АЛВ: Документооборот 365

Продукт
Название базовой системы (платформы): Microsoft Office 365
Разработчики: Allware Business Solutions (АЛВ Груп)
Дата премьеры системы: 2016
Дата последнего релиза: 2018/12/07
Технологии: SaaS - Программное обеспечение как услуга,  Офисные приложения,  СЭД

Содержание

2018

Управление договорами 4.0

7 декабря 2018 года "АЛВ Груп" сообщила об обновлении системы согласования договоров для Microsoft Office 365. Представленная версия «Управление договорами 4.0» автоматизирует весь процесс работы с договорными документами, предлагая гибкие и мощные инструменты управления согласованием и обеспечивая прозрачный доступ к информации о статусе договора.

Управление договорами 4.0

Система представляет собой систему, доработанную в соответствии с требованиями пользователей. Система сохранила идеологию предыдущих версий, однако предлагает дополнительные функции, значительно улучшающие гибкость и наглядность работы, поддерживает последние возможности Microsoft Office 365. Как и предыдущая версия, система выполнена в формате Microsoft SharePoint Add-in, что позволяет избежать необходимости в обновлении системы при обновлении SharePoint Online компанией Microsoft.

Основные задачи, решаемые системой – управление работой по составлению договора, управление согласованием документов, ведение архива заявок и договоров. Возможности согласования доступны теперь для всех сотрудников компании.

Основные особенности версии 4.0:

  • Поддержка делегирования с / без подтверждения. Участник процесса согласования может назначить на свою роль другого сотрудника на период своего отсутствия.
  • Возможность назначения группы сотрудников на роль согласования. В этом случае каждый из них получит возможность выполнить действие согласования и передать заявку далее.
  • Возможность добавления контрагента во время согласования договора. Обычно контрагенты заводятся в справочник до запуска документа на согласование, теперь возможно добавить контрагента и во время составления заявки.
  • Контроль над договорами дочерних компаний.
  • Измененная корневая страница, предлагающая быстрый доступ ко всем своим заявкам и договорам на согласование.
  • Поддержка работы с европейскими юридическими лицами (доработан формат счетов)
  • Возможность работы с системой из Microsoft Teams.

Управление договорами 3.0

19 июля 2018 года стало известно о выпуске компанией «АЛВ Груп» очередной версии системы управления договорами для Office 365 с расширенными функциями.

Управление договорами 3.0

Система «Управление договорами 3.0» предназначена для автоматизации всех аспектов работы юридических департаментов, связанных с созданием и согласованием договорных документов, а также визуального контроля процесса согласования. Основное назначение системы – автоматизация всех работ по составлению и согласованию договоров; ускорение процесса согласования договора; предоставление сотрудникам полной информации о состоянии процесса согласования. При этом сам договор может создаваться сотрудниками организации или быть получен от контрагента.

Система представляет собой версию популярной системы согласования договоров, развитую в соответствии накопленным опытом эксплуатации и пожеланиями пользователей по расширению функционала. Система сохранила основные концепции предыдущей версии, включая ролевую модель, однако предлагает улучшенный интерфейс и ряд дополнительных функций, включая систему управления работой юристов. Полностью переработан движок, используются возможности Microsoft Office 365. Как и предыдущая версия, система выполнена в формате Microsoft SharePoint Add-in, что позволяет избежать необходимости в обновлении системы при обновлении SharePoint Online компанией Microsoft.

Основные задачи, решаемые системой – создание заявки на согласование договора, создание и запуск процесса согласования каждого договора, контроль состояния заявки (на каком именно шаге согласования она находится), ведение архива заявок. Добавлены функции управления работой юридического отдела и инструменты выполнения специфических юридических задач.

Основные возможности системы:

  • Ведение информации о договорах компании в едином хранилище документов;
  • Возможность последовательного и параллельного согласования;
  • Ведение реестра договоров;
  • Выполнение дополнительных юридических действий, связанных с подготовкой договора, распределение задач между сотрудниками юр. отдела, контроль и сдвиг сроков исполнения;
  • Поиск документов, включая поиск по любому слову, встречающемуся в тексте документа;
  • Визуализация всех действий на всех этапах утверждения договора;
  • Ведение истории по всем рабочим процессам, законченным или нет, в рамках всей системы;
  • Создание неограниченного числа маршрутов согласования;
  • Возможность добавления дополнительных согласующих уже в процессе согласования;
  • Постоянный контроль состояния процесса (текущий этап согласования; лицо, рассматривающее заявку на данном этапе; итоговый статус заявки);
  • Удобный, безопасный и быстрый доступ к данным, в том числе - с мобильных устройств;
  • Архивирование информации о выполненных/невыполненных/отклоненных заявках;
  • Адаптация интерфейса под стиль портала заказчика;
  • Многоязычность (интерфейс на русском или английском языках, возможно создание версии с интерфейсом на любом другом языке);
  • Единая база справочников контрагентов и ролей;
  • Оперативное оповещение по почте участников процессов о наступлении событий.

