просто придётся вернуться к голосованию на бумаге.

А вот в части критичных систем, таких как Saperion или SAP, у нас есть свои команды, свои компетенции, и за этот за счёт мы достаточно безболезненно переживаем отказы вендоров от дальнейшей поддержки наших систем.

Сергей Гортинский: Да, конечно. Всего сейчас на платформе обслуживается около 30 видов документов, включая бухгалтерские, договоры, доверенности и так далее. Это документы верхнего уровня, а если их декомпозировать на конкретные варианты документов, получится около 70 видов. Потолка здесь нет, всё ограничивается лишь фантазией. Например, у Docsvision есть решение по конструкторской документации. Его мы тоже хотим предложить бизнесу. Ещё один блок наших задач связан с внедрением мобильного решения, обеспечением мобильной доступности работы с документами. Буквально неделю назад запустили нативное приложение Docsvision.

Также СУЭК ведёт проект по внедрению большой HR-платформы с корпоративным порталом, где будут поддерживаться все HR-процессы. И мы сейчас интегрируем Docsvision с HR-платформой так, чтобы у человека не просто все документы на согласование находились в одном месте, но и работало мобильное приложение по взаимодействию с компанией. Открыл его с утра, а там - все новости, информация про подчинённых, кто как достигает целевых показателей KPI, и тут же лежат все документы, которые пришли на согласование, заявки и прочее. Пока едешь на работу, с документами и заявками поработал и в офисе сразу занимаешься делами, а не изучаешь документы.

Это будет такое единое рабочее место сотрудника. Его мы сейчас создаём силами нашей команды.

Коллеги из бизнеса также очень хотят перевести в электронный вид взаимодействия с контрагентами и госорганами. Соответственно, в наших планах на следующий год - сделать интеграцию с «Почтой России». Как минимум, обеспечить трекинг бумажных документов, а далее взяться за более амбициозную задачу интеграции со СМЭВ, чтобы обмениваться с госорганами запросами и ответами в электронном виде.

Также в проработке у нас запуск кадрового электронного документооборота. У нашего ОЦО есть задача перейти к взаимодействию с сотрудниками, особенно с большим пулом удалённых сотрудников, в электронный вид. Это тоже проект следующего года. Пока анализируем решения различных вендоров.

Сергей Гортинский: Да, именно так. ECM-система становится этаким центральным хабом, в котором я могу искать документы, потом ознакомиться с ними и принять определённые решения. Мы видим, что, действительно, обмен информацией/документами подобен «кровеносной системе» цифровой организации. А наша работа – это обеспечение обмена информацией между сотрудниками организации.

Сергей Гортинский: Знаете, делопроизводство – это такая сфера, которая только с виду кажется простой и одинаковой для всех. На самом деле это не так. Каждая компания сама придумывает, как у неё должно быть организовано делопроизводство. Скажем, у СУЭК-Красноярск – один подход к делопроизводству, а у СУЭК-Кузбасс, который вроде бы недалеко находится, совсем другой. В этом плане решение Docsvision позволяет за счёт своей гибкости подстраиваться под особенности конкретных компаний. И ещё я замечаю интересный тренд - отказ от некоторых видов документов.

Приведу яркий пример. Когда мы подключали в систему одну очередную организацию, нам поступил запрос на автоматизацию около 900(!) журналов различного рода, которые там ведутся. Когда мы стали выяснять, что это за журналы и на основе каких законодательных требований они ведутся, их количество удалось сократить до 7-9. Остальные оказались выдумками сотрудников на местах. Переход делопроизводства на единые рельсы информационных систем ограничивает размах манёвра местного делопроизводителя.

Но вот что интересно: на качественно новый уровень переходят не только классические области типа делопроизводства, но и сама система ECM. Вплоть до того, что сейчас мы ведём внутренний проект, который назвали модным словом «реновация».

Сергей Гортинский: Да. У Docsvision как раз вышло обновление структуры папок, карточек документов. И мы вместе с переходом на web-клиент решили заодно поменять интерфейс личного кабинета пользователя. Мы пересматриваем логику системы ECM, стараемся сделать её более понятной и привлекательной для пользователей с точки зрения user friendly. У этой ситуации есть определённые причины – в системе накопилось много кастомных объектов, и из-за них мы не смогли разом по всей системе перейти на новый интерфейс. Приходится планомерно приводить все кастомные интерфейсы к стандарту Docsvision, а там, где это невозможно, делаем доработку под новый интерфейс.

Вот это мы назвали словом «реновация» и надеемся, что в ноябре всё будет сделано и представлено на утверждение бизнесу.

Сергей Гортинский: Конечно. Тут, как с любым инструментом: молотком можно и гвоздь забить, и палец сломать. А если бездумно подходить к хотелкам бизнеса и реализовывать всё, что просят, не задумываясь, как это всё потом поддерживать и обновлять, то в какой-то момент попадаешь в историю, когда, скажем, версия обновилась, а половина объектов осталась старыми. Например, коллеги за рубежом запускают англоязычный интерфейс Docsvision (он есть прямо в коробке), а надписи на половине объектов не переведены. Почему так? Потому что объекты кастомные, и когда их создавали, никто не подумал, что их могут в англоязычном интерфейсе открыть.

Low-code инструмент хоть и простой, но пользоваться им надо с умом. Как минимум, соблюдать правила, которые рекомендует вендор.

Сергей Гортинский: Конечно. У нас заключён договор на поддержку, и третья линия всегда для нас доступна. Мы коллегам из «ДоксВижн» стабильно отправляем 2-3 заявки в неделю, они оперативно отвечают, всегда стараются войти в положение, найти какое-то решение. Очень клиентоориентированная команда.

Сергей Гортинский: Это интересный вопрос. Мы для себя вывели следующую формулу. Всегда есть цель внедрения СЭД, но когда достигаешь этой цели, понимаешь, что хочется ещё большего - улучшить процессы, повысить удобство, уровень мобильности. Поэтому внедрение СЭД – это как у самурая: нет цели, есть только путь. Мы по этому пути идём, и каждый день происходит что-то новое.

Это, кстати, касается и самой системы Docsvision: до сих пор не было такого случая, чтобы мы не смогли удовлетворить какое-либо желание бизнеса. Скорее, мы не успеваем реализовать все возможности Docsvision. Например, бизнес очень хочет получить совместную работу с документами и чат по документам, который нужно чуть-чуть доработать до нужного нам состояния.

В этом плане открытость и гибкость платформы позволяет и подход найти к каждому функциональному заказчику, и собственными не очень большими силами эту систему поддерживать. Вот недавно мы с коллегами собрались, за 15 минут набросали интерфейс для карточного подписания на мобильном клиенте, а на следующий день он уже в продуктиве работает. В плане скорости разработки и модификации система Docsvision реально впечатляет. И скорость освоения системы новыми сотрудниками тоже на хорошем уровне.

Мы рассчитываем, что и дальше будем также активно развиваться. Позитивное движение всегда добавляет сил.