Проект

Konica Minolta автоматизировала документооборот и внедрила мобильную печать в «РЭП Холдинге»

Заказчики: РЭП Холдинг (Росэлектропром)

Санкт-Петербург; Машиностроение и приборостроение

Продукт: Проекты ИТ-аутсорсинга
Второй продукт: Konica Minolta Document Navigator Server
Третий продукт: YSoft SafeQ

Дата проекта: 2017/11  - 2019/02
Технология: ИТ-аутсорсинг
подрядчики - 459
проекты - 1401
системы - 67
вендоры - 60
Технология: СЭД
подрядчики - 551
проекты - 5593
системы - 614
вендоры - 309
Технология: Офисная техника
подрядчики - 70
проекты - 195
системы - 570
вендоры - 164
Технология: Офисные приложения
подрядчики - 185
проекты - 652
системы - 383
вендоры - 230

2019: Автоматизация обработки внутренней документации и внедрение сервиса мобильной печати

4 марта 2019 года стало известно, что Konica Minolta и РЭП Холдинг продолжили сотрудничество по совершенствованию процессов документооборота. Внедрение специализированных решений позволило компании сократить время обработки документов и сделать работу сотрудников с сервисом печати более удобной.

Проект по автоматизации обработки внутренней документации РЭП Холдинга стал продолжением сотрудничества Холдинга и Konica Minolta по проекту оптимизации и аутсорсингу печати, в результате которого удалось сократить парк печатных устройств на 50%, снизить объём печати на 20% и уменьшить трудозатраты на сервисную поддержку на 90%.

На подготовительном этапе данного проекта специалисты Konica Minolta провели аудит текущих документоёмких процессов и в качестве пилотной задачи выбрали один из наиболее активных процессов работы с внутренними документами. До внедрения автоматизации оформление и обработка одного такого документа вручную занимала не менее 10 минут. Специалисты Konica Minolta внедрили решение на базе Document Navigator Server, разработали коннектор к системе электронного документооборота (СЭД) «РЭП Холдинг», а также кастомизировали комплексное решение под задачи компании. Были автоматизированы такие этапы, как маркировка созданного документа штрих-кодом, его распознавание, переименование и размещение в СЭД с автоматическим поиском заданной карточки документа. В результате процесс оформления стал занимать всего 1 минуту.

«
За 2,5 месяца с момента внедрения проекта было обработано 230 документов, при этом средняя экономия времени на обработку составила 9 минут на один документ, а общая экономия – 38 часов или 4,75 рабочего дня сотрудника. Вместе с тем, решение гарантирует 100% исключение ошибок при размещении документа в СЭД. Это очень хорошие показатели, поэтому мы будем масштабировать решение на другие документоемкие процессы. Мы только что завершили автоматизацию процедуры оформления договоров и спецификаций. В ближайших планах – автоматизация работы с другими типами документов.
Кирилл Григоров, руководитель отдела информационных систем АО «РЭП Холдинг»
»

Также Konica Minolta внедрила сервис мобильной печати в компании заказчика: решение для аутентификации SafeQ позволяет отправить документ на печать прямо с телефона или планшета iOS (печать с устройств на платформе Android будет запущена в ближайшее время) как с корпоративной, так и личной почты.

«
В рамках проекта реализована функция гостевой печати с мобильного устройства, когда гость может самостоятельно зарезервировать свой электронный адрес в системе и привязать карту для выпуска заданий на печать. При этом гостевая учетная запись может быть как временной, так и постоянной.
Наталья Кравченко, руководитель подразделения Konica Minolta Business Solutions Russia в СЗФО
»

2018: Оптимизация затрат на печать

6 февраля 2018 года компания Konica Minolta сообщила об оптимизации затрат промышленного холдинга «РЭП Холдинг» на печать с помощью комплексной услуги аутсорсинга печати. Переход к аутсорсинговой модели сделал расходы предприятия на печать полностью прозрачными и прогнозируемыми.

До начала реализации проекта печатный парк «РЭП Холдинга» состоял из 342 печатающих устройств, из которых 80% приходилось на персональные устройства формата А4. Объём печати составлял 305 тыс. ч/б страниц в месяц и 4,7 тыс. цветных страниц в месяц, использовалось печатное оборудование производства семи различных вендоров. После завершения проекта количество оборудования уменьшилось до 92 единиц техники и четырех моделей МФУ Konica Minolta.

РЭП Холдинг (2018)
РЭП Холдинг (2018)

Компания также ввела систему контроля печати, автоматизированный мониторинг и внедрила технологию авторизации печати на любом МФУ в локальной сети, в том числе, и в территориально-распределенных предприятиях холдинга. В результате объем печати снизился на 20%, а трудозатраты сотрудников ИТ-отдела, обслуживающих парк печатных устройств, сократились на 70%.

«
«Для нас важно было наличие гибкого комплексного решения от одного поставщика, и Konica Minolta смогла предоставить лучшие условия покопийного контракта. Несмотря на множество локаций и постоянные перемещения пользователей, среднее время на устранение службой поддержки инцидентов с печатным оборудованием сократилось более, чем в три раза. Аутсорсинг печати доказал высокую экономическую эффективность, кроме того, система защиты печати повысила информационную безопасность наших предприятий».

Кирилл Григоров, руководитель отдела информационных систем АО «РЭПХ»
»

«
«Аутсорсинговая модель уже достаточно давно зарекомендовала себя за рубежом. В России данный вид услуг стартовал существенно позже, в первую очередь среди представительств крупных международных компаний. В последнее время мы наблюдаем рост интереса и среди российских компаний. Основной моделью аутсорсинга печати является покопийный контракт, при котором заказчик платит только за количество отпечатанных листов, а все затраты на обслуживание техники и поставку расходных материалов несет провайдер услуги, ему же принадлежат и сами печатающие устройства. Это, в том числе, позволяет перенести затраты заказчика на печать из капитальных в операционные».

Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям Konica Minolta Business Solutions Russia
»

Сроки проекта: ноябрь 2017 года - январь 2018 года