Основные преимущества версии 3.0:

  • Возможность задать вопрос через чат на этапе согласования – участник процесса согласования может задать вопрос по договору любому сотруднику компании. В этом случае ему на почту придет данный вопрос, он сможет зайти в карточку договора и оставить свои комментарии.
  • Возможность добавлять согласующего сотрудника прямо во время согласования договора. Согласующий может быть добавлен как явно, так и скрыто (в этом случае результат согласования доступен только тем пользователям, у кого есть на это права).
  • Возможность параллельного согласования заявки. При таком варианте реализуется сбор замечаний участников согласования. Если кто-либо отклонил запрос – его мнение будет учтено, но процесс не прервется. В случае отклонения запроса при последовательном согласовании процесс останавливается.
  • Возможность работы с несколькими юридическими лицами для работы с договорами дочерних компаний с разграничением прав доступа для разных сотрудников.
  • Отдельный блок запросов на выполнение дополнительных юридических действий, связанных с подготовкой договора: регистрация ООО, подготовка договора, выписка из ЕГРЮЛ и т.п. Распределение задач между сотрудниками юр отдела, контроль и сдвиг сроков исполнения.

Требования

Для работы с системой все сотрудники компании, отправляющие на заявки на одобрение договоров, и сотрудники компании, участвующие в процессе согласования, должны иметь активированную подписку на Microsoft Office 365 (как минимум - подписку на Microsoft SharePoint Online), иметь доступ в Internet, у них должен быть установлен любой браузер, одобренный Microsoft для работы с Microsoft Office 365.

В системе предусмотрены роли, выполняющие ту или иную функцию:

  • Автор заявки на согласование – текущий пользователь, создающий запросы;
  • Участник согласования – сотрудник, указанный в маршруте согласования документов (с правом принятия решений);
  • Юрист – сотрудник, выполняющие задачи по созданию и проверке договоров, заключаемых компанией, рассмотрению заявок на согласование, а также выполняющие различные юридические действия, необходимые при ведении юридической деятельности;
  • Юрист-диспетчер – сотрудник, принимающий заявки на согласование и распределяющий работу и поручения сотрудникам-юристам.
  • Администратор системы – лицо, отвечающее за заполнение справочников, заведение ролей и назначение на эти роли реальных лиц (см. «справочники»), а также настройку маршрутов согласования.
  • Администратор узла – лицо, производящее первоначальную установку приложения на портал SharePoint Online, настройку групп безопасности и назначение администратора системы.

2017

АЛВ: Согласование договоров

На сентябрь 2017 года в составе пакета заказчикам предлагаются 2 системы автоматизации документооборота «Согласование Договоров 2.0» и «Согласование запросов на оплату счетов». Это решения разработаны специально для Microsoft SharePoint Online в формате Microsoft SharePoint Add-In и включают все необходимые инструменты для совместной работы сотрудников по согласованию запросов - от создания заявок на согласование до утверждения и передачи в архив с учетом различных ролей участников бизнес-процессов и их прав доступа к документам на всех этапах согласования.

В рамках этих решений автоматизированы следующие бизнес-процессы:

  • Визуализация всех действий на всех этапах согласования.
  • Поиск документов, включая поиск по любому слову, встречающемуся в тексте документа.
  • Ведение истории по всем процессам согласования, законченным или нет.
  • Уведомление участников о наступлении основных событий.

В результате достигнуты следующие преимущества:

  • Значительно облегчен и ускорен процесс согласования, повышена наглядность процесса.
  • Участники процедуры согласования всегда в курсе всех изменений.
  • Повышен уровень безопасности хранения за счет разграничения доступа к документам.
  • Исключена необходимость обновления приложений при обновлении платформы.
  • Цена минимальной версии «Документооборот 365» составляет 312 рублей за человека в месяц, что совпадает с ценой плана Microsoft Office 365 Бизнес Базовый.

АЛВ: Управление платежными документами

На сентябрь 2017 года облачное приложение "Управление платежными документами" предназначено для автоматизации и ускорения работы бухгалтерии и специалистов по закупкам и входит в линейку продуктов "Документооборот 365". Приложение позволяет решить задачу получения организацией счетов за необходимые ей товары и услуги и обеспечить авторизованный доступ к ним для соответствующих специалистов.

Использование для разработки технологии Microsoft Flow, входящей в Microsoft Office 365, позволило достичь нового уровня автоматизации бизнес-процессов, и примерно в 5 раз сократило срок и стоимость разработки системы по сравнению с аналогичными разработками, созданными по традицинной методике.

"Управление платежными документами" автоматически отслеживает счета и другие первичные документы, получаемые сотрудниками компании на различные почтовые ящики в корпоративной почтовой системе Microsoft Exchange и автоматически переносит их для дальнейшей обработки в специальную библиотеку Microsoft SharePoint, доступную только авторизованным работникам.

Ключевое преимущество, обеспечиваемое системой – исключение возможности неоплаты счетов в результате потери или несвоевременного поступления документов в бухгалтерию - из-за случайного пропуска сотрудником сообщения со счетом, его случайного удаления, перемещения и других подобных действий; отсутствия сотрудника на рабочем месте, опоздания с передачей счета в бухгалтерию и т.д.

Среди других преимуществ:

  • Создание и ведение защищенного архива всех платежных документов по контрагентам и времени поступления платежных документов.
  • Поддержание актуальности информации о поступивших в компанию счетах.
  • Гибкая система мобильного доступа к данным с возможностью разграничения прав на просмотр и редактирование документов.
  • Возможность подключения разработанной ранее "АЛВ Груп" облачной системы согласования и оплаты счетов «Управление платежами» .
  • Для работы приложения необходим Microsoft Office 365, поддерживаются планы Business Essentials, Business Premium, E1, E3 и E5.

2016: Начало поставки "Документооборот 365"

В ноябре 2016 года компания «АЛВ Груп», специализирующаяся на облачных сервисах и разработке бизнес-приложений, начала поставки пакета инструментов автоматизации малого и среднего бизнеса «Документооборот 365». Совместное предложение компаний Microsoft и «АЛВ Груп» объединяет основные инструменты, необходимые для совместной обработки документов - от корпоративной почты до системы автоматизации документооборота. Большая часть этих технологий - Exchange, Skype, Word, Excel – широко используются на российском рынке, пакет «Документооборот 365» расширяет их возможности за счет добавления системы безопасного резервного копирования и восстановления данных и приложений «АЛВ Груп», разработанных для ускорения согласования документов.

Основные преимущества данного пакета:

  • Экономичность. Опора на облачные сервисы Microsoft Office 365 обеспечивает экономию за счет отказа от серверов и вечных лицензий на ПО, работы в кредит, сокращения налогов на прибыль и имущество, использования Internet-связи вместо командировок и междугородных звонков.
  • Гибкость. 3 варианта подписки - от самого простого до самого мощного - позволяют заказчику выбрать наиболее подходящий для него набор технологий, а помесячная оплата по числу пользователей, работавших с этими приложениями в предыдущем месяце, позволяет платить только за реально потребленные ресурсы.
  • Надежность. Постоянная доступность приложений и данных на уровне 99,9% гарантируется Microsoft за счет георепликации. Использование системы резервного копирования и восстановления документов и почтовых сообщений повышает этот показатель практически до 100%. Электронные документы не теряются, а уничтоженные - восстанавливаются. Возможно хранение нескольких версий одного и того же документа.
  • Безопасность. Повышенная безопасность обеспечивается за счет разграничения доступа к данным, исключения внешних угроз, встроенных антивируса и антиспама, автоматического резервного копирования данных 3 раза в день в безопасное хранилище без ограничение срока хранения архива и объема архива.
  • Скорость. Безбумажная технология избавляет от ручных операций и длительного сбора подписей, электронные документы не теряются, мгновенно согласовываются и мгновенно ищутся.
  • Мобильность. Электронные документы доступны с любого устройства и из любой точки.



ПРОЕКТЫ (1) ИНТЕГРАТОРЫ (1) РЕШЕНИЕ НА БАЗЕ (2)
СМ. ТАКЖЕ (3)


Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год

  ELMA BPM Suite - 620 (612, 8)
  1С:Предприятие 8.3 - 612 (133, 479)
  Bpm`online - 603 (314, 289)
  ВидеоМост (VideoMost) ВКС - 534 (534, 0)
  1С:Предприятие 8.2 - 500 (491, 9)
  Другие 2982

  Bpm`online - 92 (90, 2)
  ВидеоМост (VideoMost) ВКС - 62 (62, 0)
  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  1С:Предприятие 8.3 - 51 (13, 38)
  Omnicomm Online - 13 (13, 0)
  Другие 226

  ELMA BPM Suite - 53 (52, 1)
  DirectumRX - 36 (36, 0)
  1С:Предприятие 8.3 - 34 (12, 22)
  ВидеоМост (VideoMost) ВКС - 21 (21, 0)
  Bpm`online - 13 (8, 5)
  Другие 191

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 977 (803, 174)
  ELMA BPM Suite - 632 (612, 20)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 584 (539, 45)
  Дело (ЭОС) - 558 (474, 84)
  ТЕЗИС - 248 (247, 1)
  Другие 2619

  ELMA BPM Suite - 61 (59, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 43 (16, 27)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 39 (33, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Syntellect Tessa - 17 (16, 1)
  Другие 204

  Directum (СЭД/ECM-система) - 92 (29, 63)
  Syntellect Tessa - 56 (56, 0)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  ELMA BPM Suite - 53 (52, 1)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 26 (22, 4)
  Другие 119